6 chiến lược tạo động lực "từ xa"

Làm sao để tạo động lực cho nhân viên là mối quan tâm của hầu hết các lãnh đạo. Ngay cả khi không có đại dịch, 29% nhân viên nói rằng họ không có động lực làm việc. Khi nhân viên WFH thiếu động lực, rất khó để xoay chuyển tình thế, nhưng không phải là không thể.

Nhân viên thiếu động lực thường có năng suất làm việc thấp hơn đã đành. Họ còn có thể lan tỏa năng lượng tiêu cực cho cả nhóm. Nói cách khác, thiếu động lực giống như một loại virus phá hoại tinh thần làm việc chung, âm thầm lây lan mà bạn không biết.

Đó là lý do tại sao bạn cần để ý đến thái độ làm việc của từng thành viên trong nhóm, đặc biệt là trong thời kỳ WFH. Những chiến lược thúc đẩy động lực kinh điển dưới đây không chỉ đúng trong môi trường công sở bình thường, mà còn áp dụng được cả  với giai đoạn quản lý “từ xa”.

1. Đặt mục tiêu rõ ràng
Nhân viên không thể nhiệt huyết làm việc nếu không hiểu rõ công ty trông chờ gì ở họ. Với tư cách là người lãnh đạo, hãy nói rõ với cấp dưới về trách nhiệm và vai trò của họ, cũng như mục tiêu chung của công ty.

Đặt mục tiêu rõ ràng

Ngoài ra, bạn cũng nên thông báo cho cấp dưới về các quy tắc họ cần tuân thủ, ví dụ như:
- Online đúng giờ và ‘available’ trong khoảng thời gian quy định
- Phản hồi tin nhắn sau ít nhất … phút trong giờ làm việc
- Báo cáo tiến độ mỗi ngày vào cuối giờ làm việc

Lưu ý: Luôn đưa ra mục tiêu và quy tắc cụ thể cho việc ra quyết định của chính mình. Ví dụ, bạn muốn sản phẩm, dịch vụ của mình đạt được mức đánh giá 4 sao trong năm nay, thì bạn phải thông báo cho nhóm Chăm sóc khách hàng đầu tiên.

Mục tiêu đưa ra cũng phải thực tế và là điều nhân viên có thể nỗ lực đạt được. Nếu không, chúng có thể phản tác dụng và khiến cấp dưới của bạn ‘mất hứng’ làm việc.

2. Cho nhân viên biết vai trò quan trọng của họ
Nếu cấp dưới của bạn không biết tại sao mình phải làm việc này việc kia, đặc biệt là những việc nhàm chán như báo cáo tổng hợp, họ có thể chán ghét việc đó, dẫn tới thái độ ‘làm cho có’.

Người lãnh đạo thường không bao giờ giao việc vô nghĩa cho cấp dưới. Nhưng khi một người dành rất nhiều thời gian và công sức để hoàn thành một bài thuyết trình mà chỉ được sếp xem trong vòng 5 phút, họ có thể cảm thấy như thể đã phí phạm thời gian.

Do vậy, hãy giải thích kỹ cho nhóm của bạn về ý nghĩa của từng nhiệm vụ, từng dự án, giúp họ hiểu tầm quan trọng của chúng. Người lao động sẽ có tinh thần làm việc hơn khi biết rõ công việc của mình có tác động rõ ràng đến ‘bức tranh toàn cảnh’.  Điều này càng quan trọng khi kết nối trực tiếp mà mọi người có chủ yếu là qua màn hình video call.

3. Ghi nhận nỗ lực của nhân viên
Theo nghiên cứu từ Harvard Business Review, 40% người lao động sẽ nỗ lực làm việc hơn nếu người quản lý ghi nhận sự cố gắng của họ thường xuyên hơn.

Lời nói chẳng mất tiền mua - Đừng ngại khen ngợi cấp dưới khi họ hoàn thành tốt công việc. Không chỉ tăng động lực, điều này còn giúp họ trung thành với công ty hơn.

Ghi nhận nỗ lực của nhân viên

Bạn nên chia sẻ với cấp dưới về những kết quả mà nhóm/công ty đạt được. Trong đó, ghi nhận đóng góp của từng cá nhân với những thành tựu này. Sự ghi nhận nên được thể hiện một cách chân thành và càng cụ thể càng tốt. Lời nhận xét chung chung thường không hiệu quả. Nên khi khen ngợi bất kỳ ai, hãy nói cụ thể về những gì họ đã làm được và điều đó có tác động tích cực thế nào.

