[HCM] Chuyên viên Vận hành

Job Description

Giới thiệu về Viện Đại học Sydney Việt Nam/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giá, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua. SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu.

Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:

• Duy trì và theo dõi các chính sách, quy trình nội bộ của Viện để đảm bảo tuân thủ với các quy định hiện hành mới nhất, đồng thời đảm bảo tất cả các biểu mẫu và mẫu tài liệu của bộ phận vận hành đều được cập nhật./Maintain and track the Institute’s internal policies and procedures to ensure they remain current and compliant, and ensure all operational forms and templates are up to date.
• Soạn thảo các thông báo nội bộ, bản thảo thảo luận, báo cáo và các tài liệu vận hành khác theo yêu cầu./Draft internal memos, discussion papers, reports, and other operational documents as required.
• Tổ chức các hội thảo, cuộc họp và sự kiện tại TP.HCM, bao gồm việc xin cấp phép, hậu cần, điều phối và liên lạc với các bên liên quan./Organize workshops, meetings, and events in HCMC, including licensing, logistics, coordination, and stakeholder communication.
• Đảm nhiệm vai trò điều phối cho việc triển khai các đề xuất và kế hoạch đánh giá, phối hợp với các bên liên quan chính để đảm bảo tiến độ và theo dõi./Serve as project coordinator for the implementation of recommendations and assessment plans, liaising with key stakeholders to ensure progress and follow-up.
• Đảm nhiệm vai trò điều phối cho các dự án hoặc triển khai phần mềm khi có yêu cầu, đảm bảo lập kế hoạch hiệu quả, phối hợp với các bên liên quan và hoàn thành đúng tiến độ./Act as project coordinator for any project or software implementation when required, ensuring effective planning, stakeholder engagement, and timely delivery.
• Giám sát và theo dõi với các nhóm liên quan về tình hình báo cáo, kế hoạch hành động và các kết quả đầu ra. /Monitor and follow up with relevant teams on the status of reports, action plans, and deliverables.
• Điều phối và sắp xếp các cuộc họp nội bộ và đối ngoại cho các học giả của Trường Đại học Sydney khi tới Việt Nam; chuẩn bị lịch trình công tác khi cần./Coordinate and arrange internal and external meetings for academics from the University of Sydney when they visit Vietnam; prepare travel itineraries when required.
• Là đầu mối chính theo dõi và lưu giữ hồ sơ các thỏa thuận nghiên cứu cho tất cả các dự án./Serve as the main contact point to track and maintain records of research agreements for all projects.
• Hỗ trợ lập kế hoạch vận hành và đóng góp các sáng kiến cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức/Support operational planning and process improvement initiatives to enhance organizational effectiveness.

Job Requirement

Trình độ học vấn/Education:

Yêu cầu ứng viên có bằng Cử nhân các ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý, Truyền thông hoặc các lĩnh vực liên quan./Bachelor’s degree in Business Administration, Management, Communication, or a related field.

Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc/Skills and Work Experience:

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong hỗ trợ điều hành, vận hành hoặc hành chính./Minimum 3 years of experience in executive support, operations, or administration.
• Kỹ năng tư duy phản biện, giải quyết vấn đề và tổ chức công việc tốt./Strong critical thinking, problem-solving, and organizational skills.
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và nói xuất sắc bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt./Excellent written and verbal communication skills in English and Vietnamese.
• Chú ý tốt về tiểu tiết, có khả năng soạn thảo các tài liệu và báo cáo chuyên nghiệp./High attention to detail with the ability to draft professional documents and reports.
• Chủ động, linh hoạt và có khả năng quản lý nhiều ưu tiên cùng lúc hiệu quả./Proactive, adaptable, and able to manage multiple priorities effectively.
• Thành thạo Microsoft Office và các công cụ cộng tác (ví dụ: Teams, SharePoint)./Proficient in Microsoft Office and collaboration tools (e.g., Teams, SharePoint).
• Thể hiện tính chuyên nghiệp, bảo mật và kỹ năng phối hợp với các bên liên quan. /Demonstrated professionalism, discretion, and stakeholder coordination skills.
• Ý thức trách nhiệm và tinh thần chủ động cao./Strong sense of accountability and ownership.
• Giao tiếp và hợp tác hiệu quả với các nhóm và phòng ban./Effective communicator and collaborator across teams and functions.
• Tư duy chủ động và ưu tiên tìm giải pháp./Proactive and solution-oriented mindset.
• Đáng tin cậy, chú trọng chi tiết và kết quả công việc./Reliable, detail-oriented, and results-driven.
• Linh hoạt và biết tận dụng nguồn lực trong môi trường làm việc năng động./Flexible and resourceful in a dynamic working environment.​

Các mối quan hệ chủ chốt/Key Relationships:

Báo cáo trực tiếp: Quản lý cấp cao Vận hành & Quản trị

Direct report: Senior Manager of Executive Operations & Governance

Cấp độ công việc: Chuyên viên – cấp 3

Job Level: Officer – level 3

Địa điểm: Hồ Chí Minh và có thể đi công tác

Location: Based in Ho Chi Minh City, may require travels.

Thời hạn hợp đồng: 12 tháng, có thể được gia hạn tùy thuộc theo hiệu quả công việc.

Contract duration: 12 months with possibility to extension based on performance.

Lưu ý/Note:

- Chúng tôi không thu bất kì phí gì trong quá trình tuyển dụng và tất cả thông tin về các vị trí tuyển dụng sẽ được đăng tải trên trang web và trang mạng xã hội chính thức của chúng tôi./We do not charge any fees for our recruitment process, and information regarding available positions will be posted exclusively on our website and official social media fanpages.

- Mọi thông tin cá nhân ghi trong CV sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích tuyển dụng và không công bố ra bên ngoài./All personal information provided in the CV will be used solely for recruitment purposes and will not be disclosed externally.

- Việc thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên là điều kiện cần và đủ để SVI tiến hành các quy trình tuyển dụng với các ứng viên. Khi nộp đơn ứng tuyển, ứng viên hiểu và đồng ý cho phép SVI lưu trữ các dữ liệu cá nhân trong CV cả trong và sau quá trình phỏng vấn, tuyển dụng để xây dựng talent pool cho các vị trí tuyển dụng tiếp theo./The collection and processing of candidates’ personal data is a prerequisite for SVI to conduct its recruitment procedures. By submitting an application, candidates acknowledge and consent to SVI’s storage of the personal data contained in their CV, both during and after the interview and recruitment process, for the purpose of building and maintaining a talent pool for future hiring needs.