Chuyên viên Xuất nhập khẩu (Import/Export Operations & Compliance)

Job Description

I. Mục tiêu vị trí:

Quản lý trọn vòng đời lô hàng B2B, B2B2C, B2C (nhập khẩu về VN & xuất khẩu từ VN): tiếp nhận yêu cầu, chọn & đàm phán với forwarder/hãng tàu/hãng bay, làm thủ tục hải quan & chuyên ngành, theo dõi vận chuyển đến khi giao hàng/nhập kho; đồng thời thiết lập–duy trì hệ thống hồ sơ chứng từ đáp ứng hậu kiểm Hải quan.

II. Nhiệm vụ chính:

1. Quản lý lô hàng:

• Tiếp nhận thông tin lô hàng từ Sales/Procurement. Rà HS code, Incoterms, điều kiện thanh toán.
• Lên kế hoạch vận chuyển: biển/air/road/rail. Xin booking, theo dõi lịch tàu/chuyến bay.
• Điều phối đóng hàng, VGM, làm EIR, theo dõi milestones (ETD/ETA/ATA/ATD/Customs released).
• Làm việc với forwarder/hãng tàu/hãng bay/kho bãi/ICD, xử lý phát sinh (roll, split, short shipment…).

2. Thủ tục hải quan & chuyên ngành:

• Khai & xử lý tờ khai VNACCS (NK/XK), tờ khai trị giá khi yêu cầu; phối hợp kiểm hóa/kiểm tra chuyên ngành.
• Quản lý C/O (giấy & e-CO), giấy phép chuyên ngành/giấy phép xuất khẩu, kết quả kiểm định/kiểm dịch/COA/SDS.
• Quản trị chứng từ vận tải: B/L (OBL/telex/eBL/sea waybill), AWB/e-AWB, DO, EIR, phiếu cân/e-VGM.
• Phối hợp Kế toán: e-Payment thuế (NK/XK/GTGT/TTĐB…), SWIFT/UNC, freight & local charges, e-invoice VAT (XML+PDF).

3. Tuân thủ & lưu trữ hồ sơ (định hướng hậu kiểm):

• Thiết lập & vận hành Checklist hậu kiểm (điện tử là chính, giấy gốc khi pháp luật/LC yêu cầu).
• Chuẩn hóa quy ước đặt tên file, mapping hồ sơ Shipment ↔ Tờ khai ↔ B/L/AWB ↔ DO/EIR ↔ Thuế/Thanh toán.
• Đảm bảo đủ – đúng – kịp thời, thời hạn lưu ≥5 năm (khuyến nghị 7 năm), sẵn sàng cung cấp khi KTSTQ.

4. Tối ưu chi phí & dịch vụ:

• So sánh báo giá, benchmark cước và local charges, thương lượng free time, phụ phí.
• Theo dõi KPI nhà cung cấp (OTIF, tỉ lệ claim, thời gian phản hồi), đề xuất cải tiến & blacklist/whitelist.

Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6 (8:30 - 17:30), sáng Thứ 7 (8:30 - 12:30).

Địa điểm làm việc: 568 Lũy Bán Bích, Phường Hòa Thạnh, Tân Phú.

Job Requirement

III. Yêu cầu công việc:

1. Yêu cầu bắt buộc:

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm XNK thực chiến (Sea & Air).
• Thành thạo VNACCS/ECUS, HS code & Quy tắc phân loại, Incoterms, nguyên tắc trị giá GATT (cộng/trừ: freight, insurance, royalty, assist…).
• Am hiểu quy trình DO/EIR/VGM, hình thức OBL/telex/eBL, e-AWB, e-CO, e-invoice.
• Kinh nghiệm thực tế với giấy phép chuyên ngành & kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, chất lượng, …).
• Khả năng đọc–hiểu hợp đồng, CI/PL, L/C, phối hợp thu xếp SWIFT/UNC.
• Tiếng Anh giao tiếp & nghiệp vụ (email/điện thoại với hãng tàu/forwarder/overseas). Biết tiếng Trung/ Nhật là lợi thế.
• Tư duy hệ thống & tuân thủ, cẩn trọng hồ sơ; chịu được áp lực deadline hàng về/đi.

2. Kỹ năng mềm:

• Quản lý dự án & thời gian, đa nhiệm tốt.
• Giao tiếp–đàm phán, xử lý khủng hoảng.
• Tư duy dữ liệu/KPI, chủ động cải tiến.