“Nhân tài online” - tìm và giữ

Việc tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa đang dần phổ biến. Nhưng sẽ có rất nhiều rào cản trong lần đầu tiên tuyển dụng nhân viên từ xa. Làm thế nào tuyển dụng được đúng người dù phỏng vấn qua camera? Không còn văn phòng kiểu truyền thống, làm thế nào để thu hút nhân tài? 

Tuyển dụng được rồi, lại có thêm các nghi ngại khác: Làm thế nào quản lý được chất lượng công việc và năng suất của nhân sự online? Làm thế nào để họ gắn bó với công ty, dù qua môi trường ảo? Mẹo từ các chuyên gia tuyển dụng lâu năm có thể trả lời rất nhiều câu hỏi.

Những rào cản trong lần đầu tiên tuyển dụng nhân viên từ xa

Sàng lọc ứng viên qua phỏng vấn trực tuyến
Đầu tiên, để thu hút ứng viên, thì tính minh bạch và rõ ràng về các giai đoạn nộp đơn, đánh giá và sàng lọc là điều cần thiết. Bằng cách này, ứng viên biết những gì mà công ty mong đợi và có thể chuẩn bị đúng cách.

Với các vị trí đòi hỏi nhân sự phải làm việc trực tiếp với đối tác, khách hàng, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu các ứng viên tự quay một đoạn video ngắn giới thiệu bản thân. Lưu ý: hãy đề nghị một video mà ứng viên có thể thực hiện dễ dàng nhất có thể (không nên để họ mất đến 2 ngày để sản xuất). Mục tiêu của bạn đơn giản là: muốn nghe ứng viên nói chuyện (nói có rõ nghe không? Ý tưởng có rõ ràng không? Thái độ và dung mạo cho phù hợp cho vị trí không?...).

Sau đó, tại vòng phỏng vấn qua cuộc gọi trực tuyến, ngoài các câu hỏi liên quan đến công việc, bạn có thể kiểm tra các loại kỹ năng mềm. Làm việc từ xa đòi hỏi tính độc lập và trung thực, bạn cần chú ý xem ứng viên có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp và liệu có phát triển được trong môi trường làm việc từ xa hay không. Vậy, chính bộ phận nhân sự cũng phải chủ động tiếp thị văn hóa doanh nghiệp cho ứng viên. Ngoài ra, công ty cũng cần tìm hiểu nhu cầu cá nhân, động lực và điểm mạnh của ứng viên.

Thúc đẩy kết nối
Khi đã tuyển dụng thành công, để giữ chân nhân sự mới, bộ phận nhân sự cần làm cho họ cảm thấy được chào đón và khuyến khích. Nhất thiết phải giới thiệu quy trình làm việc từ xa, cách công ty hỗ trợ thiết bị và công cụ kỹ thuật số cũng như các tài nguyên giúp họ có thể hoàn thành công việc.

Các thông tin cần cung cấp:
- Vấn đề thiết bị, thủ tục giấy tờ
- Hoạt động cốt lõi
- Văn hóa công ty 
- Cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số một cách hiệu quả, bảo mật

Quy trình 90 ngày hội nhập:
- 30 ngày đầu tiên: chia sẻ văn hóa công ty, giới thiệu nhân viên mới với đội nhóm và đối tác
- Ngày thứ 31 - 60: làm rõ các ưu tiên trong chiến lược kinh doanh và giao cho nhân viên những dự án đầu tiên 
- 30 ngày cuối: đề nghị nhân viên đặt ra các mục tiêu trong tương lai

Quy trình này không nhất thiết phải rập khuôn, mà hoàn toàn có thể tùy chỉnh cho từng vị trí, hoặc bộ phận. Nhưng trong 60 ngày đầu tiên, cần đào tạo cho nhân viên tính trách nhiệm đối với một nhiệm vụ cụ thể và nếu họ hoàn thành xuất sắc, giao cho họ nhiệm vụ mới. 

Duy trì giao tiếp với nhân viên
Điều kiện thiết yếu để làm việc từ xa hiệu quả là “khả năng kết nối” - giữa nhân viên với nhau và giữa quản lý với nhân viên. 

Khi không có các cuộc gặp gỡ, nói chuyện phiếm như ở văn phòng truyền thống, thì các cuộc họp online hàng tuần có thể là một cách để quản lý nhận ra tình trạng của nhân viên. Thử đặt các câu hỏi: “Chúng ta có thể làm gì để hoạt động hiệu quả hơn? Bạn mong muốn làm gì trong tuần tới? Phương pháp bạn dự kiến là như thế nào? Bạn có đặt ra mục tiêu nào cho tương lai?”... Có thể bạn sẽ nhìn được ra các sắc thái “giao tiếp phi ngôn ngữ” của nhân viên. 

Duy trì giao tiếp với nhân viên

Thậm chí, bạn có thể tổ chức “Ngày thứ 6 vui vẻ” - nhân viên có thể tham gia khi họ cảm thấy thích, để giao lưu. Đơn giản là bạn và các thành viên chỉ vào và trò chuyện về bất cứ điều gì trong cuộc sống, liên quan đến công việc hoặc không. Sự có mặt, khơi mào của lãnh đạo trong các sự kiện như thế này sẽ thúc đẩy sự kết nối trong mạng lưới nhân sự và làm nhân viên cảm thấy họ có giá trị. 

Thêm một bí kíp tuyệt vời mà các lãnh đạo có thể áp dụng để tạo cảm giác thân thuộc: thông báo các vấn đề quan trọng tới toàn công ty qua video thay vì gửi email. Những cảm xúc, hành động có vẻ ngẫu hứng này cho phép nhân viên nhìn thấy cảm xúc, các tín hiệu không lời trên khuôn mặt bạn. Cảm giác sẽ “thật”, chân thành và gần gũi hơn nhiều!

Có thể một số quản lý sẽ thấy các lời khuyên trên đây là xa vời, hoặc khó thực hiện, hoặc “không để làm gì”. Nhưng bạn không thể biết dịch bệnh kéo dài bao lâu, và trong tương lai, tình trạng giãn cách có khiến bạn phải tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa hay không. Việc tuyển dụng, đón tiếp, đào tạo nhân viên online sẽ còn ý nghĩa thực tiễn và khả thi. Hãy trang bị cho mình những công cụ phù hợp và thái độ sẵn sàng để vượt qua thử thách này. Một chút sai lầm trong quá trình thử nghiệm vẫn tốt hơn là bạn không bao giờ chuẩn bị để đón đầu xu hướng.