[PHENIKAA UNI] Tuyển dụng Thư ký/ Giáo vụ khoa - Khoa Ngôn Ngữ Anh

Job Description

Công tác thư ký, văn phòng

• Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, sắp xếp, bảo quản hồ sơ tài liệu của Khoa. Theo dõi công văn đến/công văn đi, báo cáo Trưởng Khoa xử lý và theo dõi tiến độ thực hiện
• Thực hiện các nội dung công việc theo chỉ đạo bằng văn bản của Hiệu trưởng và của Phòng Đào tạo, Phòng CTSV, Phòng ĐBCL&KT, Phòng Tài chính - Kế toán…;
• Thực hiện công tác thư ký, ghi biên bản các cuộc họp Khoa; dự thảo các báo cáo định kỳ và đột xuất của Khoa; hỗ trợ Ban Chủ nhiệm Khoa làm tờ trình, tổng hợp dữ liệu

Công tác sinh viên:

• Thông báo tới sinh viên các quy chế, quy định về học tập, thi kiểm tra, các chế độ, chính sách; hướng dẫn sinh viên xin cấp các loại giấy tờ cần thiết theo đúng quy trình đã ban hành;
• Tham gia xét tạm dừng học, buộc thôi học, học lại đối với sinh viên/học viên của các lớp thuộc khoa quản lý;
• Thông báo tới sinh viên/học viên thuộc diện bị cảnh báo kết quả học tập;
• Tham gia đánh giá kết quả rèn luyện đối với sinh viên/học viên của các lớp thuộc khoa quản lý; tổng hợp kết quả đánh giá rèn luyện từng học kỳ và lập danh sách đề nghị khen thưởng sinh viên xuất sắc, sinh viên giỏi, cán bộ lớp gửi phòng CTSV;
• Tổ chức cho sinh viên/học viên đăng ký thực tập, đề tài khóa luận tốt nghiệp/ luận văn tốt nghiệp và giúp Trưởng khoa mời giảng viên hướng dẫn tốt nghiệp cho sinh viên;
• Tổ chức cho sinh viên/học viên bảo vệ khóa luận, đề tài tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp;
• Thông báo tới sinh viên/học viên về việc nợ học phí;
• Thống kê và báo cáo danh sách sinh viên hiện đang học, đã bỏ học gửi về Trường cuối mỗi học kỳ;
• Trực tiếp liên hệ với các phòng ban chức năng để giải quyết các công việc liên quan đến công tác sinh viên theo đúng quy định của Trường.

Công tác mời giảng:

• Hoàn thiện thủ tục, hồ sơ mời giảng viên thỉnh giảng trong và ngoài trường (đã được sự phê duyệt của Trưởng Khoa) theo từng kỳ học trình Trưởng Khoa và Phòng TCNS, Phòng Đào tạo phê duyệt ngay từ đầu học kỳ;
• Lập Phiếu thanh toán giờ giảng cho giảng viên thỉnh giảng theo quy định và làm thủ tục thanh toán kinh phí liên quan đến công tác đào tạo đầy đủ, kịp thời;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác được Nhà trường và Khoa phân công.

Công tác giáo vụ khoa

• Tổng hợp đề thi theo đúng quy định và đúng thời gian gửi về Phòng Đảm bảo chất lượng và Khảo thí;
• Xếp lịch trông thi cho giảng viên và liên hệ với các bộ phận liên quan về lịch thi;
• Vào điểm và quản lý điểm của sinh viên trên phần mềm quản lý điểm (theo sự phân công của Phòng Đào tạo);
• Cùng với Phòng Đào tạo giải quyết các khúc mắc của sinh viên: phúc tra, phúc khảo, đóng học phí, đăng ký học phần, nghỉ học, bỏ học, bảo lưu…;
• Phụ trách hoàn thiện các văn bản giấy tờ liên quan trong việc đưa sinh viên đi thực tế tại các cơ sở;
• Tham gia công tác kiểm định theo sự phân công và điều động của Nhà trường và của Khoa.

Công tác tuyển sinh của Khoa

• Tham gia công tác tuyển sinh, làm đề án, dự án của Nhà trường và của Khoa khi được điều động;
• Thực hiện các công việc khác do Hiệu Trưởng hoặc Ban Chủ nhiệm Khoa phân công

Job Requirement

• Tốt nghiệp Đại học;
• Thành thạo kỹ năng:

• • Tin học văn phòng: Words, Excel, Powerpoint
  • Kỹ năng giao tiếp và thư tín bằng tiếng Anh và tiếng Việt
  • Kỹ năng chăm sóc khách hàng
  • Tác phong nhanh nhẹn, đúng giờ, chuyên nghiệp
  • Chủ động và có trách nhiệm trong công việc
  • Khả năng đa nhiệm, sắp xếp công việc khoa học
  • Khả năng nghiên cứu công văn tài liệu và giải quyết vấn đề.