Mẹo năm mới: Chuẩn bị và tiến hành phỏng vấn

Ứng viên phải chuẩn bị tốt nhất để thể hiện hình ảnh có lợi cho bản thân. Còn bạn - chuẩn bị kỹ lưỡng và sau đó tiến hành phỏng vấn một cách bài bản để tận dụng tối đa công cụ tuyển dụng quan trọng này.

Mục đích của việc phỏng vấn tuyển dụng bao gồm: xác định ứng viên là người như thế nào; kỹ năng giao tiếp của họ tốt đến đâu; họ phản ứng như thế nào khi căng thẳng; liệu họ có các kỹ năng cho công việc; và liệu họ có trung thực trong hồ sơ xin việc hay không.

1. CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN

Dành đủ thời gian: Dành thời gian cụ thể, thực hiện cuộc phỏng vấn ở một địa điểm thích hợp, không bị gián đoạn bởi email, điện thoại hoặc các nhân viên khác. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung, đồng thời tạo ấn tượng chuyên nghiệp đầu tiên về công ty của bạn cho người nộp đơn.

Đọc CV trước: Hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ từng CV trước phỏng vấn. Tất nhiên, khi gặp một ứng viên, bạn nên có trong tay một bản cứng để tham khảo, nhưng đây không phải là lúc để hỏi: “Bạn đã làm những công việc gì?”. Nắm được thông tin ứng viên giúp bạn có thể tận dụng thời gian để tìm hiểu sâu hơn.

Viết một mô tả công việc hay: Nếu có một phác thảo cụ thể và kỹ lưỡng về những gì ứng viên sẽ làm cho vị trí ứng tuyển sẽ giúp đánh giá ứng viên dễ dàng hơn. “Biết những gì bạn đang tìm kiếm”: đâu là những điều cần có, những điều nếu-có-thì-tốt-hơn, và kỹ năng nào sau này có thể bồi đắp nhờ đào tạo?

Biết những điều vô hình: CV không thể diễn đạt một số giá trị vô hình mà một nhân viên có thể mang lại cho công việc. Hãy tự hỏi bản thân: những hành vi nào bạn mong đợi ở ứng viên? Bạn có thể có một ứng viên là phù thủy chốt sale nhưng lại là một thành viên teamwork tồi. Xác định trước những điều vô hình này trước sẽ giúp bạn thăm dò được chúng.

Viết trước một số câu hỏi cụ thể. Đừng chỉ cầm CV của ứng viên rồi ứng biến. Nên có khoảng 10 câu hỏi mẫu mà bạn sẽ hỏi từng ứng viên. Tác dụng của nó là bạn có thể so sánh câu trả lời của các ứng viên. Nó không có nghĩa là bạn chỉ bám vào duy nhất những câu hỏi này. Một người phỏng vấn có kỹ năng sẽ biết khi nào nên bỏ kịch bản hỏi đáp xuống.

2. TIẾN HÀNH PHỎNG VẤN

Giờ, sau khi chuẩn bị xong xuôi, bạn đã sẵn sàng để thực hiện một cuộc phỏng vấn hiệu quả với các bước cơ bản như sau:

Giới thiệu bản thân: Chào hỏi ứng viên một cách nhã nhặn thể hiện sự tôn trọng đối với họ và giúp họ cảm thấy thoải mái. Nói với họ điều gì đó về bạn và công ty. Đây là ấn tượng đầu tiên mà ứng viên có về bộ phận tuyển dụng của công ty, vì vậy hãy chuẩn bị văn phòng ngăn nắp và tắt điện thoại di động.

Tạo không khí: Chuẩn bị tinh thần cho ứng viên bằng cách nói qua những nội dung sẽ trao đổi trong nửa giờ tới hoặc lâu hơn. Hãy nhớ:  bạn cũng đang bị quan sát. Hành vi của bạn sẽ tạo nên ấn tượng cho cuộc phỏng vấn. Nếu bạn tỏ ra quá suồng sã, ứng viên có thể cảm thấy cuộc phỏng vấn bớt nghiêm túc. Nhưng nếu quá nghiêm túc thì lại làm ứng viên lo lắng. Trong cả hai thái cực, bạn sẽ đánh mất hiệu quả của cuộc phỏng vấn, nó cũng phản ánh hình ảnh và giá trị của doanh nghiệp bạn.

Xem xét công việc: Phân tích chi tiết hơn công việc đã nêu trong tin tuyển dụng để ứng viên đánh giá được vị trí này phù hợp với họ hay không. Hãy cho họ biết những nhiệm vụ và trách nhiệm cốt lõi, và bất kỳ điều kiện làm việc nào có thể ảnh hưởng đến họ. Cho biết vị trí đó là lâu dài hay tạm thời, hay theo thời gian dự án.

Bắt đầu với các câu hỏi khái quát: Bắt đầu phỏng vấn bằng một vài câu hỏi về lý lịch và mối quan tâm của ứng viên đối với vị trí đó. Hỏi về cách họ nhìn nhận bản thân trong công việc và những gì họ có thể đóng góp.

Xem lại CV của ứng viên: Hỏi ứng viên về các vị trí trong CV có liên quan đến vị trí bạn đang tuyển dụng. Hỏi họ về chi tiết công việc, trách nhiệm, những gì họ đã hoàn thành, những áp lực họ gặp phải. Hỏi về bất kỳ mâu thuẫn hoặc lỗ hổng nào trong thời gian làm việc hoặc học hành (mặc dù bạn sẽ thường nhận được một lời giải thích đơn giản). Hỏi về lý do họ rời bỏ công việc trong quá khứ hoặc hiện tại.

Hỏi một số câu hỏi nhất quán: Sử dụng bộ câu hỏi dành cho tất cả các ứng viên để so sánh họ và tìm ra người có kỹ năng và khả năng phù hợp nhất.

Thay đổi câu hỏi của bạn: Điều quan trọng là bạn phải đặt câu hỏi sát với nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên. Đừng quên: những câu hỏi mở sẽ tốt nhất khi phỏng vấn, chẳng hạn: "Thử thách khó khăn nhất mà bạn gặp phải trong công việc gần đây là gì?"

Cho ứng viên cơ hội đặt câu hỏi: Tự tin trả lời bất kỳ câu hỏi nào cho thấy bạn nắm tất cả các khía cạnh của vị trí, kỳ vọng của bạn với ứng viên, cũng như những lợi ích khi làm việc cho doanh nghiệp của bạn. Ứng viên nên có cơ hội đặt câu hỏi để xác định xem công việc và công ty có phù hợp với họ không. Các câu hỏi của họ cũng giúp bạn đánh giá liệu ứng viên đã chuẩn bị đầy đủ cho cuộc phỏng vấn và thực sự quan tâm đến công việc đó không. Một chiến lược hiệu quả là quy tắc 80/20: bạn hỏi 80% và trả lời 20% thời gian.

Hứa về thời gian phản hồi: Luôn báo trước cho ứng viên khoảng thời gian ước tính sẽ phản hồi về kết quả phỏng vấn. Đảm bảo ứng viên nhận được thông tin về kết quả cuối cùng hoặc bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng.