Các mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp, tăng tỷ lệ chốt đơn

Báo giá là một khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi doanh nghiệp thường xuyên trao đổi và hợp tác với các đối tác lớn. Do đó một mẫu email gửi báo giá khách hàng được trình bày chuyên nghiệp sẽ truyền tải đầy đủ thông tin về sản phẩm, dịch vụ, mức giá và các điều khoản liên quan, qua đó tăng khả năng thuyết phục người nhận đưa ra quyết định. Hãy cùng CareerViet tham khảo những mẫu email báo giá thông dụng và cách trình bày phù hợp qua bài viết dưới đây để tăng cơ hội hợp tác thành công!

Cấu trúc mẫu email gửi báo giá khách hàng chuẩn, chuyên nghiệp

Một email báo giá chuyên nghiệp cần có bố cục rõ ràng để người nhận nhanh chóng nắm bắt nội dung cũng như thuận tiện phản hồi. Doanh nghiệp nên trình bày đầy đủ từ tiêu đề, lời chào, thông tin báo giá đến phần kết thúc để tạo thiện cảm trong quá trình trao đổi.

Cấu trúc của một email gửi báo giá khách hàng

Tiêu đề email báo giá

Tiêu đề là nội dung đầu tiên khách hàng nhìn thấy khi nhận email, vì vậy doanh nghiệp cần trình bày ngắn gọn và thể hiện đúng mục đích gửi thư. Nội dung nên đề cập sản phẩm, dịch vụ hoặc tên đơn vị gửi để người nhận dễ dàng nhận diện tra cứu khi cần.

Ví dụ:

• [Báo giá] Dịch vụ thiết kế website - Công ty ABC
• Báo giá sản phẩm X theo yêu cầu của Quý khách
• Gửi báo giá số BG-2026-001 - Công ty ABC

Lời chào và tên người nhận

Sau phần tiêu đề, lời chào sẽ là nội dung mở đầu để doanh nghiệp xác định rõ đối tượng nhận báo giá và thể hiện thái độ chuyên nghiệp khi trao đổi. Người gửi nên ưu tiên gọi đúng tên, chức danh hoặc đơn vị phụ trách nhằm tạo cảm giác chỉn chu, đồng thời hạn chế cách xưng hô quá chung chung. Tùy theo đối tượng nhận email, doanh nghiệp có thể tham khảo các cách chào như sau:

• Kính gửi Anh Nguyễn Văn A,
• Kính gửi Chị Trần Thị B,
• Kính gửi Quý Công ty XYZ,
• Kính gửi Phòng Thu mua - Công ty XYZ,

Giới thiệu người gửi

Tiếp nối lời chào, người gửi nên dành một phần ngắn để giới thiệu bản thân và doanh nghiệp, đặc biệt khi hai bên chưa từng liên hệ trước đó. Nội dung có thể đề cập tên công ty, lĩnh vực hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ chủ lực cùng một số thành tựu tiêu biểu có liên quan đến nhu cầu của khách hàng.

Nếu email do nhân viên phụ trách gửi, người viết nên nêu rõ họ tên và chức vụ để người nhận dễ xác định đầu mối trao đổi, đồng thời thể hiện tác phong chuyên nghiệp ngay từ lần liên hệ đầu tiên.

Ví dụ: “Tôi là Nguyễn Văn An, chuyên viên kinh doanh tại Công ty ABC - đơn vị chuyên cung cấp giải pháp thiết kế website cho doanh nghiệp.”.

Lời cảm ơn khách hàng đã quan tâm

Tiếp theo, người gửi cũng nên dành lời cảm ơn đến khách hàng vì đã quan tâm, chủ động liên hệ hoặc cung cấp thông tin về nhu cầu cần báo giá. Cách mở đầu này sẽ thể hiện thái độ trân trọng đối với cơ hội hợp tác, tạo bước chuyển tự nhiên trước khi trình bày sản phẩm, dịch vụ và mức giá cụ thể. Nội dung cảm ơn nên ngắn gọn, chân thành, phù hợp với ngữ cảnh trao đổi và tránh sử dụng những câu quá khuôn mẫu.

Ví dụ: “Cảm ơn Quý khách đã quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của Công ty ABC. ”.

