15 Quy Tắc Vàng Khi Sử Dụng Email

Lượt xem: 43,369

Email ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ liên lạc không thể thiếu với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng cảm thấy tự tin khi sử dụng công cụ tiện ích này. Nếu bạn là một trong số đó, hãy tham khảo 15 lời khuyên và mẹo nhỏ dưới đây, giúp bạn kiểm soát, sử dụng email đúng cách và hiệu quả.

(Nguồn: Internet)

1. Sở  hữu một địa chỉ email lâu dài

Việc thay đổi địa chỉ email cũng gây ra những phiền phức như khi đổi số di động, khiến cho bạn bè và đối tác của bạn phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Lý do chủ yếu khiến chúng ta phải thay đổi địa chỉ email là do công việc thay đổi (với địa chỉ email do cơ quan cấp) hoặc do nhà cung cấp dịch vụ email cho bạn gặp trục trặc (ngừng dịch vụ hoặc phá sản).

Bạn có thể giảm thiểu khả năng phải thay đổi địa chỉ email bằng cách chọn nhà cung cấp mà bạn tin tưởng họ sẽ tồn tại lâu dài. Gmail, Yahoo, Hotmail hay AOL là những lựa chọn có thể tin cậy. Còn nếu  bạn muốn sở hữu một địa chỉ email gắn bó vĩnh viễn với mình thì cách duy nhất là phải đăng ký một tên miền và mua dịch vụ email đi kèm với tên miền đó.

2. Chỉ nên có hai địa chỉ email chính thức

Bạn có một địa chỉ email trên Yahoo mà đã vài năm không dùng đến? Bạn đăng ký mỗi nhà cung cấp một tài khoản email miễn phí? Bạn có một địa chỉ email dành cho công việc, một địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, và một địa chỉ gắn với Facebook?

Việc sở hữu quá nhiều địa chỉ email chỉ khiến bạn mất nhiều thời gian để kiểm tra thư. Tốt nhất, bạn chỉ nên duy trì hai địa chỉ email: một để nhận bản tin và một để liên lạc chính thức. Nếu bạn không thể từ bỏ địa chỉ email công việc (do cơ quan cung cấp) thì nên dùng địa chỉ đó để phục vụ công việc.

3. Đừng chia sẻ địa chỉ email dễ dãi

Nếu không muốn thấy hòm thư của mình ngập tràn thư rác và thư quảng cáo, bạn chỉ nên cung cấp địa chỉ email của mình cho bạn bè, đồng nghiệp và đối tác quan trọng. Rất nhiều dịch vụ trực tuyến yêu cầu cung cấp địa chỉ email khi bạn đăng ký. Nhưng nếu bạn không muốn nhận email từ nhà cung cấp dịch vụ đó,hãy sử dụng địa chỉ email tạm thời để đăng ký.

4. Đừng bấm "Reply All" một cách bừa bãi

Khi muốn gửi một thư mới đến địa chỉ mà bạn từng gửi thư trước đó, đừng tìm đến thư cũ và bấm Reply All (hoặc thậm chí là Reply). Hãy soạn thư một bức thư mới và chọn lại địa chỉ đó từ sổ địa chỉ để gửi. Nếu không, bạn rất dễ rơi vào tình trạng có một số người bạn không muốn gửi vẫn nằm trong danh sách được nhận email.

5. Hiểu sự khác nhau giữa CC và BCC

Trước khi chưa có thư điện tử, CC được hiểu bản sao bằng giấy than (Carbon Coppy). Nhưng hiện nay, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt. Chọn gửi CC nghĩa là những người nhận email đều biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi, còn BCC thì những người nhận không biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi.

Vì vậy, khi gửi thư điện tử cho nhiều người, bạn nên đặt danh sách địa chỉ trong mục BCC. Cách đó đảm bảo những người nhận không biết được các địa chỉ email trong danh sách đồng gửi. Như vậy, bạn sẽ đảm bảo tôn trọng quyền riêng tư của người nhận, không tiết lộ địa chỉ email của người họ với người khác khi chưa có được sự đồng ý.

6. Đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn

“Chào bạn, có khỏe không?” hay “Gửi anh thư này” là những tiêu đề thư có nội dung không rõ ràng, rất dễ bị bỏ qua, đặc biệt với những người phải nhận tới hàng trăm thư mỗi ngày. Nếu bạn không muốn thư của mình bị phớt lờ, hãy đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào nội dung bạn muốn trao đổi.

Đừng đưa tên mình vào tiêu đề thư, ví dụ như “Thư gửi từ Eric”. Người nhận sẽ biết thư đó gửi do ai gửi từ địa chỉ hiện thị trong ô From. Nếu là thư quan trọng thì bạn nên đề cập luôn nội dung trong dòng tiêu đề. Nếu có thể, hãy đưa luôn cả thông tin mức độ khẩn cấp hoặc thời hạn cuối cùng (“Trả lời trong hôm này về việc sa thải CEO”), như vậy thư đó chắc chắn sẽ được đọc sớm hơn.

7. Mỗi thư một chủ đề

Đề cập quá nhiều chủ đề trong một thư sẽ khiến người nhận rất khó trả lời. Vì vậy, để tiện cho người họi, mỗi thư chỉ nên tập trung vào một chủ đề. Ngoài ra, việc làm này cũng giúp bạn dễ dàng tìm lại thư nếu sau này cần đến.

8. Viết ngắn gọn

Bạn có thường xuyên phải đọc những bức thư điện tử có tới ba đoạn dài lê thê? Nếu bạn không muốn đọc những bức thư dài dòng như vậy, thì hãy hiểu là người khác cũng thế.

9. Dùng phần mềm diệt virus

Trong bối cảnh hầu hết virus lây lan qua email, bạn nên kiểm tra các thư mình nhận và gửi. Thậm chí cả chương trình diệt virus miễn phí như AVG Free Edition có thể kiểm tra từng thư bạn gửi và nhận với phần mềm Outlook hoặc Thunderbird. Quét thư đến và đi là bước đầu tiên ngăn virus thâm nhập vào máy tính của bạn.

10. Đừng đính kèm file quá lớn

Trước đây, để gửi các file dữ liệu số cho người khác, bạn chỉ có cách duy nhất là dùng email. Nhưng hiện nay, có hàng tá cách chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Với các file dữ liệu có dung lượng lớn, tốt hơn hết  là bạn nên chọn cách chia sẻ khác, không nên dùng email.

Bạn có thể chia sẻ link thông qua các trang web chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn muốn chia sẻ một đoạn phim, hãy tải nó lên YouTube, sau đó gửi cho người nhận đường link để họ có thể xem đoạn phim đó trực tuyến. Nếu phải gửi file gốc, bạn nên dùng các trang web như MediaFire chẳng hạn, sau đó thì gửi đường link tải file đó qua email. Hoặc tối thiểu nhất, bạn cũng nên nén các file lớn trước khi đính kèm. Nói chung, tốt nhất bạn không nên gửi đính kèm những file lớn hơn 10MB.

11. Đừng mở đính kèm hoặc các link lạ

Con đường dính virus hàng đầu là tin tưởng và mở bất kỳ file đính kèm thư điện tử nào. Kể cả khi đính kèm đó trông rất bình thường, nó vẫn ẩn chứa nguy hiểm bởi virus cũng biết ngụy trang. Nếu nhận thấy đính kèm trông hoàn toàn lạ lẫm hoặc không chính xác, bạn nên liên hệ với người gửi để xác thực lại. Đặc biệt, bạn nên cẩn trọng với những thư điện tử gửi từ ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán như Paypal.

12. Cắt bớt thông tin cũ khi trả lời email

Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng được gắn kèm phía dưới. Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông tin trước đó. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm trong các email sau đó, nhất là nếu việc trao đổi qua lại cùng chủ đề kéo dài trong nhiều trang. Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm về sau, bạn nên dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới. Nếu cần thiết, chỉ nên copy những phần quan trọng có liên quan.

