Trợ lý Trưởng phòng Kinh doanh và Phát triển dự án

Job Description

1. Quản lý và bảo mật thông tin:

• Quản lý phân quyền và dữ liệu, tài sản và bàn giao sử dụng, hồ sơ nhân viên của bộ phận

• Tổng hợp, phân loại, xử lý và lưu trữ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ, thủ tục, yêu cầu, file làm việc cần được Quản lý trực tiếp phê duyệt

• Tổng hợp, cập nhật, quản lý thu chi theo ngân sách của bộ phận

2. Quản lý lịch trình làm việc

• Thực hiện vai trò tổ chức / thư ký cuộc họp cho Quản lý trực tiếp trong mọi cuộc họp

• Đại diện Quản lý trực tiếp, thực hiện liên lạc và sắp xếp lịch trình làm việc với các thành phần nội bộ, đối tác,..., công tác cho Quản lý trực tiếp

• Tạo các task list, thông báo nhắc nhở và phác thảo kế hoạch làm việc theo lịch trình mỗi ngày cũng như đảm bảo tiến độ cho các task, lịch trình đề ra

• Phác thảo, chuẩn bị và triển khai các hạng mục cần thiết cho lịch trình làm việc, bao gồm mục đích, điểm đến, thời gian, các điểm dừng, phương tiện di chuyển, và các yêu cầu khác.

• Trực tiếp thực hiện các công việc khác do Quản lý trực tiếp phân công

3. Báo cáo công việc

• Lập biểu mẫu báo cáo và thu thập thông tin nội bộ, bên ngoài liên quan đến các loại báo cáo được yêu cầu

• Thực hiện báo cáo theo ngày/tháng/quý/năm

• Báo cáo các vấn đề phát sinh trong công việc của bộ phận với Quản lý trực tiếp

Job Requirement

1. Yêu cầu chung:

• Tốt nghiệp đại học

• Có kinh nghiệm với các công việc liên quan đến tổ chức, quản lý lịch trình trong các hoạt động trường lớp hoặc kinh nghiệm làm việc cũ là 1 lợi thế

2. Yêu cầu kĩ năng:

• Lắng nghe, đàm phán và giải quyết xung đột

• Quản lý thời gian, tư duy logic

• Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm / ứng dụng workspace khác.