Trưởng bộ phận hành chính quản trị (upto 25 triệu)

Job Description

1. Quản lý vận hành hành chính
- Tổ chức và giám sát các hoạt động hành chính văn phòng: lễ tân, văn thư, tổng đài, tài sản, văn phòng phẩm, dịch vụ vệ sinh, an ninh, xe công.
- Quản lý chi phí hành chính, lập ngân sách và kiểm soát thực hiện theo kế hoạch.
- Quản lý và đánh giá các nhà cung cấp
2. Văn thư lưu trữ và làm thủ tục hồ sơ vệ sinh an toàn thực phẩm
- Theo dõi số văn bản và tổ chức lưu trữ hồ sơ: vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, đăng kí kinh doanh, hợp đồng,…
- Tập hợp hồ sơ và nộp hồ sơ cấp vệ sinh an toàn thực phẩm cho các cơ sở
3. Quản lý tài sản và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ
- Theo dõi xuất – nhập – tồn, kiểm kê định kỳ tài sản công ty
- Tổ chức bảo trì, sửa chữa, thay thế thiết bị văn phòng khi cần thiết
- Tiếp nhận nhu cầu, rà soát và đề nghị mua sắm, cấp phát đồng phục, quà tặng, đồ dùng nội bộ, vật tư tiêu hao
4. Công tác hậu cần và dịch vụ nội bộ
- Phụ trách hậu cần cho các hoạt động nội bộ: phòng họp, đào tạo, tiếp khách, công tác, hội nghị
- Phối hợp Phòng Văn hóa và Đãi ngộ thực hiện hậu cần cho các chương trình chăm sóc nhân viên: sinh nhật, nghỉ mát, teambuilding, các hoạt động văn hóa doanh nghiệp, hỗ trợ ốm đau, hiếu hỷ.
- Quản lý pantry, đảm bảo pantry vận hành trơn tru, sạch sẽ, đúng ngân sách, đầy đủ vật dụng, đồ ăn chất lượng cho cán bộ nhân viên
- Triển khai đặt vé máy bay, nơi ở cho cán bộ nhân viên đi công tác
- Tổ chức thực hiện việc hậu cần cho nhân sự cấp cao
5. Quản lý tòa nhà
- Theo dõi tình hình thực hiện nội quy của các đơn vị trong tòa nhà và nhắc nhở, tiếp nhận ý kiến của đơn vị
- Duy trì các điều kiện: vệ sinh, không gian, cơ sở vật chất, điện, nước tòa nhà
6. Phân công, hướng dẫn, đánh giá công việc nhân sự trong nhóm.

Job Requirement

- Tốt nghiệp Đại học trở lên.

- Có từ 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính - nhân sự, có ít nhất 1 năm kinh nghiệm vị trí trưởng nhóm ở công ty có quy mô đội ngũ văn phòng 100 người trở lên. Trong đó, có từ 1 năm trở lên quản lý tài sản, quản lý văn phòng; có từ 2 năm trở lên trong công tác thực hiện hậu cần cho sự kiện.

- Có kinh nghiệm quản lý đội nhóm từ 2 người trở lên.

- Giao tiếp: cởi mở, vui vẻ, kết nối tốt với đồng nghiệp, liên phòng ban

- Kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt

- Phẩm chất: Trung thực, chi tiết, tỉ mỉ, cẩn thận