NHÂN VIÊN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG XUẤT KHẨU/ CUSTOMER SERVICE STAFF

Job Description

• Trực tiếp tiếp nhận thông tin từ khách hàng được phân bổ và nhân viên kinh doanh Go-Pak UK để tạo đơn hàng trên NAV cho từng SO. Chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi đơn hàng từ khi tạo SO đến thanh toán (tạo SO, xếp lịch xuất hàng, thanh toán).

• Tạo hợp đồng nguyên tắc và proforma invoice cho khách hàng được phân bổ.

• Tiếp nhận thông tin từ khách hàng được phân bổ và nhân viên kinh doanh Go-Pak UK để cung cấp thông tin làm báo giá cho kế toán và gửi báo giá cho khách hàng. Theo dõi kết quả báo giá.

• Tiếp nhận thông tin từ khách hàng được phân bổ và nhân viên kinh doanh Go-Pak UK để cung cấp thông tin cho sản xuất làm mẫu, theo dõi số lượng và kết quả gửi mẫu.

• Trực tiếp làm việc với khách hàng, nhân viên kinh doanh Go-Pak UK và các bộ phận liên quan để phát triển sản phẩm mới (tương tự với các sản phẩm của khách hàng phụ trách đang có). Đề xuất và tạo mã hàng với giá bán đã được duyệt lên NAV.

• Quản lý phòng sản phẩm mẫu. Đảm bảo mẫu theo tiêu chuẩn luôn có sẵn và còn hạn sử dụng theo danh sách được cập nhật liên tục và chính xác. Quản lý danh sách thông tin mẫu và mẫu thực tế gửi đến GPP.

• Liên hệ và xây dựng mối quan hệ với khách hàng được phân bổ. Giải đáp và cập nhật tiến độ cho khách hàng các thắc mắc về sản phẩm và đơn hàng.

• Thu thập thông tin khi có khiếu nại từ khách hàng và cung cấp cho QA và các bộ phận liên quan. Xử lý khiếu nại theo kết quả của phiếu CAR.

• Cập nhật và duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng và sản phẩm, đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.

• Tuân thủ quy trình, nội quy và quy định của phòng và công ty.

• Tuân thủ sự phân công công việc của giám sát CSKH.

• Báo cáo cho giám sát CSKH về phản hồi và sự hài lòng của khách hàng.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

• Directly receive information from assigned customers and Go-Pak UK sales staff to create orders on NAV for each Sales Order (SO). Take primary responsibility for tracking orders from SO creation to payment (create SO, loading schedule, payment).

• Create agreements and proforma invoices for assigned customers.

• Receive information from assigned customers and Go-Pak UK sales staff to provide information for quotation preparation to the accountant and send quotations to customers. Track quotation results.

• Receive information from assigned customers and Go-Pak UK sales staff to provide information to production for sample making, track quantity and sample sending results.

• Directly work with customers, Go-Pak UK sales staff, and related departments to develop new products (similar to existing products of assigned customers). Propose and create item codes with approved selling prices on NAV.

• Manage the sample product room. Ensure standard samples are always available and within their expiration date according to the continuously and accurately updated list. Manage the sample information list and actual samples sent to GPP.

• Contact and build relationships with assigned customers. Address and provide progress updates to customers regarding product and order inquiries.

• Collect information when customer complaints arise and provide it to QA and related departments. Handle complaints according to the Corrective Action Report (CAR) results.

• Update and maintain customer and product databases, ensuring accurate and complete information.

• Comply with the department and company's processes, rules, and regulations.

• Comply with the task assignments of the Customer Service Supervisor.

• Report to the Customer Service Supervisor about customer feedback and satisfaction.

Job Requirement

1.1.1. Quyền hạn

• Làm việc trực tiếp với khách hàng và nhân viên kinh doanh Go-Pak UK về đơn hàng và sản phẩm.

• Làm việc, trao đổi và lấy thông tin từ các phòng ban liên quan phục vụ việc chăm sóc khách hàng.

• Trao đổi với giám sát CSKH những công việc và vấn đề cần cải tiến.

• Khi vắng mặt, đề xuất người hỗ trợ thay thế dưới sự đồng ý của giám sát CSKH.

1.1.2. Tiêu chuẩn yêu cầu

• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên các chuyên ngành liên quan đến quản trị kinh doanh, ngoại thương, marketing, xuất nhập khẩu,…

• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

• Thành thạo sử dụng Excel và các công cụ tin học văn phòng.

• Tiếng Anh 4 kỹ năng: nghe, nói, đọc và viết.

• Kỹ năng xử lý tình huống, lắng nghe và giao tiếp tốt.

• Có nghiệp vụ về xuất nhập khẩu. Hiểu rõ các quy trình, quy định, thủ tục kinh doanh quốc tế, xuất nhập khẩu, các phương thức thanh toán quốc tế và các giấy tờ, chứng từ liên quan.

• Kỹ năng làm việc nhóm tốt và chịu được áp lực công việc.

• Cẩn thận, trung thực, có trách nhiệm và ham học hỏi.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.1. Authority

• Work directly with customers and Go-Pak UK sales staff regarding orders and products.

• Work, discuss, and obtain information from related departments to serve customer care.

• Discuss with the Customer Service Supervisor about tasks and issues that need improvement.

• In case of absence, propose a replacement assistant with the approval of the Customer Service Supervisor.

1.1.2. Job Requirements

• College degree or higher in relevant majors such as business administration, foreign trade, marketing, import-export, etc.

• Minimum 1 year of experience in a similar position.

• Proficient in using Excel and office computer tools.

• English proficiency in 4 skills: listening, speaking, reading, and writing.

• Good problem-solving, listening, and communication skills.

• Knowledge of import-export operations. Understanding of international trade, import-export processes, regulations, procedures, international payment methods, and related documents and certificates.

• Good teamwork skills and ability to withstand work pressure.

• Careful, honest, responsible, and eager to learn.