Tiếng nói quan trọng của người chủ trì cuộc họp

Bạn là một quản lý mới hoặc tổ chức của bạn đơn giản là nhiều nhân sự "khó xơi"? Bạn có bao giờ thầm trách bản thân vì đã không lên tiếng trong cuộc họp để bênh vực ai đó, để phản hồi những điều không chính xác hoặc điều chỉnh cuộc họp về đúng mục đích? Có một số mẹo giúp bạn lên tiếng dễ dàng hơn.

Tiếng nói quan trọng của người chủ trì cuộc họp

Trong một tổ chức, luôn có những người cảm thấy thoải mái khi nói ra suy nghĩ của bản thân, và một số khác giữ ý kiến trong lòng trừ khi được hỏi đến. Là một quản lý, bạn biết rõ nếu quyết định của tổ chức chỉ dựa trên một số ý kiến được nêu ra, thì sẽ không đủ tính khách quan và chính xác.

Vấn đề của những người hướng nội là đôi khi bị cuốn vào thế giới của mình, với những lo ngại riêng đến mức đánh mất tiếng nói. Trong trường hợp bạn hoặc nhân viên của bạn tự ti với việc nêu ý kiến cá nhân, hãy nhớ câu này: Ý kiến đóng góp của ai đó có thể thực sự hữu ích cho người khác và tập thể, nên hãy “nói đi đừng sợ”.

Không ai đáng phải giữ im lặng và ngồi thất vọng bên lề. Nhất là khi trong tập thể luôn có một kẻ bắt nạt, thích lấn át người khác, thì việc người quản lý lên tiếng có rất nhiều ý nghĩa: trước hết là giải pháp để giải quyết cảm giác bất lực khi chủ trì cuộc họp, sau đó là để xoa dịu sự thất vọng của những người chưa được nói và làm nổi bật những quan điểm khác. Để bản thân, cũng như những người dưới quyền không ngại lên tiếng, bạn có thể áp dụng 4 bí kíp sau:

1. Gạt bỏ vật cản
Hãy chuẩn bị tinh thần sẵn sàng trước mọi cuộc họp hay buổi thuyết trình. Để việc phát biểu trở nên dễ dàng hơn, hãy bỏ qua tất cả những cảm xúc có thể ngăn cản bạn thể hiện bản thân hoặc nhìn nhận khách quan.

“Liệu họ có lắng nghe mình không?”; “Đề tài này không nhạy cảm với mọi người quá chứ?”; “Giọng mình có nhàm chán không?”...

Những lo lắng trên không giúp ích gì, chỉ khiến bạn e ngại trước đám đông. Đơn giản là: hãy cứ làm việc mà mình dự định. Thái độ của người khác là điều chúng ta không thể điều khiển hay biết trước được, vậy lo lắng để làm gì?

Hãy chuẩn bị tinh thần sẵn sàng trước mọi cuộc họp hay buổi thuyết trình

2. “Bắt đúng tâm trạng”
Có rất nhiều cảm xúc, ý kiến, phản ứng đa dạng trong một cuộc họp. Điều này có thể khiến nội dung cuộc họp trở nên ồn ào, mất tập trung và đi xa khỏi mục tiêu ban đầu.

Hãy lắng nghe cảm giác của chính bạn lúc này. Sau đó, bỏ qua những cảm xúc tiêu cực như bực mình, sốt ruột, lo ngại; và hướng tới những cảm xúc tích cực: tò mò (anh ta nói vậy nghĩa là gì nhỉ?), phấn khích (ý tưởng này lạ đấy!), và biết ơn (nếu cô ấy không nói, chắc mình sẽ không biết)... Điều này sẽ khiến trí não bớt căng thẳng và tiếp nhận những thông tin trái chiều một cách khách quan. Ít nhất điều này cũng giúp bạn đủ bình tĩnh để có thể điều hướng cuộc họp, hay lựa chọn cách giải quyết để đạt kết quả tốt nhất, thay vì ngồi bối rối trước bức xúc của mọi người.

