Chính sách "mạng xã hội" dành cho nhân viên

Hầu hết nhân viên của bạn đang sử dụng ít nhất một mạng xã hội. Chia sẻ của họ về công ty trên tài khoản cá nhân có thể tạo thời cơ hoặc nguy cơ tùy vào mức độ nhạy cảm của thông tin. Vì vậy, chính sách "mạng xã hội" nghe có vẻ xa lạ, nhưng hãy thử nghĩ về nó cũng như các quy định cần thiết trước khi bạn buộc phải giải quyết khủng hoảng truyền thông.

“Chính sách mạng xã hội” là gì?
Trong nhiều ngành nghề, sử dụng MXH trong giờ làm việc có thể ảnh hưởng đến năng suất và sự tập trung. Mặt khác, nó cũng tiềm ẩn một số nguy cơ làm giảm danh tiếng của công ty. Là một tổ chức, bạn cũng sẽ muốn có một tiếng nói thống nhất trên MXH cá nhân khi đề cập đến tổ chức cũng như các vấn đề kinh doanh, xã hội... và muốn tránh đăng tải những tuyên bố hoặc thông tin nhạy cảm.

Chính sách mạng xã hội cho nhân viên
Chính sách mạng xã hội cho nhân viên

Vì vậy, “Chính sách mạng xã hội” (Chính sách MXH) được tạo ra để nhắc nhở các giới hạn về nội dung mà nhân viên có thể đăng tải, cũng như nhằm hạn chế sử dụng MXH tại công sở. Thông qua chính sách này, nhân viên hiểu được các mức xử lý mà lãnh đạo quy định đối với những tài khoản gây hại cho danh tiếng công ty.

Chính sách MXH nên nghiêm ngặt đến đâu?
Các nhân viên sở hữu các tài khoản MXH của riêng họ, nên doanh nghiệp của bạn không có quyền can thiệp vào những nội dung mà họ đăng tải. Tuy nhiên, bạn có thể cho họ những hướng dẫn, quy định rõ ràng về những gì họ không nên đăng tải (vd: các dữ liệu bảo mật, thông tin hợp đồng, dự án đang ký kết) cũng như các hình thức kỷ luật nếu bài đăng của họ ảnh hưởng đến hình ảnh công ty (ví dụ: tạo cảm giác phản cảm, khiến khách hàng thù ghét dù người đăng không cố ý). Miễn là thông tin trên tài khoản MXH đó có dính líu đến công ty bạn, bạn có quyền đặt ra luật về việc đăng bài/ comment...

Đưa chính sách xuống nhân viên thế nào?
Chính sách MXH nên có sẵn trong Nội quy công ty hoặc Sổ tay ứng xử, cũng như được thông báo và nhấn mạnh trong “cuộc họp đào tạo - hội nhập” dành cho nhân viên mới. Và đảm bảo mọi nhân viên đều đã nhận được Chính sách này khi qua email nội bộ. Hãy đảm bảo rằng mọi nhân viên dễ dàng truy cập được các thông tin này, đọc nó, đặc biệt là những người làm truyền thông nội bộ hoặc đội ngũ truyền thông social (MXH).

Tất nhiên, hãy nhớ rằng đời sống MXH thay đổi liên tục. Có những luật lệ và chính sách về quyền riêng tư có thể là hợp lý trong thời điểm này, nhưng trở thành cổ hủ ở thời điểm khác. Vì vậy, hãy chịu khó cập nhật tình hình và cân nhắc xem chính sách MHX cho công ty bạn có cần điều chỉnh không.

Một mẫu chính sách MXH cơ bản với các yếu tố cần thiết:

Tóm tắt và mục tiêu
Chính sách MXH của công ty cung cấp khuôn khổ để sử dụng MXH. MXH là nơi mọi người trao đổi thông tin, ý kiến và kinh nghiệm để học hỏi, phát triển và giải trí. Dù bạn đang làm việc trên tài khoản của công ty hay sử dụng tài khoản cá nhân, bạn nên tránh ảnh hưởng hiệu suất công việc cũng như gây tổn hại cho tổ chức dưới bất cứ hình thức nào. Chính sách này cung cấp những quy định để tránh những nguy cơ do sử dụng MXH một cách bất cẩn.

Phạm vi
Công ty mong đợi tất cả nhân viên tuân theo chính sách này khi sử dụng MXH. Và “MXH” bao gồm toàn bộ biến thể của cộng đồng online như blog, MXH, các nhóm chat và diễn đàn, group, bao gồm nhưng không hạn chế: Facebook, Twitter, Instagram, Youtube, Lotus, Tiktok, Gapo...

Chính sách này căn cứ trên 2 hành động sử dụng MXH: 1. sử dụng MXH cá nhân tại nơi làm việc và 2. đại diện cho công ty qua MXH.

Sử dụng MXH cá nhân
Công ty cho phép các nhân viên sử dụng MXH tại nơi làm việc. Nhưng, công ty mong các bạn hành động có trách nhiệm và đảm bảo năng suất của bạn không bị ảnh hưởng.

Dù bạn dùng MXH nhằm phục vụ cho công việc hay mục đích cá nhân, bạn có thể dễ dàng bị phân tâm với số lượng lớn tin tức và nội dung trong đó. Vì vậy, hãy hạn chế việc sử dụng trong giờ hành chính và ngoài phạm vi công việc.

