Mẹo xử lý email hiệu quả

Viewed: 18,506

Hiện nay hầu như công việc nào cũng đòi hỏi việc giao tiếp qua email và bạn nhận email liên tục trong ngày. Nếu như bạn thấy email của mình luôn đầy và bạn không thể trả lời hết, hãy xem 10 mẹo dưới đây của chúng tôi để giúp bạn quản lý "núi email" hiệu quả hơn nhé.


1. Am hiểu về phần mềm email bạn đang sử dụng

Nếu bạn dùng Outlook, Gmail hay những chương trình khác, bạn cần nắm rõ email như lòng bàn tay mình. Điều này sẽ giúp bạn thông thạo các tính năng để giúp việc quản lý email của bạn hiệu quả hơn.

2. Tìm hiểu thêm về giá trị của email bạn gửi ra

Phần lớn thời gian mọi người dùng để viết email, sau đó lại gửi thêm email để giải thích về email trước đó. Hãy dành ít thời gian hơn cho việc gửi email và thay vào đó dành nhiều thời gian hơn cho việc luyện tập những thói quen tốt như: sự rõ ràng, sự chính xác, email ghi rõ những việc cần làm và tính liên quan trong công việc. 

3. Lọc những email quan trọng

Không phải email nào gửi đến bạn cũng cần bạn phải trả lời ngay lập tức. Hãy lọc những thông điệp quan trọng và ưu tiên những email đó để bạn không mất thời gian vào những email kém quan trọng hơn.

4. Đừng kiểm tra email quá thường xuyên

Đừng trở thành "nô lệ" của email. Cứ thấy email đến và trả lời sẽ làm giảm tính hiệu quả trong công việc của bạn. Bạn có thể dành ra 15 phút để kiểm tra email một lần và chia lịch khoảng vài lần trong ngày. Không nên đọc ngay khi email vừa tới. Đặc biệt không kiểm tra email vào buổi sáng sớm vì nếu vậy bạn sẽ chẳng tập trung làm gì được trong ngày.

5. Trả lời email đúng lúc

Trả lời email nhanh chóng sẽ tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người khác, tuy nhiên bạn cần phải cân đối công việc. Hãy theo nguyên tắc 2-2-2, tức là trả lời email trong vòng 2 tiếng sau khi nhận được.

6. Học cách sử dụng tính năng "tìm kiếm"

Bạn có thể sắp xếp email theo từng folder rất cẩn thận, nhưng hãy tập sử dụng tính năng "Tìm kiếm" và bộ lọc để xử lý công việc được nhanh hơn.

7. Xoá email rác

Ngoài email chính ra thì email rác cũng là một trong những nhân tố làm đầy hộp thư của bạn. Bạn có thể chọn màu sắc để biết ai gửi đến bạn, và lọc từ "unsubscribe" để chặn email rác.

8. Follow up - Archive - Hold

Nếu muốn hộp thư trống thì bạn phải đẩy email ra ngoài, phân loại email để theo dõi hoặc lưu trữ (archive). Hãy tạo 3 thư mục với 3 tên này để xoá những email không cần thiết sau khi bạn đã đọc xong.

 

Source: Nguồn: LifeHacker

VIP jobs ( $1000+ )

Tập Đoàn Karofi Holding
Tập Đoàn Karofi Holding

Salary : 1,500 - 3,000 USD

Hung Yen | Ha Noi

CÔNG TY CỔ PHẦN  AGRO NEXUS CAPITAL
CÔNG TY CỔ PHẦN AGRO NEXUS CAPITAL

Salary : 15 Mil - 25 Mil VND

Ho Chi Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN AGRO NEXUS CAPITAL
CÔNG TY CỔ PHẦN AGRO NEXUS CAPITAL

Salary : 15 Mil - 25 Mil VND

Ho Chi Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN AGRO NEXUS CAPITAL
CÔNG TY CỔ PHẦN AGRO NEXUS CAPITAL

Salary : 20 Mil - 60 Mil VND

Ho Chi Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN AGRO NEXUS CAPITAL
CÔNG TY CỔ PHẦN AGRO NEXUS CAPITAL

Salary : 20 Mil - 60 Mil VND

Ho Chi Minh

Tổng Công ty Cổ phần Công trình Viettel
Tổng Công ty Cổ phần Công trình Viettel

Salary : 18 Mil - 25 Mil VND

Hoa Binh

Công ty TNHH Olam Việt Nam
Công ty TNHH Olam Việt Nam

Salary : Competitive

Ben Tre

Công ty GS25 Vietnam
Công ty GS25 Vietnam

Salary : Competitive

Ha Noi

CÔNG TY TNHH ELASTEN VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH ELASTEN VIỆT NAM

