Quyền lực mềm của người làm nhân sự: Chính trị công sở, xử lý xung đột và vai trò chiến lược thời AI

Được dẫn dắt bởi chị Phạm Thị Quý Hiền – Chuyên gia Nhân sự cấp cao với hơn 25 năm kinh nghiệm điều hành, Have A Tea Talk là chuỗi đối thoại giữa những nhà quản lý dày dạn kinh nghiệm, chia sẻ những góc nhìn đắt giá trong quản trị và hành trình tìm lại sự cân bằng nội tâm.

Khi sếp có vấn đề, người đầu tiên sếp tìm thường là phòng nhân sự. Khi nhân viên có điều khó nói, người họ tìm đến cũng là nhân sự. Vậy sức nặng của vị trí này nằm ở đâu: Chức danh hay ở thứ gì đó khó gọi tên hơn?

Trong số podcast lần này, Host Hiền Phạm trò chuyện cùng chị Lê Thị Hồng Ánh – Phó Tổng Giám đốc A11 Management Consulting Vietnam với sự điều phối của anh Lý Tấn Đạt – Trưởng Phòng Truyền thông - Đối ngoại của TT Viện Công nghệ Châu Á tại Việt Nam (AIT Vietnam). Từ những tách trà trong không gian đậm vị Nhật Bản, ba người cùng bàn về chuyện “tâm sự” với HR, cách xử lý mâu thuẫn nội bộ, chính trị công sở và vị thế của người làm nhân sự trong thời AI.

Cùng CareerViet nhìn lại cuộc trò chuyện thú vị này nhé!

Khởi động bằng những lá thăm: Nhanh, gọn và có cơ sở

Tập này mở đầu bằng phần bốc thăm, mỗi câu trả lời trong khoảng 30 giây để người xem hiểu hơn về hai vị lãnh đạo. Điểm chung của Chị Quý Hiền và Chị Hồng Ánh khá rõ cho các câu hỏi: Họp trực tiếp hay nhắn tin? Là chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự, hai chị thích nhận việc mới đầu tuần hay cuối tuần? Chuyên viên đi làm, liệu nên quyết nhanh rồi vừa làm vừa sửa, hay chắc cú rồi mới làm? Qua đó khởi động tập podcast bằng không gian thú vị, vui vẻ.

Nhân sự có phải là nơi để “tâm sự”?

Từ câu hỏi họp trực tiếp hay nhắn tin, anh Đạt Lý đã dẫn sang một tình huống quen thuộc: Sếp tìm nhân sự, nhân viên cũng tìm nhân sự. Vậy HR có phải nơi để tâm sự?

Chị Quý Hiền cho rằng nhân sự là nơi bạn có thể chia sẻ những trăn trở nghề nghiệp nhưng không phải nơi để phàn nàn. Tâm sự nên hướng về công việc và những ý tưởng giúp môi trường làm việc tốt hơn. Với người làm HR, việc cần làm là sàng lọc, và nếu đó là phàn nàn thì có thể dùng “coaching” để giúp nhân viên tự giải quyết vấn đề.

Chị Hồng Ánh nhìn theo một hướng đầy tự hào: Khi người ta nghĩ đến nhân sự để chia sẻ, nghĩa là nhân sự đã đủ uy tín cá nhân và năng lực giải quyết vấn đề để được tin tưởng. Không phải nghề nào cũng có được điều đó.

Nói “ngôn ngữ business” để đưa nhân sự lên tầm chiến lược

Với các bạn trẻ muốn nâng năng lực quản lý các bên liên quan, Chị Hồng Ánh nhấn mạnh việc định vị vai trò HR một cách chiến lược. Người làm nhân sự cần nhìn bằng góc nhìn quản lý và nói bằng ngôn ngữ lãnh đạo. Nhận “đặt hàng” rồi làm thì mới chỉ là vận hành. Điều cần làm là hiểu chiến lược tăng trưởng của công ty: 5 năm tới đi về đâu, ngành hàng nào là chủ lực, nên đặt con người vào những vị trí nào để tạo giá trị.