Mục đích gửi email báo giá

Sau lời cảm ơn, người gửi cần nêu rõ mục đích của email để khách hàng nhanh chóng nắm bắt nội dung trao đổi. Phần này nên xác nhận báo giá đã được chuẩn bị dựa trên nhu cầu hoặc thông tin mà người nhận cung cấp và cho biết tài liệu được trình bày trực tiếp trong thư hay gửi kèm dưới dạng tệp đính kèm. Cách diễn đạt rõ ràng sẽ giúp khách hàng thuận tiện kiểm tra và hạn chế bỏ sót tài liệu quan trọng.

Ví dụ: “Căn cứ vào yêu cầu của Quý khách, chúng tôi xin gửi báo giá chi tiết trong tệp đính kèm.”

Thông tin báo giá tóm tắt

Sau khi nêu rõ mục đích gửi email, người gửi cần trình bày những thông tin chính trong báo giá để khách hàng nhanh chóng nắm được nội dung đề xuất. Phần này nên tập trung vào các yếu tố quan trọng liên quan đến sản phẩm, chi phí và điều kiện cung cấp. Các nội dung cần có trong bảng báo giá gồm:

• Tên sản phẩm hoặc dịch vụ: Xác định rõ hạng mục được báo giá, bao gồm tên sản phẩm, gói dịch vụ hoặc nội dung công việc để khách hàng dễ dàng đối chiếu.
• Số lượng, quy cách: Cung cấp thông tin về số lượng, mẫu mã, kích thước, thông số kỹ thuật hoặc phạm vi triển khai cụ thể của từng hạng mục.
• Đơn giá và tổng giá trị: Thể hiện mức chi phí tương ứng với từng sản phẩm, dịch vụ cùng tổng ngân sách dự kiến cần thanh toán.
• Thuế VAT: Ghi chú rõ giá báo đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế VAT để khách hàng chủ động tính toán chi phí.
• Chi phí vận chuyển hoặc lắp đặt: Liệt kê các khoản phí phát sinh liên quan đến giao hàng, thi công, cài đặt hoặc hỗ trợ kỹ thuật nếu có.
• Thời gian giao hàng: Nêu thời gian dự kiến bàn giao sản phẩm hoặc hoàn thành dịch vụ theo thỏa thuận giữa hai bên.
• Phương thức thanh toán: Cung cấp thông tin về hình thức thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện đi kèm.
• Thời hạn hiệu lực của báo giá: Xác định khoảng thời gian áp dụng mức giá để khách hàng chủ động đưa ra quyết định.
• Chính sách bảo hành, đổi trả nếu có: Đề cập các điều khoản hỗ trợ sau mua như thời gian bảo hành, điều kiện đổi trả hoặc quy trình xử lý khi phát sinh vấn đề.

Lưu ý: Người gửi không cần đưa toàn bộ bảng giá chi tiết vào nội dung email nếu đã có file báo giá đính kèm. Email nên giữ phần tóm tắt ngắn gọn, tập trung vào các thông tin quan trọng để khách hàng dễ theo dõi trước khi xem tài liệu chi tiết.

Tệp đính kèm

Đối với báo giá được gửi dưới dạng tài liệu riêng, doanh nghiệp cần ghi rõ tên tệp ngay trong nội dung email để khách hàng dễ nhận biết và kiểm tra. Cách đặt tên nên thể hiện loại tài liệu, mã báo giá hoặc thông tin liên quan đến giao dịch, qua đó hỗ trợ quá trình lưu trữ cũng như tra cứu thuận tiện.

Người gửi cũng nên kiểm tra kỹ nội dung, định dạng và phiên bản tài liệu trước khi gửi để tránh nhầm lẫn hoặc thiếu sót. Trường hợp có nhiều tệp đi kèm, từng tài liệu cần được liệt kê cụ thể để người nhận dễ theo dõi.

Ví dụ: “Tệp đính kèm: Báo giá số BG-2026-001.pdf.”

Đề nghị phản hồi đến khách hàng

Ở phần gần cuối email, doanh nghiệp nên đưa ra lời đề nghị phản hồi để khách hàng biết rõ bước tiếp theo cần thực hiện. Nội dung có thể hướng người nhận xác nhận báo giá, bổ sung thông tin còn thiếu hoặc phản hồi trước thời hạn nhất định để hai bên chủ động triển khai các bước tiếp theo. Nếu khách hàng cần thay đổi số lượng, quy cách, phạm vi dịch vụ hoặc các điều khoản liên quan, người gửi nên chủ động đề nghị liên hệ để trao đổi và điều chỉnh.

