Job Alerts
Viewed: 5,027
Trong hành trình phát triển, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là SME – thường gặp khó khăn trong việc đồng bộ và tối ưu hóa quy trình vận hành. Chuyên gia cố vấn doanh nghiệp Vanessa Phan, với gần 10 năm kinh nghiệm đồng hành cùng các công ty tại Việt Nam và Thái Lan, đã chia sẻ những phương pháp thực tiễn để giúp nhà quản lý nhận diện vấn đề và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Theo chia sẻ từ Vanessa, hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường đối mặt với:
Tối ưu rời rạc theo phòng ban: Các bộ phận chỉ tập trung giải quyết vấn đề riêng lẻ, thiếu sự kết nối tổng thể.
Đánh giá cảm tính: Thiếu hệ thống chỉ số định lượng rõ ràng để đo lường và giám sát hiệu quả quy trình.
Điều này khiến cho doanh nghiệp khó kiểm soát chất lượng, khó cải thiện trải nghiệm khách hàng và khó đảm bảo tăng trưởng bền vững.
2.1. Rà soát cấu trúc tổ chức
Doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc xem xét cấu trúc phòng ban, vai trò, nhiệm vụ và KPI có rõ ràng, tránh chồng chéo hay bỏ sót.
2.2. Đánh giá nguồn lực nhân sự
Phân tích năng lực và số lượng nhân sự để đảm bảo phù hợp với mục tiêu tăng trưởng, đặc biệt trong bối cảnh mở rộng thị trường hay chuyển đổi mô hình kinh doanh.
2.3. Xác định nhóm quy trình ưu tiên
Vanessa khuyến nghị nên khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng và nhân sự nội bộ, từ đó chọn ra những quy trình ảnh hưởng lớn nhất đến doanh thu hoặc trải nghiệm khách hàng để tối ưu trước.
Để tránh việc đánh giá cảm tính, doanh nghiệp cần xác định rõ 3 tiêu chí cốt lõi:
Chất lượng: Đo lường thông qua mức độ hài lòng của người thụ hưởng (khách hàng hoặc nhân sự).
Tiến độ: Cam kết thời gian xử lý và so sánh với chuẩn ngành để đảm bảo tính cạnh tranh.
Số lượng: Khả năng mở rộng quy trình khi doanh nghiệp tăng trưởng.
Việc theo dõi ba chỉ số này hàng tháng giúp nhà quản lý nhanh chóng nhận diện vấn đề và điều chỉnh kịp thời.
Vẽ bản đồ quy trình tổng thể
Phân chia quy trình theo từng phòng ban và từng khâu nhỏ để dễ dàng xác định điểm nghẽn.
Giảm số lượng bước và nhân sự tham gia
Cắt bớt các công đoạn thừa, hạn chế việc quy trình đi qua quá nhiều bộ phận gây tốn thời gian.
Hạn chế phụ thuộc vào con người
Tự động hóa những công việc thủ công, chuẩn hóa kịch bản xử lý để giảm sai sót và tăng tốc độ.
Chuẩn hóa giao tiếp và luồng thông tin
Thiết lập một nguồn dữ liệu chung (single source of truth) để tránh sai lệch, nhầm lẫn và mất thời gian.
Liên tục giám sát và tối ưu
Không có quy trình nào hoàn hảo mãi mãi. Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi số liệu và cải tiến liên tục để không bị tụt hậu.
Xem ngay video chia sẻ chi tiết từ chuyên gia Vanessa Phan để hiểu rõ cách áp dụng 3 bước tối ưu quy trình cho doanh nghiệp của bạn!
Tối ưu quy trình vận hành không chỉ là bài toán kỹ thuật mà còn là chiến lược sống còn giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Với kinh nghiệm thực chiến, Vanessa Phan đã đưa ra một phương pháp toàn diện gồm 3 bước chính và 5 bí quyết áp dụng thực tiễn, giúp các nhà quản lý dễ dàng triển khai ngay trong doanh nghiệp của mình.
Source: CareerViet
Hot Job Recruiting
Salary : 14 Mil - 18 Mil VND
Ho Chi Minh | Binh Duong
Salary : 9 Mil - 11 Mil VND
Ho Chi Minh
Salary : 11 Mil - 13 Mil VND
Ho Chi Minh
Salary : 8 Mil - 12 Mil VND
Dong Nai | Binh Duong | Kien Giang
Salary : 16 Mil - 18 Mil VND
Ho Chi Minh
Salary : 12 Mil - 14 Mil VND
Tay Ninh | Long An | Ba Ria-VT