Ngoài ra, đừng đợi đến lúc review cuối năm mới khen cấp dưới. Hãy tạo thói quen cảm ơn và vinh danh cấp dưới ngay sau khi họ chứng tỏ thực lực.

4. Thường xuyên kiểm tra tiến độ
Tạo động lực không phải chuyện ngày một ngày hai mà là cả quá trình. Đó là lý do tại sao bạn nên kiểm tra tiến độ công việc thường xuyên. Như vậy, bạn sẽ đánh giá được thái độ làm việc ở cấp độ từng cá nhân và giải quyết sớm bất kỳ vấn đề nào phát sinh.

Ít nhất, hãy kiểm tra tiến độ làm việc của mỗi nhân viên dưới quyền 2 tuần một lần. Tốt nhất là cuộc gọi video trao đổi 1-1 để hai bên có thể thảo luận thẳng thắn về tình hình công việc, các tồn tại, khúc mắc và cơ hội phát triển nghề nghiệp.

5. Tin tưởng
Bạn không thích ủy thác nhiệm vụ? Bạn muốn tự mình đưa ra mọi quyết định và xử lý mọi vấn đề? Nếu đây là những gì bạn đang làm, có thể bạn đang không tin tưởng nhóm của mình.

Quản lý kiểu này có thể làm giảm tinh thần làm việc của nhân viên. Nếu bạn muốn thúc đẩy nhóm WFH, bước đầu tiên là tin tưởng họ.

Nếu bạn muốn thúc đẩy nhóm WFH, bước đầu tiên là tin tưởng họ

Khi giao nhiệm vụ cho thành viên trong nhóm, hãy để họ làm mà không can thiệp, trừ khi họ yêu cầu giúp đỡ. Mỗi khi bạn ủy thác nhiệm vụ, hãy nói rõ về kết quả bạn mong muốn. Chấp nhận rằng đôi khi một người có thể không thực hiện nhiệm vụ một cách chuẩn chỉnh ngay từ lần đầu như bạn mong muốn, nhưng đừng trông chờ vào sự hoàn hảo và hãy cho nhân viên cơ hội học hỏi.

6. Tạo cơ hội phát triển
Nhân viên có thể trở nên chán nản với công việc nếu họ không thấy có cơ hội thăng tiến ở công ty. Thậm chí, họ có thể đi tìm cơ hội này ở nơi khác.

Để đề phòng chuyện này xảy ra, hãy nói chuyện với từng cá nhân về mục tiêu của họ và cơ hội phát triển tại công ty. Mỗi khi công ty có vị trí tuyển dụng cho một dự án mới thú vị, hoặc ở một cấp cao hơn, bạn nên thông báo cho tất cả mọi người để họ không bỏ lỡ cơ hội.

Người lao động cũng dễ trở nên chán chường khi cảm thấy mình không làm tốt công việc được giao. Bạn có thể xử lý chuyện này bằng cách tổ chức các cuộc tọa đàm, khóa học, tập huấn… 
Điều quan trọng là tìm hiểu về kỹ năng và kiến thức của các thành viên trong nhóm trước khi tổ chức các chương trình tập huấn. Điều này giúp bạn biết được họ thiếu kỹ năng nào và hình thức hỗ trợ nào có lợi nhất lúc này.

Lợi ích của tạo động lực
Khi bạn tạo thêm động lực cho nhân viên WFH, bạn sẽ nhận lại nhiều lợi ích như:
- Tăng năng suất: Nếu các thành viên trong nhóm có động lực, họ sẽ làm việc nhanh hơn và đóng góp nhiều hơn, qua đó, thúc đẩy năng suất.
- Cải thiện tính chủ động: Những người có động lực có xu hướng chủ động hơn trong công việc, thậm chí sẽ tìm cách cải thiện quy trình, cách thức hoạt động của công ty.
- Giảm tỷ lệ thay thế nhân sự: Nhân viên có động lực có nhiều khả năng ở lại và gắn bó với công ty hơn. Điều này sẽ giúp tiết kiệm khá khá chi phí tuyển dụng, đào tạo cho công ty.