Salary : 25 Mil - 40 Mil VND

Ha Noi

CÔNG TY CỔ PHẦN PCM
CÔNG TY CỔ PHẦN PCM

Salary : Competitive

Ho Chi Minh

Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Kỹ Nghệ Gỗ Trường Thành
Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Kỹ Nghệ Gỗ Trường Thành

Salary : 15 Mil - 35 Mil VND

Binh Duong | Ho Chi Minh

Công Ty TNHH FedEx Express Việt Nam
Công Ty TNHH FedEx Express Việt Nam

Salary : Competitive

Ho Chi Minh

Headhunter HRchannels Group
Headhunter HRchannels Group

Salary : 30 Mil - 30 Mil VND

Bac Ninh | Ha Noi | Bac Giang

Công ty Cổ phần Masscom Việt Nam
Công ty Cổ phần Masscom Việt Nam

Salary : Competitive

Ha Noi

Công Ty Cổ Phần Apollo Silicone
Công Ty Cổ Phần Apollo Silicone

Salary : 20 Mil - 30 Mil VND

Ha Noi

CÔNG TY TNHH LDC LOGISTICS VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH LDC LOGISTICS VIỆT NAM

Salary : Competitive

Binh Duong

FE CREDIT
FE CREDIT

Salary : Competitive

Ho Chi Minh

Công Ty TNHH Nhựa Tân Lập Thành
Công Ty TNHH Nhựa Tân Lập Thành

Salary : 25 Mil - 30 Mil VND

Ho Chi Minh

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THE ONE 5
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THE ONE 5

Salary : 20 Mil - 30 Mil VND

Ho Chi Minh

TOSHIBA VIETNAM CONSUMER PRODUCTS
TOSHIBA VIETNAM CONSUMER PRODUCTS

Salary : 35 Mil - 50 Mil VND

Ho Chi Minh

Beta Group
Beta Group

Salary : Competitive

Ho Chi Minh

 Confidential
Confidential

Salary : Competitive

Hai Phong

Masan Consumer
Masan Consumer

Salary : Competitive

Hau Giang

Công Ty TNHH ONE-VALUE Việt Nam
Công Ty TNHH ONE-VALUE Việt Nam

Salary : 1,800 - 2,000 USD

Ha Noi

Công Ty TNHH Nhựa Tân Lập Thành
Công Ty TNHH Nhựa Tân Lập Thành

Salary : Competitive

Ho Chi Minh

BSS Group
BSS Group

Salary : Up to 60 Mil VND

Ha Noi

Công Ty TNHH Nhựa Tân Lập Thành
Công Ty TNHH Nhựa Tân Lập Thành

Salary : Competitive

Ho Chi Minh

Similar posts "Career Path"

Các chứng chỉ tiếng Anh phổ biến nhất và cơ hội nghề nghiệp
Khám phá các chứng chỉ tiếng Anh như IELTS, TOEFL, TOEIC và Cambridge. Cùng CareerViet tìm hiểu đặc điểm, mục đích và cách chọn chứng chỉ phù hợp với nhu cầu.
Interior Design là gì & Các thông tin về vị trí Interior Designer
Interior Design là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành xây dựng - nội thất. Vậy Interior Design là gì? Hãy tìm hiểu qua bài viết của CareerViet nhé!
Nhân sự là làm gì? Các mảng công việc của phòng nhân sự
Nhân sự là gì? Cùng khám phá ngay khái niệm nhân sự, việc làm nhân sự, tiền lương và tính cách phù hợp để trở thành chuyên viên nhân sự nhé!
PR là gì? Các loại hình PR phổ biến và cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn
PR là gì? Hay PR là viết tắt của từ gì? Vai trò và các loại hình PR phổ biến hiện nay? Cùng CareerViet tham khảo ngay qua bài viết này để hiểu rõ hơn nhé!
Animation là gì? Những điều cần biết về ngành animation
Bạn muốn tìm hiểu về ngành Animation? Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về animation là gì, từ định nghĩa cơ bản đến những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.
Mockup là gì? Vai trò quan trọng và ứng dụng của mockup trong thiết kế
Mockup là cầu nối giữa ý tưởng và thực tế. Tìm hiểu mockup là gì, vai trò của mockup trong thiết kết tại sao mockup lại là công cụ không thể thiếu của designers
View more

Subscribe

Create job alerts. Free and Easy

Create now
Feedback