Operation Admin (Logistics)

Job Description

Theo dõi và cập nhật số liệu:

• Ghi nhận hành trình, khối lượng, chi phí và tình trạng thực hiện các dịch vụ sà lan, tàu biển, bảo hiểm, giám định, hun trùng, xếp dỡ, thuê cẩu nổi, cảng phí và các dịch vụ liên quan theo từng lô hàng.
• Tổng hợp và cập nhật dữ liệu vận chuyển hàng ngày/tuần/tháng vào hệ thống quản lý nội bộ.
• Lưu trữ chứng từ vận chuyển gồm: phiếu cân, hình ảnh, biên bản giao nhận, chứng từ giám định, hun trùng, bảo hiểm...

Theo dõi và đối chiếu công nợ:

• Đối chiếu công nợ định kỳ với các nhà cung cấp dịch vụ.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thanh toán theo quy trình công ty và theo dõi tiến độ xử lý chứng từ.

Soạn thảo và quản lý hợp đồng dịch vụ:

• Soạn thảo hợp đồng và phụ lục thuê sà lan, tàu biển, bảo hiểm, hun trùng... theo mẫu chuẩn, trình ký và theo dõi tiến trình ký kết.
• Quản lý tình trạng hợp đồng: thời hạn hiệu lực, phụ lục, gia hạn hoặc thanh lý.

Quản lý và lưu trữ hồ sơ:

• Lưu trữ hồ sơ giấy tờ một cách khoa học, dễ tra cứu.
• Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu và kiểm toán nội bộ.

Hỗ trợ và phối hợp liên phòng ban:

• Tham gia xây dựng, cải tiến biểu mẫu và quy trình theo dõi dịch vụ logistics.
• Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để đảm bảo hiệu quả công việc.

Job Requirement

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Xuất nhập khẩu, Logistics, Kinh tế vận tải, Kế toán, Ngoại thương.
• Ưu tiên ứng viên có 1–2 năm kinh nghiệm công việc tương tự trong lĩnh vực logistics/shipping.
• Thành thạo Microsoft Excel, Word. Biết sử dụng Power BI là một lợi thế
• Kỹ năng tổng hợp số liệu, sắp xếp chứng từ và theo dõi tiến độ tốt.
• Cẩn thận, có trách nhiệm, chủ động phối hợp và giao tiếp hiệu quả.