[HCM] Trợ lý điều hành

Job Description

Giới thiệu về Viện Đại học Sydney Việt Nam/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giá, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua. SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu.

Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Mô tả công việc/Job Description:

Trợ lý điều hành chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hỗ trợ hành chính và vận hành cho Viện trưởng; đảm bảo phối hợp hiệu quả trong các hoạt động nghiên cứu, dự án và đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu chiến lược của Viện.

The Executive Assistant supports the Institute Director in managing administrative and operational functions, ensuring effective coordination of research and institutional activities, and contributing to the achievement of the Institute’s strategic goals.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:

1. Hỗ trợ hành chính và điều hành/Executive and Administrative Support

• Quản lý và chuẩn bị các hoạt động hành chính, vận hành hàng ngày của Viện trưởng: Sắp xếp khối lượng công việc, xác định mức độ ưu tiên và theo dõi tiến độ để bảo đảm phản hồi kịp thời./Manage and prepare the day-to-day operational and administrative activities of the Institute Director: Organizing incoming work, prioritizing requests, and ensuring timely follow-up.
• Quản lý lịch làm việc của Viện trưởng, bao gồm lên kế hoạch các cuộc họp, cuộc hẹn, thời gian làm việc tập trung, sắp xếp công tác và thực hiện báo cáo chi tiêu./Manage the Institute Director’s schedule, including planning meetings, appointments, focused work time, travel arrangements, and expense reporting.
• Kiểm tra và xử lý thư từ, soạn thảo và phản hồi các yêu cầu chung./Screen and manage correspondence; draft and respond to general inquiries.
• Chuẩn bị tài liệu tóm tắt, chương trình và biên bản cho các cuộc họp./Prepare briefing materials, agendas, and minutes for meetings.
• Soạn thảo, biên tập và rà soát các văn bản, báo cáo và bài trình bày./Draft, edit, and proofread communications, reports, and presentations.
• Duy trì hệ thống lưu trữ và cơ sở dữ liệu có tổ chức về các đối tác chiến lược và các bên liên quan./Maintain organized filing systems and databases of strategic stakeholders and collaborators.
• Xử lý các tài liệu và thông tin nhạy cảm, bảo đảm mức độ bảo mật cao nhất./Handle sensitive and confidential information with the highest level of discretion.

2. Điều phối và truyền thông/Coordination and Communication

• Là đầu mối liên hệ giữa Viện trưởng, các quản lý, nhân viên và các đối tác nội bộ/đối ngoại./Serve as the liaison between the Institute Director, managers, staff, and internal/external partners.
• Phối hợp với các trưởng đơn vị và đối tác bên ngoài để bảo đảm tiến độ dự án, thống nhất và theo dõi./Coordinate with unit managers and external stakeholders to ensure timely follow-up and alignment.

3. Hỗ trợ dự án và sự kiện/Project and Event Support

Hỗ trợ công tác lập kế hoạch và hậu cần cho các hội thảo, hội nghị và hoạt động hợp tác với các bên liên quan./Support planning and logistics for workshops, conferences, and stakeholder engagements.

Theo dõi tiến độ, thời hạn và kết quả đầu ra giữa các dự án khác nhau./Track deadlines and deliverables across multiple projects.

Hỗ trợ theo dõi ngân sách, mua sắm và báo cáo chi tiêu cho một số dự án nhỏ hoặc thí điểm được giao./Assist with budget tracking, procurement, and expense reporting for selected small-scale or pilot projects.

Hỗ trợ nghiên cứu, viết tài liệu và điều phối các sáng kiến chiến lược theo phân công./Support research, writing, and coordination for strategic initiatives as delegated.

4. Cải tiến quy trình và tài liệu nội bộ/ Internal Process & Documentation Improvement:

Đóng góp vào việc cải tiến quy trình và hoàn thiện các tài liệu nội bộ./Contribute to process improvements and internal documentation.

