Dùng hệ thống Đánh giá hiệu suất sao cho hiệu quả?

Cứ 6 tháng/ lần, các quản lý cần dùng Hệ thống đánh giá hiệu suất để xác định các nhân sự tiềm năng cho vị trí quản lý, điều chỉnh tỷ lệ trả lương và phân tích hiệu suất của nhân viên cho việc đào tạo và cân nhắc hợp đồng. Và lãnh đạo cũng phải học cách sử dụng quy trình đánh giá để tận dụng hiệu quả.

Các nguyên tắc cần thiết

1. Báo trước 30 ngày cho toàn nhân sự trước khi bước vào quá trình đánh giá. Khuyến khích nhân viên ghi lại những câu hỏi muốn đặt ra cho quản lý và những hiệu quả muốn được ghi nhận.

2. Cung cấp bản tự đánh giá cho nhân viên trước 30 ngày. Quy định: nhân sự cần hoàn thành và giao cho quản lý trước cuộc họp đánh giá ít nhất 14 ngày. Khuyến khích nhân viên tự in ra và mang đến cuộc họp với quản lý.

3. Yêu cầu tất cả các quản lý cấp dưới phải có đánh giá bằng văn bản, bao gồm cả những phân tích dựa trên bản tự đánh giá của nhân viên, và hoàn thành 1 tuần trước cuộc họp với nhân viên.

4. Cùng bộ phận nhân sự xem xét đánh giá nhân viên của các quản lý cấp dưới để đảm bảo rằng nó không vi phạm bất kỳ chính sách nào của công ty, hoặc Luật lao động. Nếu có điều gì đó không phù hợp, hãy họp với người quản lý đó để tìm hiểu và thay đổi cho phù hợp trước khi cuộc họp với nhân viên diễn ra. 

5. Rà soát bản đánh giá hoàn thiện mà các quản lý đã làm việc với nhân viên của họ. Quyết định xem những đề xuất của quản lý có phù hợp không. Nếu cấp dưới đề xuất tăng lương, quyết định xem đánh giá đó có hợp lý và mức tăng có phù hợp với quỹ lương công ty không.

Ngoài các nguyên tắc trên, mỗi công ty có một quy trình riêng phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và sản xuất. Nhưng riêng về cuộc họp đánh giá, hãy nhắc nhở các cấp quản lý: 

- Sử dụng các tiêu chuẩn khách quan để đánh giá, phê bình nhân viên 

- Cân bằng lượng phản hồi tích cực và tiêu cực để giáo dục nhân viên mà không làm họ suy sụp tinh thần.

Các tài liệu cần chuẩn bị

Cách đảm bảo khách quan cho các đánh giá hiệu suất là cả quản lý và nhân viên đều có được các danh sách tiêu chí có thể đo lường được. 

Ví dụ: Bản mô tả công việc chi tiết bằng văn bản sau khi tuyển dụng, hoặc trước mỗi kỳ kinh doanh, sản xuất, cho thấy những gì mà mỗi nhân viên phải hoàn thành ở vị trí của mình. Điều này sẽ giúp giảm thiểu thông tin sai lệch và những phản ứng khó chịu có thể xuất hiện trong buổi đánh giá. 

Càng có nhiều tiêu chuẩn khách quan cho năng suất và hiệu quả càng tốt, nhân viên của bạn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ của bản thân hàng tháng và tự điều chỉnh để tiến bộ.

Đánh giá tích cực

Hãy bắt đầu buổi đánh giá của bạn bằng những thông tin tích cực: cho nhân viên thấy họ đã thể hiện tốt trong việc gì, như thế nào và những thành công cụ thể. 

Sau những thành tích tích cực mà bạn ghi nhận được, hãy thảo luận về những điểm mà họ có thể cải thiện. Đừng nhận định như thể những khuyết điểm của họ là thất bại, mà hãy coi đó là những khía cạnh cần lưu ý và thảo luận về phương án cải thiện. Đừng đánh giá những điều họ chưa làm được mà không cho họ cơ hội giải thích hoặc trao đổi về cách cải thiện. Sự đánh giá một chiều sẽ chỉ tạo bức xúc và không mang lại sự tiến bộ cho công ty của bạn.
 

Kết thúc buổi đánh giá, bạn có thể nhắc lại những thành tích của nhân viên và đưa ra một kế hoạch hành động trong tương lai để tạo cảm giác tích cực, giúp họ có động lực cho giai đoạn tiếp theo.