Thư ký/Trợ lý Chủ tịch kiêm TGĐ

Job Description

1. Công việc thường xuyên:

• Tiếp nhận và chuyển giao các chỉ đạo từ Chủ Tịch/Tổng Giám đốc tới các Khối/Phòng/Ban; đồng thời đôn đốc, giám sát việc thực hiện chỉ đạo được chuyển giao hoặc được chủ tịch chỉ đạo trong các cuộc họp để báo cáo cho Chủ Tịch/Tổng Giám Đốc.
• Điều phối, hỗ trợ công tác tổ chức như soạn thư mời, link họp online, sắp xếp nhân lực, tổng hợp báo cáo, tài liệu cho các buổi làm việc, cuộc họp hay sự kiện có Chủ tịch/Tổng giám đốc tham dự. Lên biên bản cuộc họp nếu có và follow up thực hiện.
• Chuẩn bị tài liệu, báo cáo và bài thuyết trình cho Chủ Tịch/Tổng Giám đốc.
• Hỗ trợ Chủ Tịch/Tổng Giám Đốc sàng lọc, phân tích, kiểm tra tính tuân thủ, hợp lệ, yêu cầu chỉnh sửa, nhận xét với các văn bản trước khi trình ký Chủ Tịch/Tổng Giám đốc.
• Tiếp nhận, kiểm tra tất cả các hồ sơ trình lên ban TGĐ, ghi nhận phản hồi và feedback cho các đơn vị, follow up thực hiện yêu cầu/ chỉ đạo nếu có theo từng hồ sơ.
• Đại diện cho Chủ Tịch/Tổng Giám đốc trong các cuộc hội đàm, cuộc gặp và các sự kiện ngoài Công ty khi được yêu cầu.
• Tổng hợp Báo cáo: Báo cáo nhanh đầu ngày, báo cáo trình ký cuối ngày, báo cáo tuần. Nhắc nhở các phòng ban thực hiện báo cáo đúng timeline.
• Quản lý, sắp xếp, nhắc lịch trình làm việc của Chủ tịch/TGĐ.
• Các công việc phát sinh khác được giao trực tiếp từ TGĐ (đặt vé máy bay, khách sạn, sắp xếp xe đưa đón, đặt tiệc nhà hàng, quà tặng khách hàng và 1 số công việc khác)
• Làm tờ trình Chi phí/tạm ứng/quyết toán/thanh toán chi phí liên quan các hạng mục công việc thực hiện cho các đối tác.
• Nhận/gửi các thư từ, bưu phẩm gửi/được gửi trực tiếp tới/từ Chủ tịch/TGĐ.
• Thực hiện các công việc phát sinh dưới sự chỉ đạo của Ban Tổng Giám Đốc.
• 2. Công việc khác:
• Các công việc khác theo yêu cầu của Chủ tịch, Ban Tổng Giám đốc.
• Dịch tài liệu (hỗ trợ).
• Nhận và hỗ trợ xử lý tài liệu từ các cá nhân/đơn vị Ngoài VP HCM.
• Các công việc khác hỗ trợ HCNS, MKT, ĐV ngoài.
• Phối hợp với mọi người trong Bộ phận để tổ chức các sự kiện, sinh nhật …của Công ty.

• 3. Công tác báo cáo:

• Theo dõi tổng hợp báo cáo hàng ngày, tuần, tháng của các Khối, phòng ban, bộ phận.
• Báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của cấp trên.

Job Requirement

Chuyển tiếp và giám sát chỉ đạo từ lãnh đạo đến các phòng ban.

Đại diện lãnh đạo tham dự các cuộc họp, sự kiện khi được ủy quyền.

Kiểm tra tài liệu trước khi trình ký.

Quản lý và điều chỉnh lịch trình của lãnh đạo.

Theo dõi tiến độ công việc, yêu cầu báo cáo từ các phòng ban.

Tham mưu và đề xuất giải pháp quản lý, phát triển.

Điều phối tổ chức các cuộc họp, sự kiện.

Truy cập thông tin cần thiết để hỗ trợ lãnh đạo.

Yêu cầu phối hợp từ các phòng ban.

Thực hiện quyết định ủy quyền khi cần.