Phó Phòng Quản Lý Hệ Thống

Job Description

I. Mục đích công việc

Điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của Phòng Quản lý Hệ thống, bao gồm:

• Giám sát, tham mưu và phối hợp với các đơn vị trong việc xây dựng, ban hành và duy trì hệ thống văn bản lập quy (VBLQ) của Tập đoàn, đảm bảo tuân thủ định hướng của Ban Lãnh đạo và quy định pháp luật.

• Đảm bảo hoạt động của Tập đoàn được điều chỉnh bởi chính sách, quy định và quy trình phù hợp với định hướng quản trị của Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc.

• Giám sát và tư vấn cho các đơn vị trong việc xây dựng hệ thống văn bản lập quy logic, khoa học, phù hợp thực tiễn hoạt động.

• Triển khai và vận hành hiệu quả hệ thống quản lý rủi ro và hệ thống quản lý chất lượng ISO của Tập đoàn.

II. Trách nhiệm chính

1. Kiểm soát chi phí và chất lượng văn bản lập quy (VBLQ)

• Kiểm soát chi phí hoạt động của Phòng theo kế hoạch ngân sách được phê duyệt.

• Đảm bảo chất lượng soạn thảo, thẩm định và ban hành VBLQ đạt chuẩn về nội dung và hình thức.

• Tham mưu, tư vấn cho các Đơn vị/Chi nhánh trong việc xây dựng và triển khai hệ thống VBLQ nội bộ.

2. Xây dựng và duy trì hệ thống VBLQ của Tập đoàn

• Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan để thiết lập, duy trì và cải tiến hệ thống văn bản lập quy, đảm bảo phù hợp với mô hình tổ chức và hoạt động của Tập đoàn.

• Xây dựng, hướng dẫn và giám sát việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO, đảm bảo tính tuân thủ và hiệu quả trong vận hành.

• Tham mưu xây dựng và cập nhật hệ thống phân quyền toàn Tập đoàn, đảm bảo rõ ràng, minh bạch và đúng thẩm quyền.

3. Quản trị rủi ro trong hoạt động của Tập đoàn

• Tổng hợp báo cáo đánh giá rủi ro từ các đơn vị, phân loại và lập báo cáo rủi ro trình Ban Tổng Giám đốc.

• Nhận diện, phân tích các nhóm rủi ro trọng yếu (rủi ro chiến lược, hoạt động, tài chính, tuân thủ) và đề xuất biện pháp phòng ngừa, cảnh báo sớm.

• Triển khai, vận hành và định kỳ rà soát – hoàn thiện hệ thống quản lý rủi ro của Tập đoàn theo chuẩn mực quốc tế.

4. Các công việc khác

• Quản lý và cập nhật master data trên hệ thống trình duyệt điện tử (Digital Office).

• Quản lý ứng dụng thư viện văn bản lập quy (Apps VBLQ).

• Triển khai, giám sát việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 trong các đơn vị.

Job Requirement

1. Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên, chuyên ngành Luật, Quản trị Kinh doanh hoặc Quản lý Chất lượng.

• Tiếng Anh giao tiếp, có khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên ngành.

• Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ nhận thức và đánh giá nội bộ ISO 9001.

2. Kinh nghiệm làm việc

• Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý hệ thống quản lý chất lượng ISO, trong đó có ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý.

• Có kiến thức chuyên sâu về quản lý chất lượng, quản lý hệ thống, am hiểu các quy chuẩn và quy trình điều hành nội bộ doanh nghiệp.

• Nắm vững kiến thức pháp luật liên quan như Luật Doanh nghiệp, Bộ luật Lao động, Luật Xây dựng, Luật An toàn Lao động.

3. Kỹ năng

• Kỹ năng chuyên môn: hoạch định, kiểm soát và giải quyết vấn đề hiệu quả.

• Kỹ năng mềm: lãnh đạo nhóm, giao tiếp tinh tế, khả năng phối hợp và truyền đạt rõ ràng.

4. Yêu cầu khác

• Có khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực cao.

• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại các công ty có ngành nghề hoặc văn hóa tương đồng (tập đoàn đa ngành, bất động sản, đầu tư hoặc dịch vụ).