13. Đừng gửi email khi tức giận

Khi tức giận, bạn không nên uống rượu hay lái xe. Gửi thư điện tử cũng vậy. Nếu gửi email trong lúc giận dữ, bạn rất dễ đưa cảm xúc đó vào trong thư, viết ra những điều dễ khiến bạn hối hận sau này. Nên gửi email sau đó vài giờ hoặc vào ngày hôm sau, khi bạn đã bình tĩnh hơn. Nếu có thời gian, nên gọi điện hoặc đến gặp trực tiếp người đó thay vì gửi email.

14. Thu về email đã gửi

Sẽ có lúc, bạn gửi email và nhận thấy thư vừa gửi có lỗi và bạn không muốn gửi nó nữa. Có một số cách giúp bạn lấy lại thư vừa gửi. Gmail hiện có tính năng thu lại thư vừa gửi gọi là Undo Send. Nếu bạn nhấn chuột vào nút Undo vài giây sau khi gửi, thư đó sẽ không được gửi đi. Nhưng nên biết là bạn chỉ có 10 giây để làm việc này.

Microsoft Outlook cũng có thể thiết lập tính năng này bằng cách thiết lập quy tắc hoãn việc gửi đi khoảng vài chục giây hoặc vài phút. Như vậy, bạn sẽ có thời gian để nhận ra lỗi (nếu có) với thư vừa gửi để kịp thời chỉnh sửa trước khi thư được gửi đi.

Bạn có thể thiết lập quy tắc này bằng cách vào Tools, chọn Rules and Alerts, chọn ‘Check messages after sending’, rồi chọn tiếp Next và làm theo chỉ dẫn đến khi xuất hiện màn hình có lựa chọn ‘Defer delivery by a number of minutes’. Chọn một con số (giây hoặc phút), rồi nhấn OK, nhấn tiếp Next và đặt tên quy tắc, cuối cùng là nhấn chọn Finish.

15. Đừng gửi email những gì có thể chat

Không phải mọi thứ bạn muốn nói cũng đáng phải gửi thư. Hãy tận dụng sức mạnh của các phần mềm trao đổi nhanh như Yahoo!Messenger, Facebook Messenger, Skype hay Twitter.

Top những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất: 

Tìm việc làm | Việc làm Hà Nội | Việc làm tiếng nhật tại Đà Nẵng | Việc làm tại Hải Phòng

Nguồn: saga.vn

Việc Làm VIP ( $1000+)

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ HOÀNG SƠN
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ HOÀNG SƠN

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP GENE - GENE SOLUTIONS
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP GENE - GENE SOLUTIONS

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Wall Street English
Wall Street English

Lương : 10 Tr - 35 Tr VND

Bình Dương

Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Sen Đỏ
Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Sen Đỏ

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh | Bình Dương

CÔNG TY CỔ PHẦN PGT SOLUTIONS
CÔNG TY CỔ PHẦN PGT SOLUTIONS

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CÔNG TY TNHH JOB HOUSE
CÔNG TY TNHH JOB HOUSE

Lương : 15 Tr - 23 Tr VND

Hà Nội | Vĩnh Phúc

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TẦM NHÌN PHƯƠNG NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TẦM NHÌN PHƯƠNG NAM

Lương : 20 Tr - 26 Tr VND

Hồ Chí Minh

LOTTE VIETNAM SHOPPING JOINT STOCK COMPANY
LOTTE VIETNAM SHOPPING JOINT STOCK COMPANY

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TẦM NHÌN PHƯƠNG NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TẦM NHÌN PHƯƠNG NAM

Lương : 1,200 - 1,500 USD

Hồ Chí Minh

EAST SEA ENERGY ENVIRONMENT COMPANY LIMITED
EAST SEA ENERGY ENVIRONMENT COMPANY LIMITED

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 35 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 13 Tr - 25 Tr VND

