Admin Assistant

Job Description

1. Hành chính – văn phòng:

• Quản lý hồ sơ, giấy tờ, công văn đến – đi, hợp đồng hành chính.

• Tiếp đón khách, nghệ sĩ, đối tác đến làm việc tại văn phòng.

• Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, set quay, thu (nếu có)

• Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm.

• Hỗ trợ kiểm tra, bảo trì cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng.

2. Hỗ trợ nhân sự và truyền thông nội bộ:

• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ sự kiện ra mắt sản phẩm.

• Phối hợp với bộ phận Truyền thông nội bộ để đăng tin, cập nhật bảng thông báo, email công ty

3. Hỗ trợ công việc điều hành:

• Theo dõi lịch làm việc, công tác của cấp quản lý và hỗ trợ sắp xếp khi cần.

• Soạn thảo và lưu trữ văn bản, biên bản, báo cáo hành chính.

• Hỗ trợ công tác đặt xe, vé máy bay, khách sạn, hậu cần khi có đoàn công tác hoặc nghệ sĩ làm việc.

4. Quản lý chi phí hành chính:

• Theo dõi chi phí hành chính – văn phòng hàng tháng.

• Lập đề nghị mua sắm, thanh toán, đối chiếu hóa đơn chi phí văn phòng.

• Đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí, cải thiện môi trường làm việc.

Job Requirement

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị kinh doanh, Truyền thông, hoặc các ngành liên quan.

• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm trong công tác hành chính hoặc trợ lý văn phòng, ưu tiên ứng viên từng làm trong môi trường giải trí, agency, media.

• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và giao tiếp tốt.

• Cẩn thận, linh hoạt, chủ động và có tinh thần hỗ trợ cao.

• Sử dụng tốt các công cụ văn phòng: Word, Excel, PowerPoint

• Có khả năng giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh (ưu tiên)