Công ty cũng đề nghị bạn cẩn thận khi đăng bài, bình luận, hoặc chia sẻ lại nội dung lên MXH. Quy tắc bảo mật trong kinh doanh là yếu tố tiên quyết, áp dụng trên mọi nền tảng vào mọi lúc.

Công ty cũng cảnh báo: khi đăng các thông tin về đồng nghiệp, hoặc ẩn ý về nhân sự trong công ty, bạn có nguy cơ vi phạm chính sách chống quấy rối hoặc có thể khiến sự hợp tác với đồng nghiệp trở nên khó khăn hơn (ví dụ: sử dụng từ ngữ phân biệt, có tính thù ghét).

Lời khuyên:
- Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu là tài khoản cá nhân của bạn không đại diện cho công ty. Bạn không nên phát biểu hoặc ngụ ý rằng ý kiến và các nội dung bạn đăng tải được cho phép và tài trợ bởi công ty. Chúng tôi khuyên bạn nên xác nhận “đây là ý kiến cá nhân của tôi” để tránh hiểu lầm.
- Tránh chia sẻ các tài sản trí tuệ không thuộc về bạn trên tài khoản cá nhân mà không được chấp thuận.
- Tránh mọi nội dung phỉ báng, xúc phạm hoặc hạ thấp giá trị của người khác, công ty, tổ chức, nhãn hiệu... Việc này có thể bị coi là vi phạm chính sách của công ty, đặc biệt nếu chúng ảnh hưởng đến đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác.

Hãy sử dụng MXH cá nhân

Dành cho nhóm social của công ty

Một số nhân viên có thể sản xuất các nội dung mang danh nghĩa công ty thông qua việc chịu trách nhiệm các tài khoản MXH của công ty. Vì vậy, đề nghị bạn hành động cẩn thận và có trách nhiệm để bảo vệ hình ảnh và danh tiếng của công ty.

Bạn nên:

- Tôn trọng, lịch sự và kiên nhẫn khi thay mặt công ty tham gia vào các cuộc trò chuyện. Hết sức cẩn thận khi đưa ra các tuyên bố hoặc hứa hẹn với khách hàng và các bên liên quan.

- Tránh nói những vấn đề ngoài lĩnh vực chuyên môn của bạn. Không trả lời các câu hỏi hoặc đưa ra các tuyên bố nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của bạn.

- Tuân theo chính sách bảo mật và chính sách bảo vệ dữ liệu của công ty; tuân thủ luật sở hữu trí tuệ, bản quyền, nhãn hiệu...

- Thông báo cho trưởng bộ phận PR/ Tiếp thị và Pháp chế của công ty trước khi bạn chia sẻ bất kỳ nội dung quan trọng nào.

- Tránh xóa hoặc bỏ qua các bình luận mà không có lý do. Các bạn nên lắng nghe, lưu ý cũng như tham khảo ý kiến từ các bộ phận liên quan trong công ty trước khi trả lời các chỉ trích.

- Không bao giờ đăng nội dung và bình luận phân biệt đối xử, xúc phạm hoặc bôi nhọ một đối tượng bất kỳ.

- Chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ nội dung nào gây hiểu lầm hoặc sai lệch càng nhanh càng tốt.

Kỷ luật các vi phạm

Công ty sẽ theo dõi tất cả các bài đăng bằng tài khoản công ty trên MXH.

Các biện pháp kỷ luật với các trường hợp vi phạm có thể dẫn đến và bao gồm cả việc chấm dứt hợp đồng lao động nếu nhân viên không tuân theo các nguyên tắc của chính sách này. Ví dụ về việc không tuân thủ chính sách MXH cho nhân viên bao gồm nhưng không giới hạn ở:

- Bỏ qua các yêu cầu về trách nhiệm công việc và thời gian sử dụng mạng xã hội được phép tại nơi làm việc.

- Tiết lộ thông tin bí mật kinh doanh thông qua tài khoản cá nhân hoặc công ty.

- Bình luận xúc phạm đến các cá nhân khác trong cộng đồng mạng, gây ảnh hưởng danh tiếng công ty.

Nếu bạn vô tình vi phạm chính sách này lần đầu, bạn có thể bị khiển trách. Nếu bạn không tuân thủ và tiếp tục tái diễn các vi phạm, công ty buộc phải áp dụng các biện pháp kỷ luật nghiêm khắc hơn.

Lưu ý

Mẫu chính sách trên do CareerBuilder cung cấp nhằm gợi ý các nguyên tắc chung để bạn sử dụng làm tài liệu tham khảo. Đây không phải là một tài liệu pháp lý và bạn có thể cần tham khảo thêm Luật lao động, Luật bản quyền, Luật An ninh mạng hay Bộ Quy tắc ứng xử trên mạng xã hội do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành. CareerBuilder sẽ không chịu bất kỳ trách nhiệm pháp lý nào có thể phát sinh từ việc sử dụng chính sách mẫu trên.

Xem thêm cơ hội tìm việc làm mới tại CareerBuilder:

Nguồn : CareerBuilder Vietnam