Nhân viên Hành chính - Lễ tân

Job Description

1. Lễ tân:

- Kiểm soát khách ra vào văn phòng, thực hiện công tác đón – tiễn khách; chăm sóc, hỗ trợ khách hàng, đối tác trong suốt quá trình làm việc tại văn phòng;

- Lập kế hoạch, phân bổ, theo dõi, đăng ký phòng hội họp, đào tạo cho CBNV, khách hàng;

- Kiểm tra, kiểm soát vệ sinh, sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ khu vực phòng họp, không gian khu vực lễ tân đón khách;

- Trả lời điện thoại Hotline Công ty, xử lý thông tin ban đầu và hướng khách hàng, đối tác đến bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

2. Hành chính:

- Dựa trên nguồn quỹ hành chính để thực hiện công tác quản lý, chi tiêu, mua sắm vào đúng mục đích, hợp lý, tiết kiệm chi phí Công ty;

- Quản lý, theo dõi, thống kê tình hình sử dụng và báo cáo kiểm kê tài sản Công ty;

- Thực hiện làm hồ sơ thanh toán, tổng hợp báo cáo việc chi tiêu, sử dụng chi phí hành chính để tham mưu, đề xuất với BLĐ tối ưu sử dụng quỹ hành chính hiệu quả, tiết kiệm;

- Theo dõi CBNV khối văn phòng thực hiện nội quy văn phòng. Tiến hành nhắc nhở khi có vi phạm kỷ luật, vệ sinh… và báo cáo với BLĐ;

- Hỗ trợ khối Dự án trong công tác hành chính khi có phát sinh.

3. Văn thư lưu trữ:

3.1 Quản lý chuyển phát nhanh:

- Quản lý thư đến: nhận thư, điền thông tin vào sổ lưu trữ, chuyển thư cho CBNV là người nhận và ký nhận, xác nhận thông tin nội dung thư;

- Quản lý thư đi: kiểm tra quy cách đóng gói, thông tin điền trên thư trước khi gửi đi, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát để đảm bảo thư gửi đi đúng thời gian, hỗ trợ CBNV kiểm tra quá trình thư giao và các phát sinh khác.

3.2 Đóng dấu tài liệu:

- Bảo quản, cất giữ con dấu Công ty;

- Đóng dấu văn bản, hồ sơ của Công ty; lưu lại thông tin văn bản hồ sơ được đóng dấu.

3.3 Quản lý hồ sơ, tài liệu chung của Công ty;

- Cấp số và thời gian ban hành văn bản;

- Quản lý và hệ thống văn bản, giấy tờ Pháp lý của Công ty khoa học, dễ dàng tìm kiếm; hỗ trợ các phòng ban khi có nhu cầu kiểm tra, sử dụng giấy tờ;

- Kiểm tra, rà soát nhắc nhở và giám sát phòng ban khác trong việc thực hiện lưu trữ hồ sơ, giấy tờ đúng quy cách, đúng hình thức lưu trữ (bản mềm, bản cứng), trách nhiệm lưu trữ các loại văn bản và sắp xếp theo vị trí quy định Công ty ban hành.

Job Requirement

1.  Ngoại hình ưa nhìn, chiều cao từ 1m57 trở lên

2. . Trình độ học vấn & chuyên môn

-        Tốt nghiệp Đại học chính quy chuyên ngành Cử nhân Quản trị hành chính, quản trị văn phòng... các trường Đại học Nội vụ, Đại học Thương mại, Đại học Lao động và Xã hội, Đại học khoa học xã hội và nhân văn...

3. Kiến thức nghiệp vụ chuyên môn:

-        Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng

-        Am hiểu về quy trình tiếp khách, quy định văn thư lưu trữ, soạn thảo văn bản hành chính.

-        Kỹ năng sắp xếp, tổ chức, truyền đạt, giao tiếp và xử lý tình huống

4. Kinh nghiệm làm việc

-        Có ít nhất 6 tháng kinh nghiệm ở vị trí tương đương (chấp nhận sinh viên mới ra trường sẽ được Công ty đào tạo)

5. Phẩm chất cá nhân/thái độ:

-        Trung thực, nhiệt tình trong công việc;

-        Có khả năng chịu áp lực cao;

-        Cẩn thận, tỷ mỷ, ham học hỏi;

-        Hòa đồng, thân thiện, quảng giao.