Operation Manager Quản Lý Vận Hành

Job Description

Operations

• Ensure that day-to-day operation of the Coffee shops and tasks delegation of both staff and customer service are delivered and strictly followed to highest standard of brand requirements and regulations.

• Ensure that suppliers, contractors deliver to stated agreements and best practices are followed.

• Ensure existing store outlets have good operation protocol with staffing and inventories in achieving revenue targets.

• Ensure the new store expansions meet year and development plans.

• Act as key contact point between operations and stakeholders (both external and internal) to ensure smooth operations in new and existing zones.

Planning

• Coordinate with existing operations team and develop new strategies and plans to achieve desired improved targets.

• Control operations budget and cost, optimize returns on assets, increase sales and improve profits.

• Understand product offerings, pricing, and scripting for all standard products across POS systems and plan for added inventories where required.

• Weekly, monthly, yearly report to Board of Directors.

People Management

• Provide constant leadership, counsel guidance and individual coaching for store manager and employees in designated zone.

• Manage performance evaluation for employees according to companies’ evaluation schedule.

• Provide an environment of openness and trust, with constant feedback and performance coaching to make a team stronger.

• Develop building a training plan to improve barista operations team to follow all SOP’s and encourage them to upsell.

• Build, develop, inspire, and retain an efficient team for future stores.

Customer Experience

• Ensure each store has appropriate staff with high-quality of customer service mindset, while communicating promptly and effectively in English to foreign customers.

• Ensure when customers visit stores, they see that our cleaning standards are at the highest level with our store being managed very well.

• Ensure instore guest’s experience is memorable and take feedback / immediate action where and when required in the event of any mishap happening.

Assignments are not limited to the above-mentioned key responsibilities. Job description might be adjusted slightly due to the nature of the business as operations are commenced. In any hence, performing other duties out of scope from time to time from manager or companies’ discretion may take place.

===============================================================

Quản lý vận hành

• Đảm bảo về vận hành hằng ngày của các chi nhánh, phân bổ công việc phù hợp cho tất cả nhân viên và chất lượng về dịch vụ khách hàng cần phải được duy trì và phổ biến nghiêm chỉnh, tuân theo các tiêu chuẩn và quy định của thương hiệu.

• Đảm bảo các nhà cung cấp, nhà thầu thực hiện các thỏa thuận đã nêu và tuân thủ các biện pháp thực hành tốt nhất.

• Đảm bảo các cửa hàng hiện tại có quy trình vận hành tốt với đội ngũ nhân sự và kiểm soát tồn kho để đạt được mục tiêu doanh thu.

• Đảm bảo việc mở rộng cửa hàng mới đáp ứng kế hoạch năm và kế hoạch phát triển.

• Đóng vai trò là đầu mối liên lạc, kết nối giữa đội vận hành và các bên liên quan (cả bên ngoài và bên trong) để đảm bảo hoạt động suôn sẻ ở các chi nhánh mới và chi nhánh đang hoạt động.

Lên kế hoạch và chiến lược

• Phối hợp với nhóm vận hành hiện có nhằm phát triển các chiến lược và kế hoạch mới để đạt được các mục tiêu cải thiện mong muốn.

• Kiểm soát ngân sách và chi phí hoạt động, tối ưu hóa lợi nhuận trên tài sản, tăng doanh thu và lợi nhuận.

• Am hiểu việc cung cấp sản phẩm, giá cả và thiết lập cho tất cả các sản phẩm tiêu chuẩn trên hệ thống POS và lên kế hoạch bổ sung hàng tồn kho khi cần thiết.

• Báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng năm đến Ban Giám đốc.

Quản trị đội ngũ

• Lãnh đạo và dìu dắt đội ngũ với sự nhất quán, hướng dẫn và trau dồi kiến thức, kĩ năng cho các quản lý cửa hàng và đội ngũ.

• Quản lý đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên theo quy định đánh giá của công ty.

