Thư ký phòng phát triển dự án

Job Description

1. Tender Document Management and Completion (80%):

• Monitor and follow up with relevant departments to ensure tender documents are prepared accurately and submitted on time, in line with the agreed work schedule.
• Collect, consolidate, and complete all tender documents according to the specific requirements outlined in the invitation to tender, ensuring timely submission to the investor.
• Draft official letters and emails on behalf of the company, including thank-you notes and clarification requests on any unclear matters, under the guidance of management.

2. Event logistics (20%):

• Take charge of logistics and preparation tasks for events as per the approved plan.
• Coordinate with relevant departments and contractors to organize and execute events smoothly.
• Manage and oversee event-related activities as assigned, ensuring successful execution from planning to implementation.
• Support internal communication and promotional activities related to events as assigned by management.
• Take on the role of MC in internal company events if possible

3. Other Assigned Tasks as assigned by manager/leader

----------------------

1. Công tác hoàn thiện hồ sơ thầu (80%)

- Dựa vào tiến độ công việc đã thống nhất, đôn đốc các phòng ban liên quan gửi hồ sơ đúng thời hạn theo yêu cầu

- Thu thập và tổng hợp và hoàn chỉnh hồ sơ thầu theo hình thức được quy định trong thư mời thầu để nộp chủ đầu tư

- Soạn thảo công văn chính thức và email thay mặt công ty, bao gồm thư cảm ơn và các yêu cầu giải đáp về những vấn đề chưa rõ, chờ thông tin từ chủ đầu tư theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên

2. Các công việc liên quan đến tổ chức sự kiện (20%):

- Thực hiện các công tác hậu cần, chuẩn bị cho các sự kiện theo kế hoạch đã được phê duyệt.

- Phối hợp với các phòng ban liên quan và nhà thầu để triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện.

- Phối hợp điều phối các hoạt động trong sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

- Thực hiện các hoạt động truyền thông liên quan đến sự kiện theo sự phân công của quản lý.

- Thực hiện công việc MC các chương trình sự kiện nội bộ của Công ty nếu có thể

3. Các công việc khác theo sự phân công của quản lý

Job Requirement

-  Bachelor’s degree in Business Administration, Economics or a related field/ Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.

-  At least 2-3 years of experience in positions in the construction company (site admin, project admin, department of tender/technical admin)/ Ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm ở các vị trí tại các công ty xây dựng (thư ký dự án, thư ký phòng đấu thầu, kỹ thuật,...)

-  Familiarity with bid preparation, contract management, and event coordination is a plus./ Có kinh nghiệm làm việc liên quan đến đấu thầu, quản lý hợp đồng hoặc điều phối sự kiện là một lợi thế.

-  Communication and teamwork skills/ Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm.

-  Proficiency in office software/ Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng

-  Communication, analytical, problem-solving, and decision-making skills/ Kỹ năng giao tiếp, phân tích, xử lý tình huống và đưa ra quyết định đúng đắn

-  Teamwork skills/ Kỹ năng làm việc nhóm

-  MC ability for the company's internal event programs is a plus/ Có khả năng làm MC cho các sự kiên nội bộ là lợi thế

-  Detailed, responsible, enthusiastic and honest/ Tỉ mỉ, có trách nhiệm, nhiệt tình và trung thực

-  Can-do and willing to learn attitude, team work, open mindset, creative and/  self-motivated/ Thái độ làm được và sẵn sàng học hỏi, làm việc nhóm, tư duy cởi mở, sáng tạo và tự tạo động lực cho bản thân

-  Willing to take business trips if required/ Sẵn sàng đi công tác nếu được yêu cầu