Ví dụ: “Quý khách vui lòng phản hồi xác nhận báo giá trước ngày 15/09/2026. Nếu cần bổ sung thông tin hoặc điều chỉnh nội dung, Quý khách có thể liên hệ với chúng tôi để được trao đổi cụ thể.”

Lời kết và chữ ký bên báo giá

Phần cuối email cần khép lại nội dung trao đổi bằng lời cảm ơn và thể hiện mong muốn hợp tác với khách hàng. Cách diễn đạt ở phần này nên lịch sự, ngắn gọn và phù hợp với tính chất giao dịch để duy trì thiện cảm sau khi người nhận xem báo giá.

Ngay bên dưới lời kết, người gửi cần bổ sung chữ ký với các thông tin cần thiết như họ tên, chức vụ, tên doanh nghiệp, số điện thoại và email. Các thông tin trong chữ ký sẽ tạo đầu mối liên hệ rõ ràng để quá trình phản hồi, thương lượng hoặc xác nhận báo giá giữa hai bên diễn ra suôn sẻ hơn.

Ví dụ: “Cảm ơn Quý khách đã dành thời gian xem báo giá. Chúng tôi mong có cơ hội hợp tác cùng Quý khách trong thời gian tới.”

Các mẫu Email báo giá cho khách hàng thường gặp

Mẫu email gửi báo giá khách hàng về tổng thể sản phẩm/ dịch vụ

Chủ đề: Báo giá sản phẩm và dịch vụ của Công ty ABC

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Trước tiên, Công ty ABC xin trân trọng cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi.

Căn cứ theo yêu cầu của Quý khách hàng, chúng tôi xin gửi đến Anh/Chị báo giá chi tiết cho [tên sản phẩm/dịch vụ]. Báo giá được xây dựng dựa trên những yêu cầu và thông tin Anh/Chị đã cung cấp.

Thông tin chi tiết về báo giá được đính kèm trong email, bao gồm:

• Tên sản phẩm/dịch vụ
• Số lượng, quy cách
• Đơn giá và tổng giá trị
• Thuế VAT
• Chi phí vận chuyển hoặc lắp đặt
• Thời gian giao hàng
• Phương thức thanh toán
• Thời hạn hiệu lực của báo giá
• Chính sách bảo hành, đổi trả nếu có

Kính mong Anh/Chị xem xét thông tin trong bảng báo giá đính kèm. Nếu cần trao đổi thêm hoặc có bất kỳ yêu cầu điều chỉnh nào, Anh/Chị vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết.

Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị và hy vọng có cơ hội hợp tác trong thời gian tới.

Trân trọng,

[Tên người gửi]
Công ty ABC
[Email]

Mẫu email báo giá đầy đủ thông tin sản phẩm

Mẫu email báo giá về việc tăng giá sản phẩm

Mẫu email này được sử dụng khi doanh nghiệp cần thông báo đến khách hàng về mức giá mới của sản phẩm sau khi có sự điều chỉnh. Nội dung cần thể hiện rõ ràng, minh bạch và có lý do phù hợp để người nhận hiểu được nguyên nhân thay đổi, hạn chế ảnh hưởng đến quan hệ hợp tác giữa hai bên. Email nên đề cập các nội dung chính như:

• Gửi lời cảm ơn khách hàng đã tin tưởng và đồng hành cùng doanh nghiệp trong thời gian qua.
• Thông báo cụ thể về sản phẩm áp dụng mức giá mới, tỷ lệ hoặc giá trị điều chỉnh nếu cần thiết.
• Giải thích ngắn gọn nguyên nhân tăng giá, chẳng hạn chi phí nguyên vật liệu, vận chuyển, sản xuất hoặc vận hành thay đổi.
• Nêu thời điểm chính thức áp dụng để khách hàng chủ động kế hoạch mua hàng và ngân sách.
• Cung cấp chính sách hỗ trợ, ưu đãi hoặc thời gian giữ giá cũ nếu doanh nghiệp có áp dụng.
• Để lại thông tin liên hệ nhằm hỗ trợ khách hàng khi cần trao đổi thêm về báo giá mới.