• Mang đến một môi trường làm việc cởi mở và tin cậy, duy trì sự lắng nghe và phản hồi của nhân viên nhằm mang đến các khóa huấn luyện củng cố đội nhóm.

• Xây dựng kế hoạch đào tạo nhằm cải thiện đội ngũ vận hành, tuân thủ tất cả các SOP và khuyến khích họ tư vấn phát triển bán hàng.

• Xây dựng, phát triển, truyền cảm hứng và duy trì đội ngũ hiệu quả cho các cửa hàng trong tương lai.

Phát triển trải nghiệm của khách hàng

• Đảm bảo mỗi cửa hàng đều có đội ngũ nhân viên phù hợp với tư duy phục vụ khách hàng chất lượng cao, đồng thời giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả bằng tiếng Anh với khách hàng nước ngoài.

• Đảm bảo khi khách hàng ghé thăm cửa hàng, họ thấy rằng tiêu chuẩn vệ sinh của chúng ta được duy trì theo đúng chuẩn mực và các cửa hàng được quản lý rất tốt.

• Mang đến khách hàng những trải nghiệm tốt và đáng nhớ, đưa ra phản hồi/hành động ngay lập tức và khi được yêu cầu trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào xảy ra.

Các nhiệm vụ không giới hạn ở các trách nhiệm chính nêu trên. Mô tả công việc có thể được điều chỉnh một chút do tính chất của công việc kinh doanh khi bắt đầu hoạt động. Trong bất kỳ trường hợp nào, đôi khi có thể thực hiện các nhiệm vụ khác ngoài phạm vi theo quyết định của người quản lý hoặc công ty.

Job Requirement

Qualifications and Experience:

• Three years+ of experience working with coffee brands as a store manager or similar role.
• Knowledge in other retail fields, FMCG’s, F&B chains is a plus
• Work experience as a barista is a plus
• Leadership ability
• Excellent analytical and problem-solving skills.
• Knowledge of organizational effectiveness and operations management.
• Experience budgeting and forecasting.
• Familiarity with business and financial principles.
• Familiar with POS and inventory management
• Highly organized, time management and prioritization skills; demonstrated ability to juggle multiple critical tasks and consistently deliver against deadlines.
• Ability to work independently and as part of a team.
• Ability to handle a fast-paced work environment with changing priorities and projects.
• Strong written and verbal communication skills.
• Strong customer service people skills in dealing with various personalities.
• Proficient with Microsoft Office; Excel, Word, Outlook, and PowerPoint.

Education

• Bachelor’s Degree or higher; Business Management, Supply Chain, or Hospitality.
• English and Vietnamese

===============================================================

Trình độ & Kinh nghiệm

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc với các thương hiệu cà phê ở vị trí Quản lý cửa hàng hoặc vai trò tương tự.

• Có kiến thức trong các lĩnh vực bán lẻ khác, FMCG hoặc chuỗi F&B là một lợi thế.

• Kinh nghiệm làm việc với vai trò Barista là một lợi thế.

• Có năng lực lãnh đạo.

• Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề xuất sắc.

• Kiến thức về hiệu quả tổ chức và quản lý vận hành.

• Kinh nghiệm trong lập ngân sách và dự báo.

• Hiểu biết về các nguyên tắc kinh doanh và tài chính.

• Thành thạo hệ thống POS và quản lý tồn kho.

• Có khả năng tổ chức, quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả; chứng minh khả năng xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ quan trọng và luôn đáp ứng đúng thời hạn.

• Có khả năng làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm.

• Có khả năng làm việc trong môi trường áp lực cao với các ưu tiên và dự án thay đổi nhanh chóng.

• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói tốt.

• Kỹ năng dịch vụ khách hàng và giao tiếp con người xuất sắc, xử lý tốt các kiểu tính cách khác nhau.

• Thành thạo Microsoft Office: Excel, Word, Outlook và PowerPoint.

Học vấn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên, chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý Chuỗi Cung ứng hoặc Nhà hàng – Khách sạn.

• Sử dụng thành thạo tiếng Anh và tiếng Việt.