Mẹo xử lý email hiệu quả

Viewed: 18,246

Hiện nay hầu như công việc nào cũng đòi hỏi việc giao tiếp qua email và bạn nhận email liên tục trong ngày. Nếu như bạn thấy email của mình luôn đầy và bạn không thể trả lời hết, hãy xem 10 mẹo dưới đây của chúng tôi để giúp bạn quản lý "núi email" hiệu quả hơn nhé.


1. Am hiểu về phần mềm email bạn đang sử dụng

Nếu bạn dùng Outlook, Gmail hay những chương trình khác, bạn cần nắm rõ email như lòng bàn tay mình. Điều này sẽ giúp bạn thông thạo các tính năng để giúp việc quản lý email của bạn hiệu quả hơn.

2. Tìm hiểu thêm về giá trị của email bạn gửi ra

Phần lớn thời gian mọi người dùng để viết email, sau đó lại gửi thêm email để giải thích về email trước đó. Hãy dành ít thời gian hơn cho việc gửi email và thay vào đó dành nhiều thời gian hơn cho việc luyện tập những thói quen tốt như: sự rõ ràng, sự chính xác, email ghi rõ những việc cần làm và tính liên quan trong công việc. 

3. Lọc những email quan trọng

Không phải email nào gửi đến bạn cũng cần bạn phải trả lời ngay lập tức. Hãy lọc những thông điệp quan trọng và ưu tiên những email đó để bạn không mất thời gian vào những email kém quan trọng hơn.

4. Đừng kiểm tra email quá thường xuyên

Đừng trở thành "nô lệ" của email. Cứ thấy email đến và trả lời sẽ làm giảm tính hiệu quả trong công việc của bạn. Bạn có thể dành ra 15 phút để kiểm tra email một lần và chia lịch khoảng vài lần trong ngày. Không nên đọc ngay khi email vừa tới. Đặc biệt không kiểm tra email vào buổi sáng sớm vì nếu vậy bạn sẽ chẳng tập trung làm gì được trong ngày.

5. Trả lời email đúng lúc

Trả lời email nhanh chóng sẽ tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người khác, tuy nhiên bạn cần phải cân đối công việc. Hãy theo nguyên tắc 2-2-2, tức là trả lời email trong vòng 2 tiếng sau khi nhận được.

6. Học cách sử dụng tính năng "tìm kiếm"

Bạn có thể sắp xếp email theo từng folder rất cẩn thận, nhưng hãy tập sử dụng tính năng "Tìm kiếm" và bộ lọc để xử lý công việc được nhanh hơn.

7. Xoá email rác

Ngoài email chính ra thì email rác cũng là một trong những nhân tố làm đầy hộp thư của bạn. Bạn có thể chọn màu sắc để biết ai gửi đến bạn, và lọc từ "unsubscribe" để chặn email rác.

8. Follow up - Archive - Hold

Nếu muốn hộp thư trống thì bạn phải đẩy email ra ngoài, phân loại email để theo dõi hoặc lưu trữ (archive). Hãy tạo 3 thư mục với 3 tên này để xoá những email không cần thiết sau khi bạn đã đọc xong.

 

  Nguồn: LifeHacker

VIP jobs ( $1000+ )

Indo Trans Logistics
Indo Trans Logistics

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

Indo Trans Logistics
Indo Trans Logistics

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

Huhtamaki (Vietnam) Ltd.
Huhtamaki (Vietnam) Ltd.