Mẫu email báo giá về việc tăng giá sản phẩm cần ưu tiên cách diễn đạt thẳng thắn nhưng khéo léo, tránh thông báo đột ngột hoặc giải thích quá dài dòng. Thông tin đầy đủ về mức điều chỉnh cũng như thời gian áp dụng sẽ giúp khách hàng chủ động cân đối kế hoạch, duy trì tính minh bạch trong quá trình hợp tác.

Email báo tăng giá sản phẩm với nội dung rõ ràng

Mẫu email gửi báo giá khách hàng theo từng hạng mục

Mẫu email gửi báo giá theo từng hạng mục phù hợp khi khách hàng cần nhận báo giá cho nhiều sản phẩm, dịch vụ hoặc hạng mục trong cùng một yêu cầu. Nội dung nên được phân chia rõ ràng theo từng nhóm để người nhận thuận tiện đối chiếu thông tin, chi phí và lựa chọn phương án phù hợp. Cấu trúc thường gồm:

• Lời cảm ơn khách hàng đã quan tâm, kèm phần giới thiệu ngắn về sản phẩm hoặc dịch vụ được đề xuất.
• Bảng giá chi tiết theo từng hạng mục, chẳng hạn:
  • Hạng mục 1: Các gói sản phẩm hoặc dịch vụ cùng đơn giá tương ứng.
  • Hạng mục 2: Những phương án tùy chọn, mức phí và đặc điểm nổi bật của từng lựa chọn.
  • Hạng mục 3: Dịch vụ tính theo giờ hoặc các yêu cầu riêng với cách xác định chi phí cụ thể.
• Thông tin liên quan đến thuế VAT, thời hạn áp dụng báo giá và chính sách ưu đãi dành cho đơn hàng có số lượng lớn.

Email báo giá từng hạng mục sản phẩm rõ ràng

Mẫu email gửi báo giá Logistics

Đây sẽ là mẫu email được sử dụng khi doanh nghiệp cần gửi chi phí vận chuyển, giao nhận hoặc các dịch vụ Logistics theo yêu cầu của khách hàng. Do đặc thù ngành có nhiều khoản phí liên quan đến tuyến đường, loại hàng cũng như phương thức vận chuyển, nội dung báo giá cần trình bày cụ thể để người nhận dễ kiểm tra. Các thành phần thường bao gồm:

• Lời chào và cảm ơn khách hàng đã quan tâm hoặc gửi yêu cầu báo giá.
• Thông tin lô hàng như loại hàng hóa, trọng lượng, kích thước, số lượng và địa điểm giao nhận.
• Phương thức vận chuyển bằng đường bộ, đường biển, đường hàng không hoặc hình thức phù hợp khác.
• Chi phí Logistics theo từng hạng mục như cước vận chuyển, phí bốc xếp, khai báo hải quan, lưu kho và các phụ phí liên quan.
• Thời gian vận chuyển dự kiến, lịch trình giao nhận và thời hạn hiệu lực của báo giá.
• Điều kiện thanh toán, chính sách bảo hiểm hàng hóa cùng những lưu ý phát sinh nếu có.

Mẫu email gửi báo giá Logistics cần thể hiện rõ từng khoản chi phí và điều kiện áp dụng để khách hàng có cơ sở dự trù ngân sách, so sánh phương án vận chuyển và lựa chọn dịch vụ phù hợp với đặc điểm lô hàng.

Email gửi báo giá dịch vụ Logistics đến khách hàng

Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh

Khi trao đổi thương mại với khách hàng hoặc đối tác nước ngoài, email báo giá bằng tiếng Anh cần truyền đạt chính xác các thông tin liên quan đến sản phẩm, chi phí và điều kiện giao dịch. Cách trình bày nên ngắn gọn, sử dụng thuật ngữ phù hợp và duy trì giọng văn chuyên nghiệp để hai bên dễ thống nhất nội dung. Email thường bao gồm:

• Lời chào phù hợp với người nhận, chẳng hạn Dear Mr./Ms. [Name] hoặc Dear [Company Name] Team.
• Lời cảm ơn dành cho khách hàng sau khi nhận được yêu cầu báo giá, như “Thank you for your interest in our products and services.”.
• Nêu rõ sản phẩm, dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng giá trị. Ví dụ: “Product A: 100 units - Unit price: USD 20 - Total: USD 2,000.”.
• Điều khoản thanh toán và giao hàng: Cung cấp thời hạn, phương thức thanh toán cùng thời gian dự kiến giao sản phẩm, chẳng hạn “Payment terms: 50% deposit and 50% upon delivery. Estimated delivery time: 7-10 business days.”.
• Thời hạn hiệu lực của báo giá cùng thông tin về tài liệu đính kèm - “This quotation is valid for 30 days from the date of issue.”.
• Khuyến khích khách hàng liên hệ nếu cần xác nhận hoặc trao đổi thêm - “Please feel free to contact us if you have any questions regarding this quotation.”

