Thư ký đối ngoại

Job Description

- Chuẩn bị tài liệu: Soạn thảo, chỉnh sửa, và lưu trữ các tài liệu quan trọng như báo cáo, biên bản họp, hợp đồng, hoặc thư từ của Ban lãnh đạo

- Quản lý thông tin liên lạc: Xử lý email, điện thoại, hoặc thư từ thay cho Ban Lãnh đạo; lọc và chuyển tiếp thông tin quan trọng đến đúng đối tượng.

- Theo dõi công việc: Nhắc Ban Lãnh đạo về các deadline, sự kiện quan trọng, hoặc các nhiệm vụ cần ưu tiên.

- Tổ chức các cuộc họp hoặc sự kiện: Chuẩn bị tài liệu, biên bản, và các phương tiện cần thiết cho các cuộc họp của Ban Lãnh đạo hoặc các sự kiện quan trọng của công ty

- Điều phối giữa các phòng ban/đơn vị: Làm cầu nối giữa Ban Lãnh đạo và các bộ phận trong công ty, truyền đạt chỉ đạo của Ban Lãnh đạo, hoặc thu thập báo cáo từ các phòng ban/đơn vị

- Hỗ trợ đối ngoại: Sắp xếp các cuộc gặp với đối tác, khách hàng, hoặc cơ quan nhà nước; đôi khi đóng vai trò phiên dịch hoặc đại diện giao tiếp ban đầu.

- Xử lý thông tin nhạy cảm: Thư ký thường tiếp cận các thông tin chiến lược, tài chính, hoặc nhân sự quan trọng của công ty. Do đó, họ phải đảm bảo tính bảo mật

- Lưu trữ tài liệu: Quản lý và lưu trữ hồ sơ quan trọng của Ban Lãnh đạo hoặc của công ty, đảm bảo tuân thủ Luật Lưu trữ 2011

- Tham mưu: Trong một số trường hợp, thư ký có thể đưa ra ý kiến hoặc gợi ý dựa trên thông tin thu thập được

Job Requirement

1.Ngoại hình – tác phong - phẩm chất đạo đức:  

- Ngoại hình xinh xắn, ưa nhìn.

- Tác phong gọn gàng, nhanh nhẹn, tự tin

- Phẩm chất: Trung thực, bảo mật, cẩn thận, linh hoạt, và có khả năng làm việc dưới áp lực cao.

2. Giao tiếp và ứng xử:

- Kỹ năng giao tiếp tốt, không nói ngọng, nói lắp hoặc giọng địa phương.

- Ứng xử khéo lép, lịch sự.

- Có kỹ năng ngoại giao, xử lý tình huống linh hoạt

3. Trình độ chuyên môn:

- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Exel, Outlook…)

- Có khả năng sử dụng ngoại ngữ (Tiếng Anh, Tiếng Trung…) giao tiếp cơ bản

4. Yêu cầu về công việc:

- Biết quản lý, sắp xếp công việc và lịch làm việc khoa học. Làm được theo ca.