Nhân Viên Lễ Tân - Hành Chánh

Job Description

TRÁCH NHIỆM CHÍNH (KPI)

- Thực hiện các công việc lễ tân (tiếp khách, trực tổng đài điện thoại, giao nhận văn thư, điều phối, phân bổ xe/ phòng họp phục vụ CBNV, đặt khách sạn, phương tiện đi công tác …) chuyên nghiệp, kịp thời, đáp ứng nhu cầu sử dụng, đảm bảo hình ảnh thương hiệu của VAS.

- Thực hiện các công việc liên quan đến Chính sách – Phúc lợi của Công ty (cấp phát bánh trung thu, quà tết, tổ chức khám sức khỏe, thủ tục thanh toán chế độ đám cưới, tang chế, ốm đau ….) theo kế hoạch và chính sách của công ty.

- Thực hiện các công việc hành chánh (cung cấp giấy giới thiệu, đặt cơm/ hoa tươi/ nước uống/ thuốc/ vật dụng/ văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ, bảo hiểm xe, quản lý thu-chi tiền quỹ, đóng dấu trường, gửi xe VPTT….) chính xác, đúng quy định, hiệu quả và hợp lý về chi phí.

- Chấm công cho Phòng Nhân sự, tổng hợp tăng ca, tiền cơm nhân viên Lái xe, in form phép cho CBNV của VPTT kịp thời, chính xác, theo đúng quy định và chính sách của Công ty.

- Xây dựng, sử dụng ngân sách đối với công việc đang thực hiện đúng kế hoạch, đúng quy định, hợp lý và hiệu quả.

- Thực hiện các báo cáo và yêu cầu công việc khác khi được phân công.

CHI TIẾT CÔNG VIỆC

1. Công việc Lễ tân

- Tiếp khách đến liên hệ công tác hoặc ứng viên đến xin việc, liên lạc với nhân viên/ bộ phận cần gặp, sắp xếp nơi ngồi chờ hoặc hướng dẫn vào nơi người cần gặp.

- Trực và quản lý tổng đài điện thoại, nhận và chuyển cuộc gọi, ghi nhận lời nhắn của khách, chuyển thông tin đến CBNV/ bộ phận có liên quan theo yêu cầu.

- Quản lý, phân phối báo chí, công văn, giấy tờ đến, ghi nhận vào sổ theo dõi, ký giao cho CBNV tiếp nhận.

- Tiếp nhận hồ sơ xin việc, hướng dẫn ứng viên thực hiện thủ tục theo quy trình tuyển dụng của Phòng Nhân sự và chuyển giao hồ sơ ứng viên cho bộ phận tuyển dụng.

- Tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng họp, sắp xếp lịch trình các buổi họp/ phỏng vấn.

- Tiếp nhận các yêu cầu đặt xe công ty của CBNV VPTT, sắp xếp, điều phối xe và thông báo cho người đặt. Báo cáo định kỳ tình hình đặt xe, kiểm tra và xác nhận lịch trình của các lái xe VPTT.

- Tiếp nhận yêu cầu đặt khách sạn, phương tiện đi công tác theo đề xuất được phê duyệt từ Ban Giám đốc. Thực hiện khảo sát chi phí và chất lượng theo quy định, trình các cấp quản lý phê duyệt, đặt nhà cung cấp và thông báo lại với người yêu cầu.

- Đánh máy, photocopy, scan, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ, tài sản công ty thuộc phần việc được giao.

- Tắt mở hợp lý hệ thống điện và máy lạnh tại các phòng họp, sảnh. Giám sát và phối hợp giữ gìn vệ sinh, mỹ quan văn phòng.

2. Công việc Chính sách – Phúc lợi

- Thực hiện thủ tục trình duyệt các chế độ ốm đau, tang chế, hiếu hỉ: Làm phiếu đề nghị duyệt chi phí tiền mừng cưới, tang chế, ốm đau, thăm bệnh của CBNV-GV theo quy định công ty và chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán.

- Gửi email chúc mừng sinh nhật CBNV khối VPTT.

- Tổ chức chương trình khám sức khỏe định kỳ cho CBNV-GV toàn hệ thống:

+ Trình duyệt đề xuất, cung cấp số lượng theo yêu cầu của Phòng Mua sắm để tiến hành tìm Nhà cung cấp (Bệnh viện, phòng khám…) theo quy định.

+ Phối hợp khảo sát chất lượng các bệnh viện/ phòng khám phù hợp với ngân sách và nhu cầu của công ty.

+ Kiểm tra hợp đồng khám sức khỏe, thực hiện thủ tục thanh toán với bệnh viện/ phòng khám.

+ Phối hợp nhà cung cấp tổ chức khám sức khỏe, gửi thông báo đến các phòng ban/ cơ sở, theo dõi tiến trình, khảo sát dịch vụ thực tế, ghi nhận ý kiến từ các phòng ban/ cơ sở và chuyển giao hồ sơ kết quả khám sức khỏe cho CBNV-GV.

+ Tổng hợp và báo cáo kết quả, thanh lý hợp đồng khi kết thúc chương trình khám sức khỏe.

- Thực hiện các công việc liên quan đến chính sách cấp phát bánh trung thu, quà tết, lịch tết cho CBNV-GV của hệ thống:

+ Trình duyệt đề xuất, cung cấp số lượng theo yêu cầu của Phòng Mua sắm/ Marketing để tiến hành tìm Nhà cung cấp theo quy định.

