THƯ KÝ TỔNG GIÁM ĐỐC

Job Description

1. Theo dõi lịch làm việc của Tổng giám đốc:

- Quản lý và theo dõi chi tiết lịch làm việc, lịch họp theo chỉ đạo từ Tổng giám đốc.

- Nhắc nhở và thông tin đến các Phòng ban/BP có liên quan đến lịch làm việc của Tổng giám đốc hoặc các buổi họp theo yêu cầu của Tổng giám đốc.

- Viết biên bản cuộc họp và văn bản hoá các chỉ đạo từ Tổng giám đốc.

- Tiếp nhận hồ sơ trình ký, tóm tắt nội dung cần ký duyệt và trình ký TGĐ. Đặc biệt có kiến thức về mảng mua hàng (báo giá, hợp đồng,...)

2. Tổng hợp báo cáo từ các Phòng ban/BP, theo dõi tiến độ thực hiện các kế hoạch triển khai công việc, báo cáo kịp thời với TGĐ:

- Tổng hợp báo cáo làm việc, tiến độ làm việc từ các Phòng ban/BP.

- Thiết lập phương thức báo cáo giữa các Phòng ban/BP bằng các hình thức, thiết bị phù hợp.

- Nắm bắt toàn bộ quá trình hoạt động và tiến độ công việc để cung cấp thông tin kịp thời đến Tổng giám đốc định kỳ/đột xuất.

3. Truyền tải thông tin từ Tổng giám đốc đến các Phòng ban/BP khi có yêu cầu:

- Nhận thông tin và chuyển đến các Phòng ban/BP trên hình thức văn bản và nhiều hình thức khác tuỳ tính chất công việc.

- Ghi nhận thông tin, phản biện, ý kiến từ các Phòng ban/BP và thông tin lại Tổng giám đốc để xử lý, có hướng giải quyết kịp thời.

- Ghi nhận thông tin, sự việc trong quá trình vận hành và báo cáo kịp thời.

- Tiếp nhận và tập hợp các hồ sơ trình ký từ các Phòng ban/Bộ phận và chuyển đến Tổng giám đốc; đảm bảo tính tuân thủ, nguyên tắc và bảo mật thông tin.

4. Thực hiện công tác chuẩn bị và hỗ trợ Ban TGĐ trong công tác tiếp khách, đoàn:

- Tiếp nhận thông tin khách ghé thăm và chuyển thông tin đến các bên liên quan.

- Đề nghị/yêu cầu các Phòng ban/Bộ phận liên quan thực hiện các công tác đón tiếp khách.

- Tham gia và hỗ trợ tiếp khách; ghi nhận thông tin quá trình tiếp khách.

5. Các công việc khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp.

Job Requirement

Yêu cầu về bằng cấp/chứng chỉ:

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành: Quản trị nhân sự, Quản Trị Kinh doanh, Thư ký văn phòng và các chuyên ngành liên quan nghiệp vụ Trợ lý – Thư ký.

- Trình độ ngoại ngữ: Đọc hiểu được các tài liệu bằng tiếng Anh. Có kỹ năng dịch thuật tốt.

- Trình độ vi tính: Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và các phần mềm ứng dụng.

 Yêu cầu về kinh nghiệm, kiến thức:

- Ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Trợ lý – Thư ký/Hành chính nhân sự.

- Am hiểu về công tác văn thư, lưu trữ. Ưu tiên ứng viên có kiến thức, nghiệp vụ Mua hàng .

 Yêu cầu khác về kỹ năng, khả năng:

-  Bảo mật thông tin, cẩn thận, chi tiết trong nghiệp vụ liên quan.

- Năng động, chủ động cao trong công việc.

-  Biết lắng nghe, cảm thông và chia sẻ.

- Kỹ năng giao tiếp tốt, truyền cảm và thuyết phục.

(Làm việc tại Bình Dương. Xe đưa rước từ HCM: Ngã 4 TĐ, Hàng Xanh, Quận 3, Gò Vấp, Tân Bình)