Job Requirement

Trình độ học vấn/Education:

Bằng Cử nhân Quản trị Kinh doanh hoặc trong lĩnh vực có liên quan; bằng Thạc sĩ là một lợi thế./Bachelor’s degree in Business Administration or a related field; a Master degree is an advantage.

Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc/Skills and Work Experience:

• Có kinh nghiệm làm việc thực tế trong vai trò trợ lý điều hành, quản lý vận hành, hoặc vị trí tương tự./Proven experience in executive assistance, operations management or a similar role.
• Có kỹ năng tổ chức và quản lý công việc xuất sắc, biết cách xác định ưu tiên công việc hiệu quả./Strong organisational management skills with the ability to prioritise.
• Khả năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt./Excellent analytical and problem-solving abilities.
• Có thể đa nhiệm và làm việc linh hoạt trong nhiều tình huống./Multi-tasked ability with flexible approach.
• Làm việc hiệu quả dưới áp lực và trong các thời hạn gấp, với định hướng kết quả rõ ràng./Ability to work effectively under pressure and within tight deadlines, with a strong results-oriented mindset.
• Tỉ mỉ, chú ý đến chi tiết trong công việc./Ability to pay close attention to detail.
• Thành thạo tiếng Việt và tiếng Anh, có kỹ năng giao tiếp xuất sắc bằng cả hai ngôn ngữ./Fluency in Vietnamese and English and excellent communication skills.
• Sử dụng thành thạo các ứng dụng Microsoft Office, bao gồm Outlook, Word, Excel và PowerPoint./Highly skilled in Microsoft applications; Outlook, Word, Excel and PowerPoint.
• Xử lý thông tin bảo mật một cách thận trọng và chuyên nghiệp./Ability to handle confidential information with discretion.
• Có hiểu biết hoặc kinh nghiệm làm việc trong môi trường học thuật hoặc phát triển quốc tế là một lợi thế./Familiarity with academic or international development environments is a plus.

Các mối quan hệ chủ chốt/Key Relationships:

Báo cáo trực tiếp: Viện trưởng

Direct report: Institute Director

Cấp độ công việc: Chuyên viên / Ngạch 3

Job Level: Officer / Level 3

Địa điểm: Làm việc tại Thành phố Hồ Chí Minh, có thể thường xuyên đi công tác tới các tỉnh thành khác

Location: Based in Ho Chi Minh City, with regular travel to other provinces

Thời hạn hợp đồng: 12 tháng, có thể được gia hạn tùy thuộc theo hiệu quả công việc.

Contract duration: 12 months with possibility to extension based on performance.

Lưu ý/Note:

- Chúng tôi không thu bất kì phí gì trong quá trình tuyển dụng và tất cả thông tin về các vị trí tuyển dụng sẽ được đăng tải trên trang web và trang mạng xã hội chính thức của chúng tôi./We do not charge any fees for our recruitment process, and information regarding available positions will be posted exclusively on our website and official social media fanpages.

- Mọi thông tin cá nhân ghi trong CV sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích tuyển dụng và không công bố ra bên ngoài./All personal information provided in the CV will be used solely for recruitment purposes and will not be disclosed externally.

- Việc thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên là điều kiện cần và đủ để SVI tiến hành các quy trình tuyển dụng với các ứng viên. Khi nộp đơn ứng tuyển, ứng viên hiểu và đồng ý cho phép SVI lưu trữ các dữ liệu cá nhân trong CV cả trong và sau quá trình phỏng vấn, tuyển dụng để xây dựng talent pool cho các vị trí tuyển dụng tiếp theo./The collection and processing of candidates’ personal data is a prerequisite for SVI to conduct its recruitment procedures. By submitting an application, candidates acknowledge and consent to SVI’s storage of the personal data contained in their CV, both during and after the interview and recruitment process, for the purpose of building and maintaining a talent pool for future hiring needs.