PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH - UP 50M

Job Description

Báo cáo trực tiếp: Trưởng phòng

Mục tiêu vị trí: Đảm bảo hoạt động hành chính, hậu cần và quản trị tài sản trong toàn hệ thống diễn ra trơn tru, hiệu quả, tuân thủ quy định; đồng thời hỗ trợ Trưởng phòng Hành chính trong công tác hoạch định, điều phối, cải tiến quy trình và tham mưu chính sách hành chính toàn công ty.

A. Quản lý vận hành hành chính (≈80%): Các nhóm trực thuộc mảng hành chính

1. Nhóm Quản lý – Cấp phát tài sản & CCDC

- Quản lý danh mục tài sản, CCDC toàn công ty (văn phòng & cửa hàng).

- Giám sát quy trình cấp phát, thu hồi, kiểm kê, sửa chữa và thanh lý tài sản.

- Đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm chi phí trong quản lý tài sản.

2. Nhóm Hành chính chung

- Tổ chức hậu cần văn phòng: văn phòng phẩm, điện nước, bảo trì, vệ sinh, lễ tân.

- Đảm bảo tiêu chuẩn 5S, hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp.

3. Nhóm Phát triển mặt bằng

- Phối hợp khảo sát, đàm phán, thuê/giải phóng mặt bằng cho văn phòng, cửa hàng.

- Theo dõi tiến độ mở mới, gia hạn, thanh lý hợp đồng thuê.

- Quản lý hồ sơ pháp lý liên quan đến mặt bằng.

4. Nhóm Pháp lý hành chính

- Quản lý hồ sơ pháp nhân, giấy phép, chứng từ các pháp nhân.

- Phối hợp với đối tác luật/ cơ quan nhà nước trong các thủ tục hành chính – pháp lý.

5. Nhóm Điều phối Logistic – Hành chính vận chuyển

- Điều phối vận chuyển hàng hóa, tài sản hành chính, công văn giữa các điểm.

- Quản lý chi phí, hiệu suất, chất lượng nhà cung cấp vận chuyển hành chính.

B. Hỗ trợ trưởng phòng Tham mưu chiến lược (≈20%)

- Xây dựng kế hoạch hành chính năm, ngân sách, chỉ tiêu KPI từng nhóm.

- Rà soát và tối ưu quy trình hành chính, đề xuất cải tiến hiệu quả chi phí.

C. Quyền lợi và chế độ

- Thu nhập: cạnh tranh và thương lượng mức đãi ngộ cao với các ứng viên tiềm năng.

- Xét tăng lương định kỳ hàng năm; tháng lương 13 +++++

- Tham gia đầy đủ các chế độ theo quy định của nhà nước + các phúc lợi riêng của công ty.

- Được tham gia các chương trình sự kiện, du xuân, nghỉ mát, teambuiding, CLB thể thao

- Trang bị thiết bị, công cụ làm việc đầy đủ

- Chính sách ưu đãi theo chế độ CBNV khi mua các sản phẩm công ty

- Địa điểm làm việc: 31 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội

- Thời gian làm việc: 8h-17h (Thứ 2- sáng thứ 7)

Job Requirement

1. Trình độ & kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Hành chính, Kinh tế, Luật hoặc tương đương.

• Tối thiểu 5–7 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, uu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại doanh nghiệp bán lẻ/thời trang/FMCG quy mô >700 nhân sự.

2. Kiến thức & kỹ năng

• Hiểu biết toàn diện về hành chính tổng hợp, quản lý tài sản, hợp đồng, PCCC.

• Thành thạo Excel, PowerPoint, phần mềm ERP/HRM, có tư duy hệ thống và khả năng phân tích dữ liệu.

• Kỹ năng điều phối – giám sát – lập kế hoạch – giao tiếp đa phòng ban tốt.

• Tư duy quản trị tốt.