Administrative Assistant - Trợ Lý Hành Chính

Job Description

Main missions:

• Assist Director on all administrative aspects of the company. (Human Resources, Accounting, logistic …)

Administration:

• Phone answer and coordination to each department depending on the caller.
• Welcoming all visitors and coordination with employees.
• Send and receive documents/ samples
• Manage office supplies, stationery, pantry orders, takes inventory of supplies, replenish and restock when necessary

Human Resources:

• Prepare labor contract following agreement / decision taken by Director
• Prepare registration with authorities for new employees
• Solving basic internal administrative issues
• Together with managers, grasp the situation and arrange employee support issues (eg: company policies, administrative procedures)
• Handling expats administration scope such as VISA, WP, etc.
• Support foreign Visitors with VISA, hotel, flight tickets, transportation…coordination for promotion/short business trip purposes.

Accounting:

• Invoice saving,
• Manage monthly payment for company expenses
• Keep accounting data available (contract, invoice, payment slip) to accountants.
• Provide data to authorities following law requirements
• Handle with local bank (taking bank statement and cash withdrawal)
• Petty cash management

Logistic:

• Manage fowarders on import – export activities
• Preparation of all importation documents
• Follow up the custom clearance procedure with suppliers
• Provide data to authorities following law requirements
• Respond to all other request from the director depending on other job demands.

----------------------------------------------------

Nhiệm Vụ Chính:

• Hỗ trợ Giám Đốc tất cả các công việc hành chính của công ty (Nhân Sự, Kế Toán, Logistic…)

Hành chính:

• Nhận - trả lời các cuộc gọi và chuyển cho các phòng ban liên quan
• Chào đón khách và liên kết với nhân viên.
• Nhận và gửi thư/ bưu kiện
• Quản lý vật tư văn phòng, văn phòng phẩm, đặt cơm trưa cho nhân viên, kiểm kê vật tư, và bổ sung khi cần thiết

Nhân Sự:

• Chuẩn bị hợp đồng lao động theo thỏa thuận / quyết định của Giám Đốc
• Đăng ký với phòng lao động cho nhân viên mới
• Giải quyết các vấn đề hành chính nội bộ cơ bản
• Cùng với các quản lý, nắm bắt tinh hình và sắp xếp các vấn đề hỗ trợ nhân viên (VD: các chế độ, thủ tục hành chính)
• Hỗ trợ các vấn đề về thủ tục visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài
• Hỗ trợ khách nước ngoài trong các vấn đề về, khách sạn, vé máy bay, phương tiện đi lại… trong các chuyến công tác ngắn ngày.

Kế toán:

• Lưu trữ hóa đơn
• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán các khoản chi hàng tháng
• Cập nhật thông tin (hợp đồng, hóa đơn, giao dịch ngân hàng) cho kế toán
• Cung cấp dữ liệu cho cơ quan theo quy định của pháp luật.
• Làm việc với ngân hàng địa phương (lấy sao kê ngân hàng và rút tiền mặt)
• Quản lý tiền mặt

Xuất nhập khẩu:

• Quản lý nhà vận chuyển thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu
• Chuẩn bị chứng từ cho các lô hàng nhập khẩu
• Giám sát quy trình khai hải quan với đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Cung cấp dữ liệu cho cơ quan theo quy định của pháp luật.
• Đáp ứng các yêu cầu khác từ cấp quản lý tùy thuộc vào nhu cầu công việc.

Job Requirement

Knowledge and Skills

• Knowing the responsibilities and the incurred risks.
• Bachelor degree: Major in Business Administration, Economics, Logistics or relevant fields
• Good knowledge about Incoterms, HS code, logistics and im-export procedures
• English communication 
• Ability to use office tools
• Knowledge about production flow
• Hard working, responsible and willing to learn;

Working location :

• IML CONTAINERS VIETNAM
• Lot F1, Road No.5 Hoa Binh IP, Nhi Thanh Commune, Thu Thua District, Long An Province

-----------------------------------------------

Kiến thức và kỹ năng

• Nhận biết được trách nhiệm và các rủi ro phát sinh
• Tốt nghiệp các ngành Quản trị kinh doanh, kinh tế, logistics hoặc các ngành liên quan
• Có kiến thức về Incoterms, HS code, logistics và quy trình xuất nhập khẩu
• Tiếng Anh giao tiếp
• Có khả năng sử dụng các công cụ vi tính văn phòng
• Kiến thức về chu trình sản xuất
• Chăm chỉ, có trách nhiệm và ham học hỏi;

Nơi làm việc:

• IML CONTAINERS VIETNAM
• Lô F1, đường số 5, KCN Hòa Bình, X. Nhị Thành, H. Thủ Thừa, T. Long An.