Cách cải thiện kỹ năng tổ chức công việc

Đại dịch làm ảnh hưởng đến ta nhiều hơn tưởng tượng. Đối tác, khách hàng, dây chuyền vận hành bị ảnh hưởng cũng tác động đến các đầu việc hàng ngày của ta. Kỹ năng tổ chức là công cụ sắc bén cần thiết để ta kiểm soát tốt bản thân và guồng quay của tập thể.

Một doanh nghiệp hiệu quả là một tổ chức sở hữu bộ máy vận hành trơn tru, cả về năng lực nhân viên và hoạt động tổng thể. Vì thế, kỹ năng tổ chức của người lãnh đạo liên quan rất lớn đến sự suôn sẻ và thành công của doanh nghiệp.

Cùng CareerBuilder khám phá các mẹo “nâng cấp” kỹ năng tổ chức của bạn:

Quản lý thời gian

Thời gian - bản thân nó chính là một loại hàng hóa cần được sử dụng khôn ngoan.

Vì vậy, các nhà lãnh đạo phải học cách để tối ưu hóa cách sử dụng thời gian, và truyền thụ các kỹ năng này cho nhân viên, để họ biết cách hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, ưu tiên những trách nhiệm quan trọng, và thực hiện các cuộc họp hiệu quả.

Tổ chức nguồn lực

Là quản lý, bạn phải giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc: kế hoạch tài chính, nhân sự, chiến lược tăng trưởng… Do đó, trên bàn làm việc hoặc trên máy tính của bạn sẽ có nhiều tài liệu, email và ghi chú về các lĩnh vực quản lý khác nhau.

Bạn cần tổ chức hợp lý tất cả các mục này để có thể lưu trữ và theo dõi, và chia sẻ chúng với những người khác khi cần. Cho dù đây là tài liệu bản cứng hay file mềm, việc tạo hệ thống lưu trữ và thiết lập các tùy chọn chia sẻ là điều cần thiết để đảm bảo hiệu suất.

Lên kế hoạch trước

Bạn không tổ chức công việc chỉ để giải quyết những vấn đề hiện tại mà còn cho cả tương lai. Để đảm bảo khả năng cạnh tranh trên thị trường, người quản lý bắt buộc phải luôn nghĩ về tương lai và chuẩn bị tài chính, nguồn lực, nhân sự và nguyên liệu cần thiết để giải quyết các vấn đề hoặc đơn giản là nâng cấp năng lực của nhóm, bộ phận, doanh nghiệp.

Ý tưởng kinh điển để luôn ngăn nắp và bao quát là lập danh sách theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ: Theo dõi danh sách việc cần làm, nên làm, muốn làm hoặc đơn giản là lời nhắc cuộc gọi hoặc cuộc họp cần thực hiện.

Bắt đầu ngày của bạn sớm hơn

Bạn có thể bị kiệt sức sau một ngày dài trước đó, nhưng tạo thói quen đến văn phòng sớm thực sự có thể giúp bạn tổ chức tốt hơn nữa.

Khi bạn đến cùng lúc với các nhân viên của mình, bạn thường bị cuốn theo những yêu cầu, vấn đề cần giải quyết ngay cũng như các cuộc nói chuyện phiếm xung quanh văn phòng.

Ngược lại, khi bạn là người đầu tiên đến nơi, bạn có không gian và thời gian lên kế hoạch trước và đầu tư thời gian cho những đầu việc ưu tiên để bạn cũng như cả bộ phận dưới quyền có một ngày hiệu quả.