Trưởng phòng quản lý đơn hàng

Job Description

1. Quản lý toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng logistics

- Tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ khách hàng trong lĩnh vực vận tải quốc tế (đường biển, đường bộ xuyên biên giới) và nội địa.

- Đảm bảo mọi bước từ khâu nhận đơn, booking, theo dõi hàng, khai báo hải quan, giao nhận cho đến thanh toán được triển khai theo đúng quy trình.

2. Phối hợp phòng ban liên quan

- Làm việc chặt chẽ với bộ phận Kinh doanh để tiếp nhận yêu cầu khách hàng và báo giá dịch vụ.

- Kết nối với bộ phận Vận hành, Kho bãi, Chứng từ để tổ chức luồng công việc trôi chảy, giảm thiểu thời gian chờ và chi phí phát sinh.

3. Điều phối và giám sát nhân sự

- Quản lý đội ngũ nhân viên xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, chứng từ xuất nhập khẩu.

- Theo dõi tiến độ công việc từng cá nhân, phân công hợp lý, đảm bảo KPI về thời gian và chất lượng dịch vụ.

4. Kiểm tra và kiểm soát hồ sơ chứng từ

- Rà soát chi tiết hợp đồng dịch vụ, booking với hãng tàu/đối tác, vận đơn (B/L), bộ chứng từ XNK, tờ khai hải quan, hóa đơn, chứng từ thanh toán quốc tế.

- Đảm bảo tính chính xác, hợp pháp, tuân thủ quy định hải quan, luật thuế và pháp luật hiện hành.

5. Làm việc với đối tác trong và ngoài nước

- Duy trì và phát triển quan hệ với hãng tàu, đại lý, forwarder, nhà vận tải đường bộ/đường biển quốc tế.

- Đàm phán giá cước, điều kiện dịch vụ, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

6. Phân tích và cải tiến quy trình

- Theo dõi hiệu suất xử lý đơn hàng (tỷ lệ đúng hạn, sai sót chứng từ, chi phí phát sinh...).

- Đề xuất cải tiến để rút ngắn thời gian xử lý, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

7. Định hướng chiến lược

- Tham gia cùng Ban Giám đốc xây dựng kế hoạch mở rộng dịch vụ logistics, phát triển tuyến vận tải mới và thị trường cross-border.

- Đề xuất giải pháp số hóa (hệ thống ERP, phần mềm quản lý đơn hàng) nhằm nâng cao năng lực quản lý và cạnh tranh.

8. Công tác khác

Thực hiện các công việc, nhiệm vụ khác do BGĐ yêu cầu, chỉ đạo

Job Requirement

-          Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Ngoại thương, Xuất nhập khẩu, Logistics, Kinh tế vận tải,...

-          Có kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistic, đọc hiểu chứng từ xuất nhập khẩu tốt

-          Kỹ năng quản lý và điều phối: Có khả năng giám sát, đôn đốc công việc

-          Kỹ năng giao tiếp & đàm phán: Có khả năng làm việc với đối tác, nhà cung cấp, khách hang.

-          Kỹ năng tổ chức & sắp xếp công việc: Có thể quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc và làm việc dưới áp lực cao.

-          Có kỹ năng lập kế hoạch và triển khai kế hoạch.

-          Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Power Point).