3. Quyền phát ngôn cho tất cả
Trong các cuộc họp, thường sẽ có 2 nhóm người: vô tổ chức và im lặng. Và sau khi bình tĩnh được sau bí kíp số 2 và tránh được tâm lý chống đối những người đang phàn nàn, ta sẽ có tâm trạng để lưu ý tới cả những người không nêu ý kiến.

Im lặng thực chất là tiếng nói hoặc quan điểm mà chúng ta không nghe thấy được, trong khi những phát ngôn ồn ào có thể tạo ấn tượng là tiếng nói chủ đạo (không chỉ ảnh hưởng tới thời gian họp, mà còn làm lung lay suy nghĩ của tập thể). Điều đó không có nghĩa người phát ngôn ồn ào có quan điểm sai hoặc không đáng được lắng nghe, mà là mọi người đều có quyền tham gia thảo luận. Đôi khi, những người im lặng có thể thấy tính đúng đắn của một chính sách mới, hoặc có phương án cho một vấn đề gai góc nào đó nhưng chưa đủ động lực để nói.

Hãy kiềm chế những người nóng nảy để tạo điều kiện phát ngôn cho tất cả. Ví dụ, nếu A liên tục đứng lên phản bác hoặc than phiền về đề tài nào đó, bạn có thể can thiệp ngay khi A đang lấy hơi và nói: “Tôi đánh giá cao nhiệt huyết và chuyên môn của A. Những quan điểm này rất có ích, nhưng vì thời gian có hạn nên A có thể tóm tắt những điểm chính trong 1, 2 câu không?”.

4. Lắng nghe
Ngoài việc dọn đường cho những người kín tiếng được phát biểu, bạn cũng phải tạo điều kiện tương tự cho những người có quan điểm khác biệt. Dù cho đó là những ý kiến bất đồng hoặc không được yêu thích thì khi chúng được nói ra, cũng giúp ta cũng có cái nhìn toàn cảnh. Nhờ vậy, bạn sẽ có cơ hội giải quyết những hiểu lầm hoặc bất đồng tiềm ẩn trước khi chúng leo thang thành vấn đề lớn hơn. Nhất là khi bạn cần sự đồng thuận của tập thể.

Bạn cũng phải tạo điều kiện tương tự cho những người có quan điểm khác biệt

Và sau khi đã lịch sự “giải quyết” những tiếng nói bất đồng, đừng để cuộc họp thành màn độc thoại của riêng mình, dù cho bạn có tự tin là mình đúng đến đâu. Theo nghiên cứu, các nhóm có hiệu suất công việc cao là những nhóm mà các thành viên có cơ hội phát biểu và lắng nghe người khác tương đối đồng đều nhau. Để làm được điều đó, hãy tiếp tục nhắc nhở các thành viên đưa ra các ý kiến ngắn gọn, rõ ràng và có dẫn chứng nếu được.

Nếu bạn từng nghĩ: “Nói ra thì có ích gì? Nó không tạo ra bất kỳ sự khác biệt nào” thì hãy nghĩ lại. Tất cả chúng ta là một phần của vấn đề và giải pháp. Nếu bản thân là một quản lý hướng nội và ngại nêu ý kiến, điều này không chỉ gây bất lợi cho công ty, tổ chức mà còn chặn đường sự nghiệp của chính bạn. Bởi vì khi ai đó trong tập thể “kiềm chế” bày tỏ quan điểm, cả họ và tổ chức đều không thể phát huy hết tiềm năng thật sự của mình.

Thói quen phát ngôn một cách khéo léo và kiên định cần có thời gian và luyện tập - vì vậy hãy kiên nhẫn với bản thân và với đồng nghiệp - nhưng nỗ lực đó chắc chắn là xứng đáng. Tìm ra và khẳng định tiếng nói của mình chính là cách để bạn thấy được bản thân đang ở đâu trên con đường sự nghiệp.

Xem thêm cơ hội tìm việc làm mới tại CareerBuilder:

Nguồn : CareerViet