Nếu chưa được mời vào các cuộc họp kinh doanh thì sao? Lời khuyên của Chị Hồng Ánh là chủ động xin tham gia, ví dụ các buổi “review” kết quả kinh doanh hằng tháng. Mục đích không phải để tò mò mà để xem đội ngũ có đang thiếu người không, có xung đột nội bộ hay vấn đề trong năng lực lãnh đạo không. Từ đó, bạn có thể ghi chú lại, chia sẻ ngay nếu phù hợp, hoặc trao đổi riêng với những điều tế nhị, kèm gợi ý để người quản lý điều hành tốt hơn. Dần dần, khi thấy đóng góp của HR tạo tác động thật, họ sẽ tự mời nhân sự vào cuộc họp lần sau.

Chị Quý Hiền chốt lại: Khi bạn đem lại giá trị, người ta sẽ mời bạn như một người đồng đội “cùng chinh chiến”.

Xử lý xung đột: Đi tìm gốc rễ, đừng chỉ nhìn bề nổi

Chị Hồng Ánh chia sẻ rằng ở tổ chức nào cũng có mâu thuẫn và khi hai quản lý cấp cao không hợp tác, nhân viên dưới quyền cũng sẽ “im lặng theo sếp”. Việc “bằng mặt mà không bằng lòng” chỉ là phần nổi, người làm HR cần tìm ra nguyên nhân sâu xa phía sau. Các khách mời lần lượt chia sẻ về những câu chuyện chưa bao giờ kể, qua đó mang đến góc nhìn và các “mẹo” cho người làm nhân sự lẫn truyền thông xử lý các tình huống nhạy cảm ở công sở.

Chính trị công sở: Áp lực hay một kỹ năng cần học?

Nhiều bạn trẻ than mệt mỏi, thậm chí kiệt sức vì “chính trị công sở”. Thế nhưng, cả ba người trong buổi trò chuyện đều nhìn nó bằng một lăng kính tích cực hơn nhiều.

Với Chị Hồng Ánh, chữ “chính trị” nghe có vẻ to tát, nhưng thực chất chỉ là xây dựng những mối quan hệ tốt để công việc thuận lợi hơn. Chị nhấn mạnh đó phải là sự minh bạch, thẳng thắn và đôi bên cùng có lợi: Hôm nay mình hỗ trợ người khác, mai này khi gặp khó khăn, họ cũng sẵn lòng giúp lại mình. Còn nếu là lợi dụng nhau thì hoàn toàn không phải chính trị công sở theo nghĩa tích cực.

Từ góc nhìn của một chuyên gia truyền thông - đối ngoại, anh Đạt Lý cũng thấy rằng khi hiểu văn hóa tổ chức, cách các phòng ban tương tác và nguồn lực của từng bộ phận tác động đến doanh nghiệp ra sao, công việc sẽ trở nên dễ thở hơn. Nếu biết xử lý tốt, đây còn là cơ hội để mỗi người trưởng thành.

Chị Quý Hiền đi xa hơn khi coi chính trị công sở là một kỹ năng và càng lên cao càng cần được trang bị. Chị kể mình đã biết ít nhất hai doanh nghiệp đưa kỹ năng này vào khung năng lực của tổ chức, để người lên vị trí quản lý được đào tạo bài bản thay vì tự bơi.

Với tình huống “ma cũ bắt nạt ma mới”, Chị Quý Hiền khuyên hãy hỏi lý do phía sau. Có thể người mới chưa tự tìm hiểu mà hỏi liên tục khiến người cũ phiền lòng. Cũng có thể người cũ đang lo sợ mất việc, sợ không còn được quý mến như trước. Khi được chia sẻ rõ vai trò của người mới và lấy lại sự tự tin, họ sẽ sẵn sàng hỗ trợ.

Cùng xem toàn bộ cuộc trò chuyện Chính trị công sở & Bản lĩnh “lãnh đạo” tạo ảnh hưởng để hiểu thêm về kỹ năng đặc biệt này:

Quyền lực của phòng nhân sự nằm ở đâu?

Anh Đạt Lý chia sẻ một thách thức: Truyền thông nội bộ và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng cần sự phối hợp của nhiều bộ phận, nhưng không phải lúc nào mọi người cũng hưởng ứng, trong khi ép buộc bằng đánh giá cuối năm thì lại “quyền lực” quá. Vậy HR dựa vào đâu?

