Master Data Controller (Internal Audit/Compliance)

Job Description

Master Data Controller is responsible for establishing, maintaining, and ensuring the accuracy, consistency, and integrity of master data across various systems (vendors, customers, materials…). This role involves defining data standards, implementing data governance policies, and collaborating with different departments to ensure a single source of truth for critical business information.

Người Quản lý Dữ liệu chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì tính chính xác, nhất quán của dữ liệu quan trọng (như nhà cung cấp, khách hàng, nguyên vật liệu) trên các hệ thống. Vai trò này bao gồm định nghĩa tiêu chuẩn dữ liệu, áp dụng chính sách quản trị và phối hợp với các phòng ban để đảm bảo một nguồn dữ liệu thống nhất cho doanh nghiệp.

Trách nhiệm chính bao gồm 3 nhóm công việc sau:
Key responsibilities comprise 3 key components:

1/ Quản lý Dữ liệu Chủ | Master Data Function:

• Thiết lập và triển khai các chính sách và quy trình quản lý dữ liệu chủ.
  Establish and implement policies and procedures for master data management.

• Đảm bảo các đối tượng dữ liệu chủ (nhà cung cấp, khách hàng và sản phẩm) tuân thủ theo chính sách của Công ty.
  Ensure the corresponding master data object (Vendors, Customers, and Items) complies with the Company’s policies.

• Giám sát việc tạo mới, điều chỉnh và xóa dữ liệu chủ trên các hệ thống liên quan (ERP, CRM, LIS,...).
  Oversee the creation, modification, and deletion of master data records in relevant systems (e.g., ERP, CRM, LIS, ...).

• Duy trì tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu chủ.
  Maintain Master Data integrity and consistency.

• Tạo báo cáo về chất lượng và mức độ tuân thủ dữ liệu chủ; xây dựng các chỉ số nhất quán để đo lường và cải thiện chất lượng dữ liệu.
  Generate reports on master data quality and compliance. Establish consistent metrics to measure data quality and implement solutions to improve it.

• Chịu trách nhiệm toàn diện về các đối tượng dữ liệu liên quan, đóng vai trò chuyên gia trong các vấn đề liên quan đến dữ liệu chủ.
  Take full ownership of the corresponding objects, providing expertise in case of issues related to master data objects.

• Chủ động đề xuất các giải pháp tối ưu đến các bên liên quan liên quan đến kiểm soát dữ liệu chủ.
  Proactively suggest the best solutions to relevant stakeholders related to master data controlling.

2/ "Hiểu Khách Hàng" (KYC) | Know Your Client (KYC) Function:

• Thực hiện kiểm tra KYC và thẩm định khách hàng (CDD) đối với khách hàng mới và hiện tại.
  Conducting KYC and Customer Due Diligence (CDD) checks on new and existing clients.

• Tiến hành quy trình xác minh KYC trên thông tin khách hàng (danh tính, giấy chứng nhận, hồ sơ, địa chỉ đăng ký,...).
  Carry out KYC process on customer information (identity, certificates, records, registered office, etc.).

• Điều tra và xử lý các vấn đề, sai lệch liên quan đến KYC.
  Investigating and resolving KYC-related issues and discrepancies.

• Duy trì hồ sơ và tài liệu khách hàng chính xác, cập nhật.
  Maintaining accurate and up-to-date customer records and documentation.

• Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kinh doanh / Hỗ trợ kinh doanh để nhận đầy đủ hồ sơ phục vụ cho KYC và lưu trữ hợp đồng.
  Actively coordinate with Sales/Sales Operation on receiving supporting documents for KYC purposes and for contract filing.

• Hỗ trợ hành chính cho các công việc kế toán, bao gồm nhưng không giới hạn: scan và lưu trữ chứng từ thanh toán hằng ngày trên hệ thống ERP (hỗ trợ AP); hỗ trợ gửi hóa đơn và bảng kê cho khách hàng (hỗ trợ AR).
  Perform admin support on Accounting tasks including but not limited to: scanning and filing all payment documents recorded on ERP on a daily basis (AP Support); admin support for collecting and sending invoices & listings to customers (AR Support).

3/ Kiểm soát nội bộ | Internal Control Function:​

• Tham gia xây dựng, rà soát và cải tiến hệ thống quy trình hoạt động của Công ty
  Participate in building, reviewing, and improving the Company's internal process system.

• Theo dõi việc tuân thủ quy trình, chính sách và quy định nội bộ thông qua kiểm tra định kỳ và đột xuất tại các phòng ban, chi nhánh, trung tâm.
  Monitor compliance with processes, policies, and internal regulations through periodic and ad-hoc audits at departments, branches, and testing centers.

• Phân tích dữ liệu nhằm phát hiện các xu hướng bất thường, sai phạm hoặc gian lận theo chỉ đạo của quản lý.
  Analyze data to define unusual trends, non-compliant instances, and fraudulent activities as per manager’s instruction.

• Thực hiện các nhiệm vụ kiểm tra đột xuất hoặc điều tra theo yêu cầu của cấp trên.
  Adhoc/investigation tasks as assigned by upper level.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên.
  Perform other duties as assigned by upper level.

Job Requirement

• Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản xuất sắc.
  Excellent verbal and written communication skills.

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và chú trọng chi tiết tốt.
  Excellent interpersonal and negotiation skills and detail-oriented person.

• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel, hệ thống ERP và các công cụ liên quan.
  Proficient with Microsoft Office Suite, MS Excel, ERP and other tools.

• Có hiểu biết về dữ liệu chủ của nhà cung cấp, khách hàng hoặc sản phẩm.
  Having vendor, customer or material master data knowledge.

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.
  Bachelor’s degree in Business or related field required.

• Có 2–3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương là một lợi thế.
  2–3 years of experience in a similar position is preferable.