Mẹo xử lý email hiệu quả

Viewed: 18,438

Hiện nay hầu như công việc nào cũng đòi hỏi việc giao tiếp qua email và bạn nhận email liên tục trong ngày. Nếu như bạn thấy email của mình luôn đầy và bạn không thể trả lời hết, hãy xem 10 mẹo dưới đây của chúng tôi để giúp bạn quản lý "núi email" hiệu quả hơn nhé.


1. Am hiểu về phần mềm email bạn đang sử dụng

Nếu bạn dùng Outlook, Gmail hay những chương trình khác, bạn cần nắm rõ email như lòng bàn tay mình. Điều này sẽ giúp bạn thông thạo các tính năng để giúp việc quản lý email của bạn hiệu quả hơn.

2. Tìm hiểu thêm về giá trị của email bạn gửi ra

Phần lớn thời gian mọi người dùng để viết email, sau đó lại gửi thêm email để giải thích về email trước đó. Hãy dành ít thời gian hơn cho việc gửi email và thay vào đó dành nhiều thời gian hơn cho việc luyện tập những thói quen tốt như: sự rõ ràng, sự chính xác, email ghi rõ những việc cần làm và tính liên quan trong công việc. 

3. Lọc những email quan trọng

Không phải email nào gửi đến bạn cũng cần bạn phải trả lời ngay lập tức. Hãy lọc những thông điệp quan trọng và ưu tiên những email đó để bạn không mất thời gian vào những email kém quan trọng hơn.

4. Đừng kiểm tra email quá thường xuyên

Đừng trở thành "nô lệ" của email. Cứ thấy email đến và trả lời sẽ làm giảm tính hiệu quả trong công việc của bạn. Bạn có thể dành ra 15 phút để kiểm tra email một lần và chia lịch khoảng vài lần trong ngày. Không nên đọc ngay khi email vừa tới. Đặc biệt không kiểm tra email vào buổi sáng sớm vì nếu vậy bạn sẽ chẳng tập trung làm gì được trong ngày.

5. Trả lời email đúng lúc

Trả lời email nhanh chóng sẽ tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người khác, tuy nhiên bạn cần phải cân đối công việc. Hãy theo nguyên tắc 2-2-2, tức là trả lời email trong vòng 2 tiếng sau khi nhận được.

6. Học cách sử dụng tính năng "tìm kiếm"

Bạn có thể sắp xếp email theo từng folder rất cẩn thận, nhưng hãy tập sử dụng tính năng "Tìm kiếm" và bộ lọc để xử lý công việc được nhanh hơn.

7. Xoá email rác

Ngoài email chính ra thì email rác cũng là một trong những nhân tố làm đầy hộp thư của bạn. Bạn có thể chọn màu sắc để biết ai gửi đến bạn, và lọc từ "unsubscribe" để chặn email rác.

8. Follow up - Archive - Hold

Nếu muốn hộp thư trống thì bạn phải đẩy email ra ngoài, phân loại email để theo dõi hoặc lưu trữ (archive). Hãy tạo 3 thư mục với 3 tên này để xoá những email không cần thiết sau khi bạn đã đọc xong.

 

Source: Nguồn: LifeHacker

VIP jobs ( $1000+ )

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ HOÀNG SƠN
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ HOÀNG SƠN

Salary : Competitive

Ho Chi Minh

Wall Street English
Wall Street English

Salary : 10 Mil - 35 Mil VND

Binh Duong

CÔNG TY CỔ PHẦN PGT SOLUTIONS
CÔNG TY CỔ PHẦN PGT SOLUTIONS

Salary : Competitive

Ho Chi Minh

CÔNG TY TNHH JOB HOUSE
CÔNG TY TNHH JOB HOUSE

Salary : 15 Mil - 23 Mil VND

Ha Noi | Vinh Phuc

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TẦM NHÌN PHƯƠNG NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TẦM NHÌN PHƯƠNG NAM

Salary : 20 Mil - 26 Mil VND

Ho Chi Minh

LOTTE VIETNAM SHOPPING JOINT STOCK COMPANY
LOTTE VIETNAM SHOPPING JOINT STOCK COMPANY

Salary : 15 Mil - 25 Mil VND

Ho Chi Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TẦM NHÌN PHƯƠNG NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TẦM NHÌN PHƯƠNG NAM

Salary : 1,200 - 1,500 USD

Ho Chi Minh

EAST SEA ENERGY ENVIRONMENT COMPANY LIMITED
EAST SEA ENERGY ENVIRONMENT COMPANY LIMITED

Salary : Competitive

Ho Chi Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Salary : 20 Mil - 35 Mil VND

Ha Noi

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Salary : 13 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

ADC PLASTIC,. JSC
ADC PLASTIC,. JSC

Salary : 800 - 2,000 USD

Ho Chi Minh | Ha Noi | Binh Duong

Học viện Công nghệ BKACAD
Học viện Công nghệ BKACAD

Salary : 12 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

Suntory PepsiCo Việt Nam
Suntory PepsiCo Việt Nam

Salary : 28 Mil - 34 Mil VND

Can Tho

BIM Group
BIM Group

Salary : Competitive

Vinh Phuc

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Salary : 30 Mil - 45 Mil VND

Ha Noi

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Salary : 25 Mil - 35 Mil VND

Ha Noi

Yakiniku Like
Yakiniku Like

Salary : Competitive

Ho Chi Minh

NHÀ SÁCH TIẾN THỌ
NHÀ SÁCH TIẾN THỌ

Salary : 25 Mil - 35 Mil VND

Ha Noi

EQuest Education Group (EQG)
EQuest Education Group (EQG)

Salary : Competitive

Ha Noi

AIA Bảo Hiểm Nhân Thọ
AIA Bảo Hiểm Nhân Thọ

Salary : 12 Mil - 29 Mil VND

Ha Noi | Hung Yen

Similar posts "Career Path"

Interior Design là gì & Các thông tin về vị trí Interior Designer
Interior Design là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành xây dựng - nội thất. Vậy Interior Design là gì? Hãy tìm hiểu qua bài viết của CareerViet nhé!
Nhân sự là làm gì? Các mảng công việc của phòng nhân sự
Nhân sự là gì? Cùng khám phá ngay khái niệm nhân sự, việc làm nhân sự, tiền lương và tính cách phù hợp để trở thành chuyên viên nhân sự nhé!
PR là gì? Các loại hình PR phổ biến và cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn
PR là gì? Hay PR là viết tắt của từ gì? Vai trò và các loại hình PR phổ biến hiện nay? Cùng CareerViet tham khảo ngay qua bài viết này để hiểu rõ hơn nhé!
Animation là gì? Những điều cần biết về ngành animation
Bạn muốn tìm hiểu về ngành Animation? Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về animation là gì, từ định nghĩa cơ bản đến những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.
Mockup là gì? Vai trò quan trọng và ứng dụng của mockup trong thiết kế
Mockup là cầu nối giữa ý tưởng và thực tế. Tìm hiểu mockup là gì, vai trò của mockup trong thiết kết tại sao mockup lại là công cụ không thể thiếu của designers
Luật hấp dẫn là gì? Ứng dụng luật hấp dẫn trong công việc và cuộc sống
Luật hấp dẫn là gì? Cách sử dụng và ứng dụng luật hấp dẫn thu hút tiền bạc, tình yêu đặc biệt là công việc. Click để xem ngay bài viết sau!
View more

Subscribe

Create job alerts. Free and Easy

Create now
Feedback