Mẫu email gửi báo giá tiếng Anh đến khách hàng

Lưu ý cách viết email gửi báo giá cho khách hàng tăng tỷ lệ chốt đơn

Để email báo giá hỗ trợ tốt hơn cho quá trình chốt đơn, doanh nghiệp cũng cần chú trọng cách trình bày dẫn dắt khách hàng đến bước phản hồi. Một số lưu ý dưới đây sẽ giúp nội dung email của bạn trở nên thuyết phục hơn, bám sát nhu cầu của người nhận:

Cá nhân hóa lời chào trong Email báo giá

Thay vì sử dụng một nội dung giống nhau cho mọi khách hàng, doanh nghiệp nên đưa tên người nhận hoặc thông tin liên quan vào tiêu đề và lời chào. Campaign Monitor cho biết email có tiêu đề được cá nhân hóa có khả năng được mở cao hơn 26% so với tiêu đề không cá nhân hóa. Doanh nghiệp cũng có thể khai thác dữ liệu về sản phẩm từng quan tâm, nhu cầu hoặc lịch sử trao đổi để nội dung sát với từng đối tượng hơn.

Nhắc lại nhu cầu trước khi nói về giá

Khách hàng cần hiểu báo giá được xây dựng dựa trên chính yêu cầu của họ thay vì nhận một bảng giá chung. Người gửi nên tóm tắt ngắn gọn sản phẩm, số lượng, phạm vi dịch vụ hoặc mục tiêu đã trao đổi rồi mới trình bày chi phí. Cách viết này sẽ tạo mạch nội dung rõ ràng và làm nổi bật mối liên hệ giữa nhu cầu thực tế với phương án doanh nghiệp đề xuất.

Trình bày giá rõ ràng và đưa ra 2-3 phương án về giá

Một con số đơn lẻ thường chưa đủ để khách hàng đánh giá giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ. Doanh nghiệp có thể xây dựng 2-3 phương án như Cơ bản, Nâng cao và Chuyên nghiệp, sau đó ghi cụ thể chi phí, quyền lợi cùng phạm vi áp dụng. Cách phân nhóm này sẽ giúp người nhận so sánh từng lựa chọn dựa trên ngân sách và nhu cầu thay vì chỉ tập trung vào mức giá thấp nhất.

Tạo lý do hợp lý để phản hồi sớm và đưa ra một lời kêu gọi hành động cụ thể

Email gửi báo giá cũng nên nêu rõ thời hạn hiệu lực của báo giá, thời gian áp dụng ưu đãi hoặc lịch giao hàng nếu các yếu tố này thực sự có giới hạn. Thông tin cụ thể tạo cơ sở để khách hàng chủ động cân nhắc thay vì trì hoãn phản hồi. Cuối thư, doanh nghiệp cần đưa ra lời kêu gọi hành động rõ ràng, chẳng hạn đề nghị xác nhận phương án đã chọn, phản hồi trước thời hạn hoặc liên hệ để điều chỉnh báo giá.

Có mẹo nào hỗ trợ báo giá nhanh, chính xác không?

Để có thể báo giá nhanh và chính xác bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin, biểu mẫu và các công cụ tự động phục vụ cho việc báo giá. Đối với các khách hàng yêu cầu thương lượng, bạn có thể gửi mẫu đơn thu thập thông tin để có cơ sở đánh giá mức chi phí phù hợp theo nhu cầu của khách hàng.

Như vậy, CareerViet đã chia sẻ chi tiết các mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả. Hy vọng những thông tin được chia sẻ trong bài sẽ giúp bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế, từ đó xây dựng email báo giá chỉn chu và tăng khả năng nhận được phản hồi tích cực.