Trợ lý phòng nhập khẩu (ưu tiên bán lẻ - tiếng Trung)

Job Description

1. Mục tiêu công việc

Đảm bảo việc đặt hàng nhập khẩu hàng hóa đúng tiến độ, đúng số lượng, chất lượng và tối ưu chi phí; duy trì quy trình làm việc hiệu quả với nhà cung cấp, hãng vận chuyển và các phòng ban liên quan.

2. Nhiệm vụ chính

• Quản lý đặt hàng & nhập khẩu

Tiếp nhận kế hoạch bán hàng/tồn kho để lập kế hoạch nhập khẩu phù hợp.

Đặt hàng với nhà cung cấp nước ngoài, theo dõi tiến độ sản xuất, giao hàng.

Kiểm tra, xác nhận hợp đồng, invoice, packing list và chứng từ liên quan.

• Theo dõi vận chuyển & thủ tục hải quan

Liên hệ forwarder, hãng tàu, hãng bay để đặt chỗ, theo dõi lịch vận chuyển.

Phối hợp với đơn vị khai báo hải quan, xử lý các vấn đề phát sinh khi thông quan.

Đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn và đạt chất lượng.

• Kiểm soát tồn kho & kế hoạch nhập hàng

Theo dõi số lượng hàng tồn, hạn sử dụng để đưa ra kế hoạch đặt hàng hợp lý.

Phối hợp với bộ phận kho để sắp xếp lịch nhập hàng.

• Quản lý chi phí & thanh toán

Kiểm tra chi phí vận chuyển, thuế, phí liên quan đến nhập khẩu.

Phối hợp với phòng Kế toán/Finance trong thanh toán.

• Báo cáo & phân tích

Lập báo cáo tình hình nhập khẩu định kỳ: sản lượng, chi phí, tiến độ.

Phân tích dữ liệu để tối ưu quy trình nhập hàng và giảm chi phí logistics.

• Xử lý sự cố (nếu có)

Giải quyết các vấn đề phát sinh: chậm trễ vận chuyển, sai sót chứng từ, thiếu hụt hàng hóa.

Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp/forwarder để khắc phục kịp thời.

Job Requirement

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Ngoại thương, Kinh tế, Logistics, Quản trị Chuỗi cung ứng hoặc liên quan.

Kinh nghiệm 2–3 năm trong lĩnh vực nhập khẩu, mua hàng quốc tế hoặc logistics, bán lẻ hàng tiêu dùng nhanh.

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, giải quyết vấn đề tốt.

Thành thạo tin học văn phòng; ưu tiên biết tiếng Trung thương mại.