Sales Administration Officer ( Nhân viên hổ trợ kinh doanh)

Job Description

1. Xử lý đơn đặt hàng, trả hàng, quản lý free beer

- Nhận, Kiểm tra và tạo đơn hàng bán, beer free

- Kiểm tra tồn kho, công nợ, tiền hàng, vỏ chai két, tải trọng

- Báo đơn hàng cho vận tải

- Tạo đơn hàng xuất khẩu (nếu có)

- Nhận đơn hàng từ NPP, kênh siêu thị, hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng về đơn hàng

- Tạo PO (Purchase order) đặt bia từ kho, tạo PRO (Purchase refund order) và Palet kho

2. Xử lý thanh toán cho Sales team

- Tổng hợp kế hoạch làm việc, kiểm tra và thực hiện thanh toán market visit, chi phí công tác, hỗ trợ chấm trưng bày

- Thanh toán chi phí thuê xe, thuê văn phòng

- Tổng hợp thanh toán các chương trình khuyến mãi của Trade Marketing. Tổng hợp dữ liệu và chứng từ để thanh toán chương trình khuyến mại liên quan.

3. Làm hợp đồng, phụ trách làm thanh toán, kiểm tra xác thực thông tin điểm bán mới

- Kiểm tra thông tin, tạo và quản lý hợp đồng và thanh toán các khoản theo hợp đồng/ thỏa thuận cùng các bộ phận tài chính, pháp chế. (Listing Fee, Display, Flag ship, Business Partnership, Gold, Free beer)

- Quản lý mã khách hàng và cập nhật thông tin xuất hóa đơn, giao hàng và các điều khoản liên quan

- Thực hiện tổng hợp chi phí thanh toán theo hợp đồng mua bán

- Lưu trữ hồ sơ điểm bản, hợp đồng theo quy trình.

4. Quản lý hồ sơ tài sản bán hàng (tủ mát/tủ lạnh/máy bia tươi)

- Làm việc với Sales team và Draught & Cooler team để thực hiện thủ tục cho điểm bán và quản lý thiết bị bia tươi/tủ mát/tủ lạnh (Mở mới/thu hồi/luân chuyển/kiểm kê/thanh lý/làm hợp đồng,..)

5. Xử lý các công việc hành chính văn phòng cho Sales team khu vực phụ trách

- Chịu trách nhiệm về danh sách in thẻ tên nhân viên cho Sales team khu vực phụ trách

- Onboarding: Chịu trách nhiệm giao onboarding kit cho nhân viên mới vào ngày đầu nhân viên bắt đầu làm việc (mũ bảo hiểm, ba lô, đồng phục, các trang bị cần thiết cho nhân viên kinh doanh, thẻ nhân viên, thẻ ra vào ngoại trừ điện thoại/laptop)

- Offboarding: Chịu trách xác nhận lại các trang thiết bị onboarding kit nhân viên nghỉ việc hoàn trả

- Thực hiện tiếp nhận, kiểm tra và bàn giao hoá đơn cho đối tác của Sales team (Nếu có)

- Tập hợp, lưu trữ, kiểm tra tracking các báo cáo Xuất nhập tồn Nhà phân phối

- Thực hướng dẫn Sales team thực hiện đúng quy trình.

6. Các công việc khác theo sự phân công của Cấp quản lý trực tiếp

Job Requirement

Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (Ưu tiên tốt nghiệp các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, quản trị kinh doanh,..);

-      Ít nhất 1 năm kinh nghiệm Sales Admin, Admin văn phòng ở các công ty FMCG

-      Sử dụng thành thạo các phần mềm Office (Excel, Word trung cấp)

-      Trung thực, tinh thần làm việc trách nhiệm cao.

-      Cẩn thận, tỉ mỉ và thái độ làm việc tích cực, hợp tác tốt với đội nhóm, các phòng ban trong công ty.

-      Tiếng Anh đọc hiểu cơ bản;