Thực tập sinh hành chính văn phòng

Job Description

1. Công tác hành chính – giấy tờ

• Sắp xếp, lưu trữ và quản lý hồ sơ, chứng từ, hợp đồng (bản cứng và bản mềm) theo quy định.

• Theo dõi và cập nhật tình trạng các đề nghị thanh toán, hóa đơn… đảm bảo tiến độ xử lý đúng hạn.

• Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ thanh toán cho các chi phí hành chính (văn phòng phẩm, cà phê, đi lại, sửa chữa,…).

• Hỗ trợ lập các báo cáo định kỳ theo hướng dẫn: báo cáo sự cố kỹ thuật, báo cáo chi phí, báo cáo công việc,…

2. Tổ chức sự kiện nội bộ

• Phối hợp chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện văn phòng: setup không gian, liên hệ nhà cung cấp, hỗ trợ thanh toán,…

• Góp ý, đề xuất ý tưởng sáng tạo cho chủ đề, hoạt động, quà tặng,…

• Thu thập báo giá, theo dõi quy trình thanh toán cho các nhà cung cấp.

3. Các công việc hành chính khác

• Hỗ trợ đội ngũ kỹ thuật trong việc tổng hợp thông tin sự cố, chuẩn bị nội dung báo cáo (mô tả, hình ảnh, nguyên nhân, chi phí khắc phục,…).

• Thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của người hướng dẫn hoặc quản lý trực tiếp.

Job Requirement

• Sinh viên năm cuối/sắp tốt nghiệp các chuyên ngành Hành chính/Quản lý văn phòng/Quản trị kinh doanh/Nhân sự.

• Ưu tiên ứng viên có định hướng theo đuổi mảng hành chính – văn phòng hoặc nhân sự.

• Có thể thực tập toàn thời gian (full-time) trong 6 tháng.

• Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc tốt, cẩn thận, tỉ mỉ.

• Giao tiếp tiếng Anh khá, đọc hiểu văn bản tiếng Anh.

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Google Drive,…).

• Có tinh thần học hỏi, chủ động và trách nhiệm trong công việc.