Giám đốc/ Quản lý Phòng khám

Job Description

1. Quản lý, điều hành hoạt động Tiền Sảnh:

• Quản lý hoạt động phòng khám.
• Tổ chức luồng công việc và đảm bảo đủ nhân viên để hoàn thành các nhiệm vụ.
• Đảm bảo nhân viên nhận được tham gia đào tạo định kỳ để cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc
• Tổ chức lịch làm việc Bác sĩ và các bộ phận khác để đảm bảo nhân sự phục vụ nhu cầu khách hàng.
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc các nhân viên hàng tháng.
• Phối hợp với bộ phận Sales B2B & SaleB2C lên kế hoạch cho việc triển khai các dịch vụ kiểm tra sức khỏe doanh nghiệp, cá nhân.
• Đảm bảo kỷ luật nhân viên tuản thủ theo quy trình.
• Kết hợp với HR để tuyển dụng nhân viên cho phòng khám.

2. Quản lý hoạt động về thanh toán và dịch vụ Bảo Lãnh Viện Phí (BLVP)

• Giám sát quy trình hỗ trợ BLVP tại mỗi phòng khám nhằm đồng nhất quy trình thực hiện; Giảm thiểu rủi ro tài chánh/ uy tín cho Công ty; Có thể kiểm soát được việc thu hồi công nợ cho Phòng khám.

3. Đảm bảo quy trình vận hành & Quản lý cơ sở vật chất

• Đảm bảo quy trình vận hành của Phòng khám trong việc cung cấp các dịch vụ cho khách hàng: Quản lý luồng bệnh nhân hợp lý, đảm bảo hoàn thành các hồ sơ bệnh án đầy đủ và chính xác của khách hàng cá nhân và khách hàng khám sức khỏe Doanh nghiệp
• Đảm bảo các hồ sơ pháp lý y tế, danh mục kĩ thuật theo đúng quy định của Sở Y Tế.
• Đảm bảo các trang thiết bị Y tế luôn trong tình trạng hoạt động tốt. Giám sát định kỳ có những kế hoạch bảo dưỡng/ bảo trì định kỳ
• Đảm bảo cơ sở vật chất trong và ngoài của Phòng khám luôn sạch sẽ và được bảo trì bởi đội vệ sinh, bảo vệ và bảo trì
• Đảm bảo quản lý công suất của phòng khám và lập kế hoạch để phòng khám luôn hoạt động hết công suất

4. Giao tiếp & Dịch vụ khách hàng

• Duy trì giao tiếp tốt với bệnh nhân và khách hàng cá nhân doanh nghiệp.
• Đảm bảo giữ bí mật nghiêm ngặt với thông tin y tế của khách hàng.
• Dẫn dắt các cuộc họp hoạt động hàng tuần của phòng khám với tất cả nhân viên chủ chốt để đảm bảo giải quyết các vấn đề kịp thời.
• Đảm bảo giao tiếp tốt với khách hàng mọi lúc.
• Phối hợp với bộ phận Quản lý chất lượng dịch vụ KH, Tổng đài để giải quyết các khiếu nại khi phát sinh và xử lý vấn đề.
• Liên lạc với tất cả các phòng ban trong công ty cần thiết để hoàn thành dịch vụ của phòng khám
• Phát triển mối quan hệ chủ chốt với Điều dưỡng phụ trách Phòng khám, Giám sát vận hành Xét nghiệm, Giám đốc y khoa Phòng khám, các bác sĩ và Thư ký Giám đốc Phòng khám trong quản lý hành chính/mua sắm và các vị trí quản lý quan trọng khác.

5. Quản trị chi phí, doanh thu:

• Đảm bảo đạt được các mục tiêu doanh số.
• Kiến nghị, quản lý và kiểm soát ngân sách của Phòng khám.
• Phối hợp với bộ phận Kinh doanh B2B để đạt được các mục tiêu bán hàng doanh nghiệp
• Kiến nghị, đề xuất mở rộng các dịch vụ mới/ chuyên khoa mới để thích ứng với nhu cầu thay đổi của khách hàng

6. Các báo cáo và công việc khác

Job Requirement

-  Tuổi từ 30 – 45

- Đại học/Cao học các ngành dịch vụ, khách sạn, du lịch, quản trị hành chính văn phòng

- Tin học văn phòng: Word, Excel, Power Point

- Anh văn nói và viết thành thạo, lưu loát

- Tác phong lịch thiệp, chuyên nghiệp

- Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng. Ưu tiên có kinh nghiệm trong lĩnh vực Chăm sóc Sức khỏe, y tế

- Có khả năng tư duy, định hướng tốt, xây dựng mục tiêu công việc ngắn hạn và dài hạn cho bộ phận.

-  Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai kế hoạch công việc

- Hiểu rõ nguyên tắc quản lý hành chánh cơ bản

- Kỹ năng trình bày, truyền đạt súc tích, mạch lạc và chặt chẽ đến nhân viên cấp dưới.

- Kỹ năng lập luận trên nền tảng cơ sở quan điểm vững chắc.

- Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, chuẩn mực đáp ứng yêu cầu trong ngành dịch vụ. Có khả năng xây dựng và duy trì tốt các mối quan hệ với khách hàng.

- Kỹ năng lắng nghe, tiếp nhận thông tin chính xác và giải quyết vấn đề linh hoạt, nhạy bén, đúng nguyên tắc công việc.

- Kỹ năng xử lý tình huống nhanh và linh hoạt

- Tự tin, quyết đoán

- Có khả năng truyền cảm hứng và tạo động lực cho đội/nhóm

- Chịu áp lực công việc cao. Không ngại thử thách và luôn là người tiên phong trong các cải thiện qui trình làm việc nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, chất lượng công việc.

- Khả năng chịu áp lực tốt, có khả năng thích nghi với hoàn cảnh, con người linh hoạt