Sổ tay nhân sự: Cuộc gọi cho ứng viên - không chỉ là cuộc gọi

Bạn đã lọc được ra nhân viên tiềm năng trong cả xấp hồ sơ sau khi phỏng vấn. Nhưng lúc này, chính bạn cũng là người cần để lại ấn tượng tốt để nhân viên "chốt đơn". Đừng bỏ qua một số bước cơ bản nhưng tế nhị để ứng viên vui vẻ đến phỏng vấn và rồi có thể đi làm "luôn và ngay" nhé.

1. Xác định nhóm các ứng viên tốt nhất

Mục đích khi thực hiện nhiều cuộc phỏng vấn là để bạn tìm ra các ứng viên hàng đầu rồi đánh giá họ. Sau đó, xác định xem bạn phải tìm được người cho vị trí đó muộn nhất là trong bao lâu, và bạn có bao nhiêu ứng viên khả năng cao có thể vào việc trong thực tế. Nếu bạn bị thúc ép về thời gian, bạn có thể chỉ cần vài ứng viên lọt vào vòng cuối, như 5 chẳng hạn.

Xác định nhóm các ứng viên tốt nhất

2. Xác định hình thức phỏng vấn

Trước khi bạn liên hệ với các ứng viên để phỏng vấn, hãy quyết định cách thức tổ chức cuộc gặp mặt để đánh giá hiệu quả nhất trình độ của họ. Có thể là một cuộc phỏng vấn theo phòng ban để nhiều người cùng đánh giá các ứng viên. Hoặc, bạn có thể muốn mời các ứng viên tham quan văn phòng của bạn rồi phỏng vấn lẻ từng người.

3. Giải thích quy trình phỏng vấn

Khi bạn liên hệ với các ứng viên, hãy cho họ biết thông tin chính xác về: thời gian, địa điểm, người mà họ sẽ gặp và mục đích. Nếu bạn yêu cầu họ làm bài kiểm tra kỹ năng hoặc thực hiện một số nhiệm vụ nhất định, hãy báo trước để họ có thể chuẩn bị. Ngoài ra, hãy giải thích quy trình phỏng vấn tổng thể. Ví dụ: họ sẽ được báo về quyết định cuối cùng ngay sau vòng phỏng vấn này hay ứng viên còn phải đến phỏng vấn vòng tiếp theo vào một ngày khác.

Giải thích quy trình phỏng vấn

4. Đưa ra một số lựa chọn về thời gian

Chẳng hạn, hãy đề nghị họ đến vào một thời điểm nào đó trong tuần tới. Nhưng nếu họ làm việc toàn thời gian hoặc vướng các lịch khác, họ có thể đề xuất và hai bên cùng chốt thời gian nào là phù hợp nhất cho cuộc phỏng vấn.

5. Gửi tin nhắn hoặc email nếu bạn không thể liên hệ với ứng viên để phỏng vấn

Có lẽ điện thoại của họ không đổ chuông hoặc họ để quên ở nhà. Để lại tin nhắn để ứng viên biết bạn quan tâm, như vậy, bạn sẽ không bỏ lỡ những ứng viên đủ tiêu chuẩn. Điều này có vẻ đơn giản, nhưng đôi khi bộ phận nhân sự vẫn để lọt những “con cá to” vì không làm đúng mức.

Nhớ nêu rõ tên, chức danh, bộ phận, công ty và thông tin liên hệ của bạn. Nhắn họ về đề xuất của công ty cho cuộc phỏng vấn đầu tiên, cũng như chia sẻ rằng bộ phận tuyển dụng muốn tìm hiểu về họ rõ hơn. Cho họ biết khung thời gian phù hợp cho cuộc phỏng vấn để họ có thể xem lại thời gian biểu trước khi họ gọi lại cho bạn.