Salary: 12 Mil - 25 Mil VND

Binh Duong

Công Ty TNHH CJ Foods Việt Nam
Công Ty TNHH CJ Foods Việt Nam

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

Công Ty Cổ Phần Kapla Việt Nam
Công Ty Cổ Phần Kapla Việt Nam

Salary: 20 Mil - 40 Mil VND

Ho Chi Minh

Công Ty Cổ Phần Kapla Việt Nam
Công Ty Cổ Phần Kapla Việt Nam

Salary: 20 Mil - 40 Mil VND

Ho Chi Minh

Công Ty Cổ Phần Kapla Việt Nam
Công Ty Cổ Phần Kapla Việt Nam

Salary: 20 Mil - 40 Mil VND

Ho Chi Minh

Công Ty Cổ Phần Kapla Việt Nam
Công Ty Cổ Phần Kapla Việt Nam

Salary: 20 Mil - 40 Mil VND

Ho Chi Minh

 Confidential
Confidential

Salary: 40 Mil - 50 Mil VND

Ho Chi Minh

EUROFINS VIETNAM
EUROFINS VIETNAM

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

AEON HÀ ĐÔNG
AEON HÀ ĐÔNG

Salary: 23 Mil - 28 Mil VND

Ha Noi

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN BMK
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN BMK

Salary: 30 Mil - 35 Mil VND

Ha Noi

Starbucks Vietnam
Starbucks Vietnam

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ NĂNG LƯỢNG CERGY
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ NĂNG LƯỢNG CERGY

Salary: 10 Mil - 30 Mil VND

Ho Chi Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Salary: 10 Mil - 30 Mil VND

Ho Chi Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Salary: 20 Mil - 30 Mil VND

Ho Chi Minh

Wall Street English
Wall Street English

Salary: 70 Mil - 80 Mil VND

Ho Chi Minh

Công Ty TNHH Korea Rental Vina
Công Ty TNHH Korea Rental Vina

Salary: 20 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

CÔNG TY CỔ PHẦN THỜI TRANG PHAN NGUYỄN
CÔNG TY CỔ PHẦN THỜI TRANG PHAN NGUYỄN

Salary: 20 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

CÔNG TY TNHH JOB HOUSE
CÔNG TY TNHH JOB HOUSE

Salary: 15 Mil - 25 Mil VND

Ha Nam

CÔNG TY TNHH JOB HOUSE
CÔNG TY TNHH JOB HOUSE

Salary: 1,600 - 2,000 USD

Ha Noi

CÔNG TY TNHH JOB HOUSE
CÔNG TY TNHH JOB HOUSE

Salary: 15 Mil - 25 Mil VND

Ha Nam

Gem Multimedia SDN. BHD
Gem Multimedia SDN. BHD

Salary: Over 3,800 USD

Kuala Lumpur

CREASIA
CREASIA

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

Similar posts

Luật hấp dẫn là gì? Ứng dụng luật hấp dẫn trong công việc và cuộc sống
Luật hấp dẫn là gì? Cách sử dụng và ứng dụng luật hấp dẫn thu hút tiền bạc, tình yêu đặc biệt là công việc. Click để xem ngay bài viết sau!
Thu phục nhân tâm - Tuyệt kỹ quản lý nhân sự nhất định không nên bỏ qua
Có lẽ, tuyệt kỹ sự nghiệp là thu phục nhân tâm, làm sao dù không giỏi nghiệp vụ mà vẫn điều binh khiển tướng". Ở vị trí càng cao, lại càng vận dụng thuần thục, dùng như không dùng, vậy mới hay! Việc dụng người làm sao để được lòng người, chọn đúng người, đúng việc. Ở thì vui mà đi thì không hối tiếc mới là đáng nể.
Học logistic ra làm gì? Lương và cơ hội việc làm ra sao
Học Logistics ra làm gì? Mức lương ngành này là bao nhiêu? Tìm kiếm cơ hội việc làm cho ngành logistics ở đâu? Tìm hiểu ngay cùng CareerViet!
Học kinh tế ra làm gì? Cơ hội phát triển và mức lương ngành kinh tế
Học kinh tế ra làm gì? Mức lương ngành kinh tế là bao nhiêu? Những cơ hội việc làm cho ngành kinh tế sau khi ra trường? Tìm hiểu ngay nghề nghiệp tương lai hái ra tiền
Học luật kinh tế ra làm gì? Mức lương và cơ hội cho người học luật kinh tế
Học luật kinh tế ra làm gì? Hiện nay cơ hội nghề nghiệp nào cho người học luật kinh tế? Những khó khăn gì khi theo học ngành luật kinh tế tại Việt Nam?