Tận dụng công nghệ kết nối nhân viên mới và công ty

Thật khó để ai đó có thể phản bác lại tầm quan trọng về sự cam kết của nhân viên. Một người có cam kết sẽ luôn mang ý thức gắn bó mạnh mẽ với công việc. Và một khi cảm nhận được điều này với tư cách là nhân viên, chúng ta sẽ làm việc tốt hơn. Bất cứ người nào từng đảm trách một công việc hơn vài tháng chắn chắn sẽ hiểu được.

Kết quả là chúng ta thường thấy nhân sự nhiều công ty triển khai theo hướng tận dụng hình ảnh và sức ảnh hưởng của các quản lý tài năng mẫu mực để làm kim chỉ nam và truyền động lực lên nhân viên. Nhiều cuộc trò chuyện sẽ tập trung vào sự năng động, hiệu quả, khả năng làm việc nhóm và phẩm chất của “hình mẫu” đó nhằm thôi thúc tính cam kết của nhân viên. Tuy nhiên, trong sự tập trung cao độ vào động lực cá nhân đó, đôi khi chúng ta quên rằng sử dụng công nghệ thông minh cũng là cách tác động sâu sắc đến cảm giác kết nối cho tập thể.

Theo kết quả nghiên cứu về nơi làm việc tốt nhất của Jason Lauritsen – diễn giả, nhà tư vấn và chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực nhân sự – thì khác biệt lớn nhất giữa một môi trường làm việc tốt và các công ty còn lại chính là truyền thông. Những nơi làm việc tốt hàng đầu sẽ cung cấp thông tin và kết nối liên tục nhằm làm rõ mục tiêu và giảm cảm giác không chắc chắn cho nhân viên.

Công nghệ đã chứng minh rằng nó mang lại những kết quả tuyệt vời trong nhiệm vụ truyền thông, đặc biệt có tác dụng với hoạt động tuyển dụng và giúp nhân viên mới hội nhập. Tạo trải nghiệm tốt cho nhân viên trong vài tuần trước và sau khi gia nhập sẽ thiết lập cho họ một lộ trình và nhịp điệu khớp với mục tiêu của công ty. Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng để đảm bảo rằng nhân viên của mình luôn bắt đầu công việc với cảm giác gắn bó và kết nối nhất!

1. Loại bỏ bớt giấy tờ càng nhiều càng tốt. Chúng ta đều biết rằng khi bắt đầu một công việc mới, nhân viên sẽ phải hoàn thành vài loại thủ tục giấy tờ. Nhưng bạn hoàn toàn có thể sử dụng những cách làm tốt hơn là gây choáng ngộp và sợ hãi cho thành viên mới bằng hàng tá tờ khai hay biểu mẫu. Hãy sử dụng công nghệ để giải phóng cho cả đôi bên! Lựa chọn này mang đến cho nhân viên sự linh hoạt mà bạn cũng dễ dàng hướng dẫn họ hoàn thành yêu cầu trong thời gian tự do phù hợp với họ. Đừng làm rắc rối những chuyện cỏn con!

2. Sử dụng các video clip để hướng dẫn nhân viên trong giai đoạn nhận việc và hội nhập văn hoá tổ chức. Thực tế là hiện tại video chưa được tận dụng và đánh giá đúng mức bởi những người làm nhân sự, trong khi thực hiện nó khá đơn giản và chi phí không hề cao. Ai cũng có một chiếc điện thoại có thể quay phim và xem video.

Đầu tiên, thật tuyệt vời nếu bộ phận nhân sự có thể gửi cho người mới một video chứa thông điệp chào mừng đầy thân thiện và nồng nhiệt từ Ban giám đốc hay người đứng đầu công ty. Không quá khó để đầu tư một video thế này, nhưng chúng ta sẽ có thể sử dụng rất nhiều lần và cực kỳ hiệu quả. Qua video clip, người đại diện có thể chia sẻ về sứ mạng và tầm nhìn của công ty, một lần nữa nhấn mạnh ý nghĩa sự tồn tại của tổ chức, từ đó khơi lên trong lòng nhân viên ý thức về trách nhiệm cá nhân. Một lời chào trang trọng và tâm lý thế này sẽ đặc biệt tạo cảm giác gắn kết và tin tưởng cho bất kỳ ai nhận được, bởi họ cảm thấy được quan tâm và coi trọng.

Tiếp đó, trong khi cung cấp các clip hướng dẫn quy trình làm việc, cách sử dụng phần mềm hay công cụ hỗ trợ công việc, người quản lý nhân sự hoặc trưởng bộ phận cũng có thể khuyến khích thành viên mới chia sẻ video tự giới thiệu bản thân đến cho cả nhóm để làm quen và tìm hiểu về nhau.

3. Trao quyền cho nhân viên được phép làm việc và quản lý các hoạt động của mình. Hãy yêu cầu nhân viên sử dụng công nghệ khi lập kế hoạch làm việc định kỳ theo tháng/tuần cùng với danh sách kiểm tra chi tiết tiến độ và kết quả cho những việc đó. Có khá nhiều công cụ để triển khai mà không phải mất nhiều công sức ghi chép tay hay là tổ chức họp báo cáo liên tục. Trong thời đại internet, bạn hoàn toàn có thể hướng dẫn nhân viên sử dụng các phần mềm Office, hệ thống ERP hoặc SAP, các ứng dụng xây dựng riêng của công ty để hoàn thành yêu cầu như mong muốn.

Yêu cầu nhân viên lập kế hoạch làm việc và báo cáo tiến độ sẽ làm rõ cho họ những mục tiêu và mong đợi cụ thể từ công ty, giúp nhân viên tăng tính trách nhiệm và đảm bảo thời hạn công việc. Bên cạnh đó, tận dụng công nghệ và trao quyền tự quản còn khiến nhân viên có tâm lý thoải mái, tăng khả năng làm việc độc lập cùng tinh thần tự chủ, họ sẽ yêu thích công ty hơn vì thấy mình được tôn trọng và tin tưởng.

Sử dụng công nghệ kịp thời và đúng cách vào quá trình chào đón và tiếp nhận nhân viên mới là lựa chọn rất đáng được các nhà tuyển dụng cân nhắc. Nó chắc chắn sẽ giúp các nhân tài của bạn có những bước chân đầu tiên tại công ty vô cùng vững chắc, và xa hơn thế nữa nó tạo ra một ấn tượng đẹp cho công ty cùng một cảm nhận tích cực về mong muốn gắn bó lâu dài.

(Nguồn hình: Internet)