Thư ký hành chính

Job Description

CÁC CÔNG VIỆC LỄ TÂN:

- Nghe điện thoại, nối máy, tiếp nhận các thông tin từ Phòng Ban Đơn vị chuyển lên

- Quản lý phòng họp trực tiếp và trên HRM, quản lý VPP, thiết bị văn phòng, tài sản phòng họp, sắp xếp lưu trữ tài liệu phòng LĐ, quản lý đảm bảo đủ thành phần, tài liệu và công tác hậu cần cho các cuộc họp trực tiếp và online của LĐ

- Sắp lịch làm việc hàng ngày cho LĐ, nhắc các lịch họp định kỳ thường xuyên và quan trọng cho LĐ

- Đặt vé máy bay, khách sạn, làm visa, thanh toán, tạm ứng, quản lý công văn đi và đến, các hồ sơ giấy tờ chuyển lên

- Tiếp đón, hướng dẫn khách đến làm việc tại văn phòng

- Trực quầy văn phòng

CÁC CÔNG VIỆC MẢNG THƯ KÝ

- Tổ chức các cuộc họp (online, offline)

- Phân công theo dõi, tổng hợp báo cáo một số phòng ban đơn vị

-Tham gia và ghi chép biên bản họp

- Đốc thúc phòng ban báo cáo/trình duyệt theo lịch đã đăng ký, theo yêu cầu của LĐ

- Theo dõi các phòng ban thực hiện chỉ đạo của LĐ

- Theo dõi quản lý giờ giấc, nghỉ phép, tổng hợp KPI ngày/tuần/tháng của các cá nhân trong VPHĐQT

Các công tác khác do TBP/Chánh VP/LĐ giao

Job Requirement

- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành ngoại giao, văn hóa, hành chính công...Ưu tiên sinh viên mới tốt nghiệp bằng giỏi 
- Nữ, ngoại hình sáng, cao trên 1,6m. 
- Có khả năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt.
- Kỹ năng giao tiếp tốt. Có khả năng tiếng Anh là lợi thế.
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng.
- Tác phong chuyên nghiệp, tự tin.