Mẹo năm mới: Cách tiến hành đánh giá nhân viên

Những nhà quản lý thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên sẽ gặt hái được lợi ích to lớn. Nhưng đưa ra phản hồi thế nào để nhân viên thấy được ý nghĩa công việc họ làm, cũng như "tâm phục, khẩu phục" không phải là việc đơn giản.

Giám sát hiệu suất của nhân viên một cách định kỳ và thường xuyên sẽ gặt hái được các lợi ích lớn sau:

- Nhân viên sẽ biết bạn mong đợi những gì ở họ. Họ sẽ nhận được phản hồi, khen ngợi và nhắc nhở về công việc, cũng như được thông báo về các thiếu sót về hiệu suất hoặc ý thức (nếu có).

- Bạn có thể ghi nhận và khen thưởng những nhân viên giỏi, đồng thời xác định và đào tạo những nhân viên đang gặp khó khăn.

- Giao tiếp trong quá trình đánh giá giúp bạn hiểu được nhu cầu và mối quan tâm của đội ngũ dưới quyền.

Quá trình đánh giá cũng giúp bạn nhặt ra được nhiều vấn đề công việc từ trong trứng nước. Các đánh giá hiệu suất góp phần tránh xa các rắc rối pháp lý khi cần căn cứ cho các vấn đề của nhân viên. Nếu bạn cần kỷ luật hoặc sa thải một ai đó, bạn phải có chứng cứ giấy trắng mực đen rằng bạn đã cảnh cáo nhân viên về vấn đề hiệu suất cũng như đã tạo cơ hội để họ sửa chữa. Điều này rất có giá trị nếu sau này nhân viên cho rằng doanh nghiệp đã kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, vì các lý do như phân biệt đối xử…

CareerBuilder đề nghị bạn nhìn lại quá trình này một cách tổng quan ngay từ đầu năm - thời điểm bắt đầu đánh giá; từ quá trình đánh giá, các bước đánh giá và biểu mẫu đánh giá hiệu suất:

1. Tạo tiêu chuẩn và mục tiêu

Trước khi bạn có thể đánh giá chính xác hiệu suất của nhân viên, bạn cần thiết lập một hệ thống để đo lường hiệu suất đó. Trong đó có các tiêu chuẩn và mục tiêu hiệu suất để áp dụng cho từng nhân viên.

- Tiêu chuẩn hiệu suất: Tiêu chuẩn hiệu suất mô tả những thông số cần hoàn thành của một công việc cụ thể cũng như tiêu chuẩn chất lượng. Các tiêu chuẩn này được áp dụng toàn diện, cho mọi nhân viên cùng vị trí tương tự. Ví dụ: Tiêu chuẩn hiệu suất cho một nhân viên kinh doanh là 300 triệu doanh thu mỗi quý. Đảm bảo rằng các tiêu chuẩn của bạn là có thể đạt được và liên quan trực tiếp đến công việc của nhân viên.

- Mục tiêu: Không giống với tiêu chuẩn hiệu suất, các mục tiêu phải đo ni đóng giày cho vừa với nhân viên; vì phụ thuộc điểm mạnh và yếu của mỗi cá nhân. Ví dụ, một nhân viên thiết kế đồ họa có thể mạnh về Photoshop, Illustrator, nhưng sẽ cần đảm bảo học thêm cả kỹ năng UX-UI trong năm tới; với một chuyên viên pháp lý, mục tiêu có thể là hoàn thành chứng chỉ hành nghề luật sư. Nên trao đổi với nhân viên để tìm hiểu những mục tiêu nào có lý và phù hợp.

Khi đã xác định các tiêu chuẩn và mục tiêu cho từng vị trí và nhân viên, hãy viết ra và giao cho nhân viên của bạn. Điều này sẽ cho họ biết những gì bạn mong đợi và những gì họ sẽ phải đạt được trong năm để được đánh giá tích cực.

2. Theo dõi hiệu suất

Hãy theo dõi hiệu suất của từng nhân viên trong suốt năm. Giữ nhật ký giao việc của từng nhân viên. Ghi lại những sự cố hoặc dự án đáng nhớ liên quan đến người lao động đó, dù tốt hay xấu. Ví dụ: ai đã vắng mặt mà không gọi điện báo, ai làm việc ngoài giờ để hoàn thành một dự án quan trọng hoặc thay mặt công ty tham gia vào một hoạt động cộng đồng.

Nếu một nhân viên thực hiện công việc đặc biệt xuất sắc trong một dự án hoặc thực sự làm hỏng việc gì đó, cân nhắc đưa ra đánh giá ngay. Hãy để người đó biết rằng bạn chú ý và trân trọng nỗ lực - hoặc bạn thấy có vấn đề với sai lầm của họ. Nếu bạn truyền tải nhận xét qua gặp mặt trực tiếp, sau đó hãy viết một bản ghi nhớ và gửi nhân viên, đồng thời lưu vào hồ sơ của họ. Việc kỷ luật cũng nên có quy định rõ ràng trong quy định công ty.

3. Đưa ra đánh giá

Ít nhất mỗi năm một lần, chính thức đánh giá từng nhân viên bằng cách viết biên bản đánh giá hiệu suất và tổ chức một cuộc họp riêng.

- Bước 1: Chuẩn bị, thu thập và xem xét tất cả các tài liệu và hồ sơ liên quan đến hiệu suất, năng suất và hành vi của nhân viên. Xem lại nhật ký giao việc, lịch sử bán hàng, báo cáo cuộc gọi, hồ sơ KPI, báo cáo ngân sách...