+ Kiểm tra hợp đồng, thực hiện thủ tục thanh toán với nhà cung cấp.

+ Nhận và chuyển giao bánh trung thu, quà tết đến các phòng ban VPTT. Kiểm tra tình hình giao nhận của các cơ sở.

+ Tổng hợp và báo cáo kết quả, thanh lý hợp đồng.

3. Công việc Hành chánh

- Cung cấp giấy giới thiệu cho các phòng ban, cơ sở khi có yêu cầu.

- Lập danh sách theo dõi số lượng tăng - giảm để đặt cơm và thanh toán chi phí cơm trưa cho CBNV VPTT hàng tháng.

- Lập danh sách theo dõi số lượng tăng-giảm để thông báo chỗ giữ xe máy cho CBNV và xe hơi VPTT khi có phát sinh, thực hiện các thủ tục liên quan đến ký kết Hợp đồng và thanh toán chi phí hàng tháng với bãi xe.

- Lập kế hoạch chi tiết về việc sử dụng, mua sắm và thanh toán chi phí các vật dụng văn phòng, nước uống, văn phòng phẩm, tủ thuốc… cho VPTT theo quy định và ngân sách đã được duyệt.

- Tiếp nhận thông tin sửa chữa nhỏ (thay ổ khóa, cửa, tủ hồ sơ, cabinet, bóng đèn…) từ các phòng ban và chuyển đến bộ phận hỗ trợ (phòng dự án, bảo trì cơ sở) để xử lý.

- Tiếp nhận, kiểm tra, ghi nhận, trình duyệt và chuyển trả chứng từ bảo hiểm xe đến các lái xe VPTT/ cơ sở. Phối hợp với Phòng Mua hàng trong việc theo dõi thời hạn mua bảo hiểm xe VPTT, giám sát việc bồi thường bảo hiểm hiệu quả về chi phí và hình ảnh.

- Đóng dấu và quản lý con dấu Trường đối với với các hồ sơ học bạ, giấy khen chính xác, kịp thời theo nhu cầu của Phòng ban/ Cơ sở.

- Quản lý tiền quỹ VPTT và quỹ phòng họp Ban Giám đốc. Thực hiện thủ tục chi tiền và hoàn quỹ căn cứ vào các chứng từ được phê duyệt.

- Chấm công hàng tháng cho Phòng Nhân sự, tổng hợp tăng ca, tiền cơm nhân viên lái xe. Đối chiếu thời gian làm ngoài giờ đã ghi nhận với “Phiếu theo dõi làm ngoài giờ” hằng tháng của lái xe.

- In form phép cho CBNV của VPTT. Quản lý form phép của Phòng Nhân sự.

- Xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm đối với các công việc đang phụ trách, sử dụng chi phí theo kế hoạch và xác nhận ngân sách sử dụng hàng tháng với phòng kế toán.

- Báo cáo công việc đã thực hiện trong tuần/tháng/quý/ năm cho cấp quản lý.

- Đảm nhận các chức năng công việc khác khi được phân công.

QUYỀN HẠN

- Được quyền chủ động sắp xếp/điều xe phục vụ Ban giám đốc, CBNV văn phòng trung tâm khi có nhu cầu. Từ chối những yêu cầu đặt xe không đúng quy trình và quy định.

- Từ chối tiếp nhận/ chi tiền các chứng từ không hợp lệ về bảo hiểm xe, chế độ tang chế/ cưới hỏi/ ốm đau, thanh toán chi phí, hồ sơ cần đóng dấu…

- Từ chối đặt khách sạn, phương tiện đi công tác của CBNV khi đề xuất chưa được phê duyệt.

- Cắt giảm suất ăn khi có thông tin CBNV nghỉ phép, đi công tác… không có nhu cầu ăn cơm trưa.

- Đề xuất với Quản lý trực tiếp các biện pháp, phương pháp cải tiến mới trong công việc.

- Tham gia các khóa đào tạo nội bộ.

Job Requirement

YÊU CẦU VỊ TRÍ

A. Yêu cầu chung

- Giới tính : Nữ

- Tuổi : 20-30

- Bằng cấp : Cao đẳng trở lên.

- Chuyên môn : Nghiệp vụ Lễ tân văn phòng, hành chánh, lưu trữ.

- Kinh nghiệm : 1 năm, ưu tiên có kinh nghiệm làm Lễ tân, Thư ký, Hành chánh.

- Trình độ Anh văn : Giao tiếp

- Trình độ Vi tính : Vi tính văn phòng Word, Excel

- Các yêu cầu khác : Ngoại hình dễ nhìn, gương mặt tươi, thân thiện.

B. Yêu cầu về kỹ năng

- Kỹ năng giao tiếp tốt.

- Giải quyết vấn đề, xử lý tình huống linh hoạt, khéo léo.

- Khả năng làm việc độc lập.

- Khả năng chịu áp lực công việc cao.

- Kỹ năng lập kế hoạch và sắp xếp công việc.

C. Yêu cầu về thái độ

- Tinh thần trách nhiệm

- Tuân thủ kỉ luật

- Chịu khó, ngăn nắp, cẩn thận, chu đáo.

- Hòa nhã, vui vẻ, thân thiện và có tinh thần tập thể.

- Duy trì tốt mối quan hệ với đồng nghiệp và các cấp trên.