Anh Lý Tấn Đạt - Trưởng Phòng Truyền thông - Đối ngoại của TT Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam chia sẻ về thách thức trong truyền thông nội bộ & xây dựng thương hiệu tuyển dụng

Chị Quý Hiền đề nghị định nghĩa lại từ “quyền lực”: Đó là khả năng khiến mọi người hào hứng cùng tham gia. Muốn vậy, chương trình phải đáp ứng mục tiêu ban đầu, mang lại giá trị cho doanh nghiệp và nhân viên, và chính sách phải công bằng, tôn trọng. Cuối cùng là thay đổi cách quản trị: Truyền thông có hệ thống để mọi người hiểu vì sao có thay đổi.

Chị Hồng Ánh bổ sung thêm, quyền lực chính thức không đến từ chức danh mà đến từ những gì nhân sự mang lại. Hãy luôn trả lời được câu hỏi “What’s in it for me?” (Tôi sẽ được gì?) của nhân viên. Khi họ thấy cơ hội và quyền lợi, dù là cá nhân hay tổ chức, họ sẽ tự nguyện tham gia. Chị Quý Hiền gọi đó là quyền lực mềm.

Với các chính sách đưa ra, Chị Hồng Ánh nhấn mạnh bốn nguyên tắc: Công bằng, tôn trọng công ty, tuân thủ pháp luật và hướng đến giá trị dài hạn của tổ chức.

AI sẽ “lấy đi” hay “trả lại” thời gian cho nhân sự?

Những câu hỏi như “lương tháng này bao nhiêu”, “bảo hiểm đóng đủ chưa” ngày càng có thể tự tra cứu trên hệ thống. Vậy AI sẽ lấy đi việc gì của HR?

Theo Chị Hồng Ánh, AI là công cụ giúp công việc hiệu quả hơn. Thay vì mất cả 8 tiếng để xử lý dữ liệu, giờ đây có thể xử lý một lượng tài liệu dài chỉ trong khoảng 1 phút 30 giây. Công việc vận hành, giấy tờ sẽ giảm, nhờ đó người làm nhân sự có thêm thời gian cho chiến lược dài hạn và đồng hành với doanh nghiệp ở tầm cao hơn.

Anh Đạt Lý cũng chia sẻ ví dụ thực tế: Dùng công cụ AI để tạo 60 thư mời sự kiện trong 1 phút thay vì nhập tay từng tên hay thiết kế poster tuyển dụng nhanh chóng. Điều quan trọng là hiểu mình cần công cụ gì để dồn sức cho những hoạt động lớn hơn.

Chị Quý Hiền kết lại: AI không lấy đi công việc của người làm nhân sự, hãy yên tâm và trang bị năng lực mới để đi về hướng chiến lược.

Thông điệp khép lại: Chiếc cọ để tô màu cho công việc và cuộc sống

Như thường lệ, trước khi kết thúc, chị Hồng Ánh được mời chọn một món đồ từ chiếc mâm nông cụ để gửi gắm lời khuyên cho người trẻ. Chị chọn chiếc cọ.

Chị Hồng Ánh lựa chọn chiếc cọ để truyền thông điệp mỗi người hãy chủ động “tô vẽ” cho công việc mình đam mê thêm màu sắc

Theo chị, công việc không chỉ để mưu sinh. Hãy yêu công việc và biết trang bị những công cụ, đặc biệt là công nghệ, để “tô vẽ” màu sắc cho công việc lẫn cuộc sống. Khi đó, bạn không chỉ đạt mục tiêu nghề nghiệp mà còn cảm nhận cuộc sống rực rỡ và đa dạng hơn.

---

Chị Phạm Thị Quý Hiền có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Nhân sự tại các tập đoàn đa quốc gia thuộc lĩnh vực dầu khí, năng lượng mặt trời và viễn thông và FMCG. Với phong cách lãnh đạo chú trọng nuôi dưỡng nhiệt huyết và linh hoạt, chị luôn truyền cảm hứng để đội ngũ tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp, cộng đồng và môi trường.