Nhân viên hành chính - điều phối Logistics

Job Description

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính, chứng từ và hỗ trợ các hoạt động liên quan đến vận chuyển và thủ tục xuất nhập khẩu, quản lý-điều phối vendor logistics để cam kết việc giao hàng hiệu quả, đúng thời hạn và tối ưu chi phí.

II. NHIỆM VỤ CHÍNH

1. Quản lý chứng từ và hồ sơ

• Soạn thảo, kiểm tra, và xử lý các loại chứng từ xuất nhập khẩu (Hợp đồng, Invoice, Packing List, Airway bill, v.v.).
• Phối hợp với vendor trong việc kiểm tra tính chính xác của chứng từ và tờ khai Hải quan của mỗi lô hàng xuất/ nhập để thông quan hàng hóa.
• Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động logistics (nhập, xuất, vận chuyển) một cách khoa học và có hệ thống, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
• Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến chứng từ, đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ các quy định pháp luật.

2. Điều phối và vận hành

• Phối hợp với các bộ phận liên quan để sắp xếp lịch giao nhận hàng hóa, đảm bảo đúng tiến độ.
• Theo dõi, giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển hàng hóa của vendor, cập nhật tình trạng các lô hàng cho các bộ phận, cấp trên liên quan.
• Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải (hãng tàu, hãng hàng không, forwarder, v.v.) để tra cứu thông tin dịch vụ và lấy báo giá khi cần.
• Phối hợp xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận hành như hàng hư hỏng, thiếu hụt, chậm trễ…
• Phối hợp với các văn phòng ở nước ngoài để điều phối hoạt động vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam và ngược lại, hỗ trợ tư vấn về logistics cho các văn phòng nước ngoài (nếu cần).

3. Báo cáo và các công việc khác

• Tổng hợp và lập các báo cáo định kỳ (ngày, tuần, tháng) về hiệu suất logistics, chi phí vận chuyển, tình hình hàng hóa, v.v. theo yêu cầu của cấp trên.
• Track and Trace về hoạt động xuất nhập khẩu cũng như input dữ liệu hằng ngày trên file tracking.
• Tìm hiểu và update các qui định hiện hành liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của công ty.
• Theo dõi công nợ với vendor và làm chứng từ thanh toán để đảm bảo việc thanh toán cho các vendor được đúng thời hạn.
• Thực hiện các công việc hành chính văn phòng khác theo sự phân công của quản lý.

Job Requirement

III. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Logistics, Hải Quan, Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế, Kinh tế, hoặc các ngành liên quan.
• Giới tính: ưu tiên Nữ
• Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc các vị trí như nhân viên chứng từ Logistics, nhân viên vận hành (Ops).
• Kiến thức chuyên môn:
  • Am hiểu quy trình xuất nhập khẩu và các thủ tục hải quan.
  • Nắm vững các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms), vận chuyển quốc tế.
• Kỹ năng:
  • Sử dụng thành thạo tin học văn phòng Microsoft Office (Word, đặc biệt là Excel…)
  • Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.
  • Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả.
  • Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm tốt.
  • Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm trong công việc và khả năng chịu áp lực cao.
  • Tiếng Anh: có thể xử lý chứng từ quốc tế, email với văn phòng nước ngoài khi cần.
• Thời gian làm việc: thứ 2-6.