- Bước 2: Sau khi xem xét tài liệu và cân nhắc đánh giá của bạn về công việc của nhân viên đó, hãy viết bản đánh giá hiệu suất. Một bản đánh giá hiệu suất có thể có nhiều hình thức, vẫn cần bao gồm:

+ Các tiêu chuẩn hoặc mục tiêu bạn đặt ra cho nhân viên đó và công việc đó

+ Kết luận của bạn: nhân viên có đạt tiêu chuẩn hoặc mục tiêu hay không và tại sao

Nếu bạn cần lấy ý kiến đóng góp từ những quản lý khác, hãy yêu cầu mỗi người hoàn thành một bản đánh giá riêng, sau đó bạn tổng hợp lại. Cho nhân viên tự đánh giá trước cuộc họp cũng là ý hay.

Sau khi hoàn thành bản đánh giá, đặt lịch họp với nhân viên. Nhớ rằng, đây có thể là một trong những cuộc họp quan trọng nhất mà bạn có đối với từng nhân viên trong cả năm, nên hãy dành đủ thời gian để bàn luận thật thấu đáo về từng vấn đề. Trong cuộc họp, hãy cho nhân viên biết anh ấy hoặc cô ấy đã làm tốt điều gì và khía cạnh nào cần được cải thiện. Chú ý lắng nghe phản hồi từ nhân viên và yêu cầu họ viết chúng vào mẫu đánh giá. Ghi chú cuộc họp và lưu những ghi chú trên kèm bản đánh giá tổng hợp.

4. Mẹo đánh giá

Không dễ đưa ra đánh giá: Một số nhân viên phản ứng phòng thủ với lời phê bình. Và, đôi khi, đánh giá tích cực lại bị hiểu là bạn đánh giá dễ dãi. Nếu nhân viên của bạn cảm thấy rằng bạn dễ dãi với người này lại hạ thấp những người khác, thì dễ nảy sinh sự oán giận. Hãy làm theo các quy tắc sau để phòng tránh:

- Hãy cụ thể: Khi bạn đặt mục tiêu và tiêu chuẩn cho nhân viên của mình, hãy trình bày chính xác những gì họ sẽ phải làm để đạt được. Ví dụ: không nói "làm việc chăm chỉ hơn" hoặc "cải thiện chất lượng". Mà hãy nói "tăng doanh số bán hàng lên 20% so với năm ngoái", hoặc "không mắc quá ba lỗi mỗi ngày khi nhập dữ liệu". Tương tự, khi đánh giá, hãy đưa ra các ví dụ cụ thể về những gì nhân viên đó đã làm dẫn đến đạt/ không đạt mục tiêu.

- Đưa ra deadline: Nếu bạn muốn thấy sự cải thiện, hãy cho nhân viên một mốc thời gian để xoay chuyển tình thế. Nếu bạn mong đợi kết quả phải có vào một ngày nhất định, hãy chỉ định.

- Hãy thực tế: Nếu bạn đặt ra các mục tiêu và tiêu chuẩn thiếu thực tế, nhân viên sẽ có rất ít động lực để làm hết sức mình vì thấy kết quả bất khả thi trước mắt. Các tiêu chuẩn của bạn cũng không nên quá dễ dàng, mà nên gắn liền với yêu cầu công việc thực tế.

- Hãy thẳng thắn: Một số quản lý mắc lỗi phổ biến là nhấn quá đà vào các điểm tích cực để tránh xung đột hoặc giữ cho nhân viên vui vẻ (còn được gọi là "Lỗi khoan hồng"). Nhưng nếu cuối năm ai cũng như ai, dù họ đã làm gì đi chăng nữa, các nhân viên sẽ cảm thấy không cần cố gắng để thể hiện hết mình. Mặt khác, nếu bạn phải sa thải ai đó vì hiệu suất kém, họ có thể khiếu nại rằng họ chưa từng bị nhắc nhở trong các cuộc đánh giá.

- Hãy hoàn chỉnh và chi tiết. Viết đánh giá như thế nào để người ngoài đọc nó cũng hiểu được chính xác điều gì đã diễn ra và tại sao. Hãy nhớ rằng, đánh giá này thậm chí có thể trở thành bằng chứng nếu doanh nghiệp bị kiện với lý do “chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật”.

- Đánh giá hiệu suất chứ không phải tính cách: Tập trung vào mức độ hoàn thành công việc của người lao động - tốt hoặc kém - chứ không phải vào các cá tính của người đó. Ví dụ, đừng nói rằng nhân viên "dễ nổi nóng và bốc đồng", mà hãy tập trung vào hành vi đã gây ra vấn đề - "đã không tuân thủ chỉ đạo của quản lý hai lần trong 6 tháng qua. Hành vi này là không thể chấp nhận và phải dừng lại".

- Lắng nghe nhân viên của bạn. Quá trình đánh giá sẽ có vẻ công bằng nếu nhân viên cũng có cơ hội bày tỏ mối quan tâm của mình. Hỏi nhân viên họ thích gì về công việc của họ và về công ty; có vấn đề nào mà họ gặp phải; vấn đề nào họ đang băn khoăn... Bạn sẽ nhận được thông tin có giá trị và nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thực sự được tham gia vào quá trình này. Trong một số trường hợp, bạn thậm chí nhìn nhận ra điều gì đó, có thể làm thay đổi đánh giá của bạn.