Sắp xếp tài liệu công việc khoa học

Viewed: 59,028

 

Người ta thường nói “cách sắp xếp tài liệu và công việc sẽ nói lên tính cách và hiệu quả công việc của bạn”. Bàn làm việc lộn xộn cùng một loạt công việc cần làm nhưng không biết việc gì làm trước, việc gì làm sau, thể hiện rằng hiệu quả làm việc của bạn chưa tốt. Để khắc phục căn bệnh này, bạn có thể tham khảo một số kinh nghiệm dưới đây.

Sắp xếp tài liệu công việc khoa học
Sắp xếp tài liệu công việc khoa học

Chọn công cụ lập kế hoạch hợp lý
Bạn có thể dùng nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút.

Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc. Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó – mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.

Rèn luyện óc tổ chức
Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau:

Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không?

Bạn có biết 9 giờ sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không?

Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không?

Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc. Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Bạn nên viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình đều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của bạn thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính
Bạn hãy thiết lập hệ thống thư mục lưu giữ tài liệu một cách hợp lý, thuận tiện giúp bạn có thể nhanh chóng truy xuất khi cần. Tổ chức thư mục theo dạng hình cây là một trong những cách rất hiệu qủa.

Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My document. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.

Sắp xếp bàn làm việc
Có nhiều người thường để bàn làm việc bừa bộn, đầy những tài liệu mà không được sắp xếp theo bất kỳ nguyên tắc nào. Do vậy, khi tìm kiếm rất vất vả và hậu quả đương nhiên là mọi thứ lại thêm một lần “lộn tùng phèo”. Để tránh tình trạng này, bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc
Có bốn phương pháp cơ bản:

Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh sô (1), việc bình thường đánh số (2), việc không đánh số (3).
Dùng bút để đánh dấu công việc: Việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.
Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.
Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.
Ngoài ra, bạn cũng nên xác định đâu là việc quan trọng. Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý phải có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.

Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc
Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.

Cảnh giác với các phương tiện “giết thời gian”
Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt. Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống, tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.

Ngày cuối tuần “nhớ thăm em”
Cuối tuần, với khoảng 15 phút sắp xếp lại tài liệu sẽ giúp bàn làm việc của bạn sáng sủa hẳn. Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không?

Nếu câu trả lời là: Không hoặc không biết thì hoặc bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác hoặc bạn cho vào một “khu đệm” để lúc nào có thời gian thì phân loại, sử dụng tiếp hay quyết định vứt bỏ.

Bạn hãy thử xem. Bạn sẽ thấy những biện pháp đơn giản ấy có hiệu quả không ngờ

Xem thêm cơ hội tìm việc làm mới tại CareerViet :

Source: (Theo TCQL)

VIP jobs ( $1000+ )

Công ty TNHH TM&ĐT LA.MA.SON
Công ty TNHH TM&ĐT LA.MA.SON

Salary : 18 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

UrBox - Công ty Cổ phần Tiếp Thị Số Tô Quà
UrBox - Công ty Cổ phần Tiếp Thị Số Tô Quà

Salary : 30 Mil - 50 Mil VND

Ho Chi Minh

Công ty Cổ phần CANIFA
Công ty Cổ phần CANIFA

Salary : 30 Mil - 40 Mil VND

Ha Noi

Triumph International Vietnam Co., Ltd.
Triumph International Vietnam Co., Ltd.

Salary : Competitive

Binh Duong

Phuc Thang Fine Furniture
Phuc Thang Fine Furniture

Salary : Competitive

Binh Duong

CÔNG TY TNHH SX BAO BÌ NAM VIỆT
CÔNG TY TNHH SX BAO BÌ NAM VIỆT

Salary : 20 Mil - 30 Mil VND

Ho Chi Minh

CÔNG TY TNHH TEENUP
CÔNG TY TNHH TEENUP

Salary : 11 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

Cty TNHH SX-TM Việt Thắng Jean
Cty TNHH SX-TM Việt Thắng Jean

Salary : 20 Mil - 25 Mil VND

Ho Chi Minh

HỆ THỐNG KÍNH MẮT ANNA
HỆ THỐNG KÍNH MẮT ANNA

Salary : 20 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

Tập Đoàn Tân Á Đại Thành
Tập Đoàn Tân Á Đại Thành

Salary : 22 Mil - 23 Mil VND

Ha Noi | Ho Chi Minh | Kien Giang

HỆ THỐNG KÍNH MẮT ANNA
HỆ THỐNG KÍNH MẮT ANNA

Salary : 15 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

CÔNG TY CỔ PHẦN MAC MARKETING
CÔNG TY CỔ PHẦN MAC MARKETING

Salary : 35 Mil - 40 Mil VND

Ho Chi Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING
CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING

Salary : 30 Mil - 45 Mil VND

Ha Noi

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP GENE - GENE SOLUTIONS
DIGI-TEXX VIETNAM
DIGI-TEXX VIETNAM

Salary : Competitive

Ho Chi Minh

Công ty TNHH TM&ĐT LA.MA.SON
Công ty TNHH TM&ĐT LA.MA.SON

Salary : 20 Mil - 30 Mil VND

Ha Noi

Công ty cổ phần BW JAPAN
Công ty cổ phần BW JAPAN

Salary : 25 Mil - 35 Mil VND

Ha Noi

Công ty Easia Travel
Công ty Easia Travel

Salary : Competitive

Ha Noi

Abbott
Abbott

Salary : Competitive

Ha Noi

Công ty TNHH Kiến Vương
Công ty TNHH Kiến Vương

Salary : 15 Mil - 25 Mil VND

Ho Chi Minh

Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Sen Đỏ
Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Sen Đỏ

Salary : 25 Mil - 28 Mil VND

Ho Chi Minh

Công ty TNHH TM&ĐT LA.MA.SON
Công ty TNHH TM&ĐT LA.MA.SON

Salary : 25 Mil - 35 Mil VND

Ha Noi

Số 3 Trần Nhân Tôn, phường 9, quận 5, TP.HCM
Số 3 Trần Nhân Tôn, phường 9, quận 5, TP.HCM

Salary : 15 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

Công ty TNHH Thiên Thủy Mộc
Công ty TNHH Thiên Thủy Mộc

Salary : 25 Mil - 35 Mil VND

Ha Noi

Công Ty TNHH Tectyl Oil & Chemicals Vina
Công Ty TNHH Tectyl Oil & Chemicals Vina

Salary : 10 Mil - 30 Mil VND

Ho Chi Minh | Ha Noi

Công Ty TNHH Reeracoen Việt Nam
Công Ty TNHH Reeracoen Việt Nam

Salary : 20 Mil - 24 Mil VND

Ho Chi Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING
CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING

Salary : 25 Mil - 30 Mil VND

Ha Noi

Similar posts "Career Path"

Interior Design là gì & Các thông tin về vị trí Interior Designer
Interior Design là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành xây dựng - nội thất. Vậy Interior Design là gì? Hãy tìm hiểu qua bài viết của CareerViet nhé!
Nhân sự là làm gì? Các mảng công việc của phòng nhân sự
Nhân sự là gì? Cùng khám phá ngay khái niệm nhân sự, việc làm nhân sự, tiền lương và tính cách phù hợp để trở thành chuyên viên nhân sự nhé!
PR là gì? Các loại hình PR phổ biến và cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn
PR là gì? Hay PR là viết tắt của từ gì? Vai trò và các loại hình PR phổ biến hiện nay? Cùng CareerViet tham khảo ngay qua bài viết này để hiểu rõ hơn nhé!
Animation là gì? Những điều cần biết về ngành animation
Bạn muốn tìm hiểu về ngành Animation? Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về animation là gì, từ định nghĩa cơ bản đến những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.
Mockup là gì? Vai trò quan trọng và ứng dụng của mockup trong thiết kế
Mockup là cầu nối giữa ý tưởng và thực tế. Tìm hiểu mockup là gì, vai trò của mockup trong thiết kết tại sao mockup lại là công cụ không thể thiếu của designers
Luật hấp dẫn là gì? Ứng dụng luật hấp dẫn trong công việc và cuộc sống
Luật hấp dẫn là gì? Cách sử dụng và ứng dụng luật hấp dẫn thu hút tiền bạc, tình yêu đặc biệt là công việc. Click để xem ngay bài viết sau!
View more

Subscribe

Create job alerts. Free and Easy

Create now
Feedback