Hà Nội

ADC PLASTIC,. JSC
ADC PLASTIC,. JSC

Lương : 800 - 2,000 USD

Hồ Chí Minh | Hà Nội | Bình Dương

Công ty Cổ Phần TEECOM
Công ty Cổ Phần TEECOM

Lương : Lên đến 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 18 Tr - 35 Tr VND

Hà Nội

Học viện Công nghệ BKACAD
Học viện Công nghệ BKACAD

Lương : 12 Tr - 25 Tr VND

Hà Nội

Suntory PepsiCo Việt Nam
Suntory PepsiCo Việt Nam

Lương : 28 Tr - 34 Tr VND

Cần Thơ

BIM Group
BIM Group

Lương : Cạnh Tranh

Vĩnh Phúc

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 30 Tr - 45 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 25 Tr - 35 Tr VND

Hà Nội

Bảo mật
Bảo mật

Lương : Cạnh Tranh

Nam Định | Hà Nam | Hòa Bình

Yakiniku Like
Yakiniku Like

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

NHÀ SÁCH TIẾN THỌ
NHÀ SÁCH TIẾN THỌ

Lương : 25 Tr - 35 Tr VND

Hà Nội

EQuest Education Group (EQG)
EQuest Education Group (EQG)

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

AIA Bảo Hiểm Nhân Thọ
AIA Bảo Hiểm Nhân Thọ

Lương : 12 Tr - 29 Tr VND

Hà Nội | Hưng Yên

Bài viết cùng chuyên mục "Bí quyết tìm việc"

Tips nộp giấy khám sức khỏe xin việc tăng cơ hội trúng tuyển!
Khám phá giấy khám sức khỏe xin việc bao nhiêu tiền và những kinh nghiệm nộp giấy khám sức khỏe xin việc giúp ứng viên tự tin và tăng cơ hội trúng tuyển!
Tham gia Minigame Tạo tài khoản mới, cơ hội nhận miễn phí Voucher 100K cùng CareerViet.vn
Bạn đang băn khoăn vì vẫn chưa tìm được một công việc như ý và phù hợp với bản thân nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Đừng bỏ lỡ Minigame “Tạo tài khoản mới - Nhận quà phơi phới” cùng CareerViet.vn ngay hôm nay! Chỉ với 3 bước đơn giản để có cơ hội nhận được Voucher trị giá 100.000 VNĐ.
Tổng hợp 9 câu hỏi phỏng vấn chuyên môn Kiến trúc sư phổ biến nhất
Bạn đang tìm kiếm cơ hội để thăng tiến trong sự nghiệp kiến trúc? Hay bạn đơn giản là muốn chuẩn bị tốt nhất cho cuộc phỏng vấn chuyên môn sắp tới? Trong bài viết này, CareerViet sẽ tổng hợp 9 câu hỏi quan trọng mà bạn nên chuẩn bị kỹ càng để ‘tỏa sáng’ trong buổi phỏng vấn và củng cố vị trí của mình trong lĩnh vực kiến trúc đầy cạnh tranh. Hãy cùng chúng tôi khám phá những câu hỏi quyết định này và tạo nên bước đột phá trong sự nghiệp của bạn nhé!
COCC là gì? Làm thế nào để ứng xử khéo léo nơi công sở với COCC?
COCC là gì? Cách ứng xử khéo léo, tinh tế, lịch sự đối với COCC trong công sở. Tìm hiểu đặc điểm COCC trong môi trường làm việc đơn giản
Forwarder là gì? Công việc, vai trò, tầm quan trọng của Forwarder
Forwarder là gì? Tìm hiểu công việc, vai trò, tầm quan trọng của một forwarder - người đứng đằng sau sự thành công của các doanh nghiệp nổi tiếng
Reference là gì? Cách viết Reference CV chuẩn thu hút nhà tuyển dụng
Reference là gì trong CV? Hướng dẫn cách viết reference trong CV đúng chuẩn giúp thu hút các nhà tuyển dụng. Xem ngay bài viết sau của CareerViet!
Xem thêm

Quan tâm

Thông báo việc làm - Hoàn toàn miễn phí và dễ dàng

TẠO NGAY
Feedback