Trợ Lý Vận Hành (Coworking Space)

Job Description

Mục tiêu công việc

Hỗ trợ SOM trong các công việc hành chính – tổng hợp – theo dõi tiến độ vận hành tại các site Coworking; đảm bảo báo cáo và luồng thông tin giữa các bộ phận được chính xác, kịp thời và đầy đủ.

Nhiệm vụ chính

A. Hỗ trợ điều phối và theo dõi vận hành

· Tổng hợp báo cáo vận hành định kỳ từ các site (tỷ lệ lấp đầy, sự cố, tình trạng trang thiết bị, phản ánh khách hàng).

· Theo dõi việc thực hiện các chỉ đạo, kế hoạch hoặc công việc do SOM giao.

· Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, biên bản họp, báo cáo và trình bày dữ liệu vận hành.

· Hỗ trợ quản lý và cập nhật hồ sơ tài sản, trang thiết bị, hợp đồng dịch vụ tại các site.

B. Hỗ trợ hành chính và truyền thông nội bộ

· Quản lý lịch làm việc, họp và công tác của SOM.

· Phối hợp giữa các bộ phận liên quan (Sales, CS, Kỹ thuật, Kho vận; vệ sinh; bảo vệ; kế toán) để đảm bảo thông tin thống nhất.

· Soạn thảo công văn, thông báo nội bộ, biểu mẫu và quy trình vận hành cơ bản.

C. Hỗ trợ dự án và cải tiến vận hành

· Theo dõi tiến độ các dự án mở rộng, cải tạo hoặc nâng cấp site.

· Ghi nhận ý kiến khách hàng và đề xuất cải thiện quy trình vận hành, dịch vụ.

· Hỗ trợ SOM trong việc tổng hợp dữ liệu cho các báo cáo chiến lược hoặc kế hoạch tháng/quý.

Job Requirement

4. Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học, ưu tiên các ngành: Quản trị Kinh doanh, Quản lý công nghiệp, Kinh tế, Văn phòng, hoặc tương đương.

• Ít nhất 1–2 năm kinh nghiệm trong vai trò trợ lý, điều phối, hoặc nhân viên vận hành. Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại Coworking / Văn phòng dịch vụ / Tòa nhà / F&B / Retail chain.

• Thành thạo Excel, Google Sheets, PowerPoint; biết sử dụng các công cụ quản lý công việc (Trello, Notion, Asana là lợi thế).

• Kỹ năng tổ chức, tổng hợp và theo dõi tiến độ công việc tốt.

• Giao tiếp, làm việc nhóm và xử lý tình huống linh hoạt.

• Biết giao tiếp và đọc hiểu tiếng Anh.

• Trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao.

• Năng động, chủ động học hỏi và hỗ trợ.

• Làm việc tốt trong môi trường áp lực cao và đa nhiệm.

5. Quyền lợi

• Mức lương: 12–15 triệu đồng/tháng (tùy năng lực).

• Chế độ: Lương tháng 13, Thưởng Tết, BHXH đầy đủ.

• Môi trường: Văn phòng hiện đại, đồng nghiệp thân thiện, làm việc chuyên nghiệp – năng động.

• Hoạt động gắn kết: Teambuilding, du lịch trong & ngoài nước hàng năm.

• Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 6 (nghỉ Thứ 7 & CN).

6. Địa điểm làm việc

384 Hoàng Diệu, Phường Khánh Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam hoặc các Chi nhánh khác theo sự phân công của Cty.