Chuyên viên Đối ngoại (Mảng XKLĐ - Nhật Bản)

Job Description

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

• Phát triển và duy trì mối quan hệ với cơ quan quản lý, đối tác trong nước để hỗ trợ công tác tuyển sinh, đào tạo và xuất khẩu lao động, góp phần thúc đẩy hiệu quả hoạt động của công ty.
• Làm việc trực tiếp với các cơ quan chức năng và đơn vị quản lý nhà nước tại Việt Nam để xử lý thủ tục, giấy tờ pháp lý liên quan đến đào tạo và xuất khẩu lao động.
• Đảm bảo quy trình làm việc, giao tiếp và hồ sơ pháp lý được thực hiện đúng quy định, hiệu quả và kịp thời.

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC

1.Thực hiện công tác đối ngoại với các cơ quan chức năng trong nước

• Làm việc với các cơ quan như Sở LĐTBXH, Cục Xuất nhập cảnh, trung tâm y tế, trung tâm kiểm định để xử lý hồ sơ pháp lý liên quan đến thực tập sinh (đơn hàng, danh sách, hợp đồng, khám sức khỏe...);
• Thiết lập, duy trì và mở rộng quan hệ với cơ quan quản lý địa phương, trường nghề, trung tâm giới thiệu việc làm để hỗ trợ công tác tuyển sinh, truyền thông và triển khai đơn hàng thuận lợi;
• Soạn thảo, nộp và theo dõi các công văn, báo cáo, hồ sơ hành chính gửi đến cơ quan chức năng; công tác kiểm tra, đánh giá của các đoàn thanh tra;
• Cập nhật và phổ biến các văn bản pháp luật, quy định mới liên quan đến xuất khẩu lao động để đảm bảo công ty tuân thủ đúng quy định nhà nước.

2. Đối ngoại với đối tác Nhật Bản

• Duy trì liên hệ, trao đổi thường xuyên với nghiệp đoàn, công ty tiếp nhận,… hỗ trợ xử lý các thủ tục như thư mời, hợp đồng, hồ sơ tiếp nhận.;
• Tổ chức và hỗ trợ các buổi phỏng vấn, tuyển chọn, trao đổi công việc giữa thực tập sinh và đối tác Nhật (trực tuyến hoặc trực tiếp).

3. Tổ chức sự kiện và tiếp đón đối tác

• Phối hợp tổ chức các sự kiện liên quan đến đối tác Nhật như hội thảo, phỏng vấn, ký kết hợp tác, lễ xuất cảnh.;
• Hỗ trợ lên lịch trình, đón tiếp và thông dịch khi có đoàn công tác Nhật Bản sang thăm và làm việc tại công ty (nếu có);
• Chuẩn bị hậu cần, soạn biên bản, tài liệu, báo cáo cho các buổi làm việc và sự kiện đối ngoại.

4. Tham mưu chuyên môn và phối hợp nội bộ

• Tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến quy định pháp luật, hợp đồng hợp tác, quy trình đối ngoại;
• Phối hợp với các phòng ban liên quan như Đào tạo, Tuyển dụng, Hành chính, Pháp chế để đảm bảo đồng bộ trong xử lý hồ sơ và thông tin;
• Cải tiến quy trình đối ngoại để nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ, chăm sóc đối tác.

5. Nhiệm vụ khác

• Thực hiện các báo cáo công việc tuần/tháng/quý/năm và theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo Công ty
• Tham gia vào các dự án liên phòng ban theo phân công của Tổng Giám đốc
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban Lãnh đạo Công ty

Job Requirement

A. Các yêu cầu về bằng cấp, chứng chỉ

• Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành: Quan hệ quốc tế; Hành chính, Luật, Kinh tế đối ngoại, Nhóm ngành Lao động – Xã hội hoặc các ngành có liên quan;
• Trình độ ngoại ngữ: Sử dụng Tiếng Nhật hoặc tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết);                                                                                                   

B. Các yêu cầu về kinh nghiệm, kiến thức

• Ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực như đối ngoại, hợp tác quốc tế, hành chính – pháp lý hoặc trong các công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu lao động, giáo dục – đào tạo có yếu tố nước ngoài;                                                                                                                                                                                           
• Có kiến thức về luật pháp liên quan đến người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài, quy trình tuyển chọn – đào tạo – xuất cảnh.                      

C. Các yêu cầu về kỹ năng, phẩm chất

• Hiểu biết và tuân thủ nghi thức, văn hóa ngoại giao địa phương, bao gồm phong cách giao tiếp, lễ nghi, ứng xử với đối tác Nhật Bản & Việt Nam;                                      
• Kỹ năng giao tiếp, soạn thảo công văn, xử lý hồ sơ hành chính, theo dõi tiến độ công việc và tổ chức lịch trình làm việc với đối tác;                                                 
• Khả năng duy trì và phát triển mối quan hệ bền vững, xây dựng lòng tin với các đối tác trong và ngoài nước;                                                                  

D. Các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có)

• Công việc phù hợp hơn với ứng viên Nữ, ngoại hình sáng. 
• Sẵn sàng đi công tác để làm việc với cơ quan chức năng hoặc đối tác liên kết