Thư ký tổng giám đốc và bảng mô tả công việc chi tiết

Thư ký tổng giám đốc luôn là một vị trí hấp dẫn đối với nhiều ứng viên. Không chỉ sở hữu mức lương đáng mơ ước mà công việc này còn có cơ hội phát triển cùng môi trường làm việc tốt. Tuy nhiên, không phải ai cũng phù hợp với vị trí việc làm này. Vậy ứng viên muốn tăng khả năng trúng tuyển vào vị trí thư ký giám đốc phải đáp ứng những gì? Nếu bạn quan tâm thì hãy cùng CareerViet khám phá bảng mô tả công việc chi tiết dưới đây nhé!

1. Vị trí thư ký tổng giám đốc là gì?

Thư ký tổng giám đốc (hay còn gọi là trợ lý tổng giám đốc) là người hỗ trợ công việc của tổng giám đốc. Họ chuyên xử lý các công việc hành chính, gọi điện và một số nhiệm vụ khác được giao bởi cấp trên. 

Trợ lý tổng giám đốc được xem là người đại diện của khối văn phòng. Họ cũng thường điều phối các dự án, công việc giữa các phòng ban, đóng vai trò là đầu mối liên lạc giữa tổng giám đốc với các phòng ban khác trong công ty. Các công ty nhỏ thường tuyển dụng phó giám đốc thay vị trí này nên trợ lý tổng giám đốc thường chỉ có trong các công ty, tập đoàn lớn.

Thư ký tổng giám đốc là ai?

2. Công việc của thư ký tổng giám đốc

Công việc của thư ký sẽ phụ thuộc vào công ty mà họ làm việc. Tuy nhiên về cơ bản họ đều phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Lập kế hoạch, đặt lịch hẹn, tiếp khách hàng, đối tác, đặt vé máy bay, khách sạn cho sếp đi công tác.
- Tư vấn, tham mưu và đề xuất giải pháp, phương hướng để tổng giám đốc xử lý công việc.
- Soạn thảo hợp đồng, văn bản, tài liệu và công văn. Chuẩn bị các tài liệu và thông tin theo yêu cầu của sếp.
- Tham dự các cuộc họp quan trọng và ghi lại biên bản cuộc họp.
- Trả lời các câu hỏi từ giới truyền thông và đối tác.
- Thay mặt sếp quyết định những công việc quan trọng trong trường hợp sếp vắng mặt.
- Ở một số công ty, thư ký tổng giám đốc còn có nhiệm vụ giám sát hoạt động của các bộ phận.

Công việc gắn liền với soạn thảo hợp đồng, văn bản

3. Yêu cầu nghiệp vụ đối với thư ký tổng giám đốc

Thứ nhất, về trình độ chuyên môn hầu hết đều yêu cầu tối thiểu phải có bằng cao đẳng ngoại thương, quản trị kinh doanh chuyên ngành ngoại ngữ và phiên dịch kinh doanh. Bên cạnh đó, trợ lý tổng giám đốc cũng cần phải trang bị kỹ năng ngoại ngữ tốt. Đặc biệt là khả năng dịch thuật tài liệu và phiên dịch phục vụ cho các cuộc họp quan trọng.

Khả năng ngoại ngữ là không thể thiếu

Kinh nghiệm làm việc cũng là một yêu cầu cần thiết đối với công việc này. Nếu chưa có kinh nghiệm ở vị trí tương đương, chắc chắn bạn sẽ khó có thể đảm đương nhiều vai trò cùng lúc.

Đặc biệt, thư ký cho giám đốc cũng phải có kiến ​​thức kinh doanh để thực hiện các công việc tổ chức, điều phối mọi hoạt động trong công ty. Nếu cần thiết, thư ký cũng phải thay mặt tổng giám đốc thực hiện các công việc.

4. Những kỹ năng cần có để làm tốt vị trí thư ký tổng giám đốc

4.1 Kỹ năng hành chính văn phòng

Nhiệm vụ chính của một thư ký là xử lý văn bản, quản lý công văn, soạn thảo và in ấn các văn bản theo yêu cầu của cấp trên. Kỹ năng hành chính văn phòng bao gồm khả năng đánh máy, soạn thảo tài liệu đúng tiêu chuẩn, sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng.

Ngoài ra còn cần kỹ năng giao tiếp và tính linh hoạt để có thể hoàn thành tốt các công việc hỗ trợ khác. Các kỹ năng hành chính văn phòng thường không yêu cầu bất kỳ khóa đào tạo đặc biệt nào nên bạn có thể học hỏi và cải thiện trong quá trình làm việc thực tế. Tuy nhiên, nếu bạn có khả năng thích ứng nhanh, bạn sẽ mau chóng làm quen với công việc này.

Công việc thư ký sẽ cần kỹ năng hành chính văn phòng tốt

4.2 Kỹ năng ngoại ngữ

Như CareerViet vừa đề cập ở trên, đôi khi một thư ký phải làm phiên dịch. Đặc biệt là ở các công ty nước ngoài, trách nhiệm của thư ký sẽ bao gồm việc biên dịch và phiên dịch các tài liệu cho cấp trên. 

Do đó, trình độ ngoại ngữ cũng là điều kiện tiên quyết khi ứng tuyển vị trí này. Đặc biệt là kỹ năng giao tiếp và thông dịch bằng tiếng Anh. Ứng viên có trình độ ngoại ngữ tốt, có chứng chỉ tiếng Anh và biết thêm ngoại ngữ thứ hai là lợi thế khi ứng tuyển.

4.3 Kỹ năng giao tiếp tốt

Tính chất công việc của trợ lý là thường xuyên phải tiếp xúc với tổng giám đốc, một trong những vị trí điều hành của công ty. Vì vậy, bạn phải có phong thái tự tin và khéo léo trong giao tiếp. Một thư ký giỏi là người có cách ứng xử tế nhị, chuyên nghiệp khi tiếp xúc với các phòng ban, bộ phận khác.

Kỹ năng giao tiếp rất cần thiết khi gặp gỡ đối tác 

4.4 Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc

Nhiệm vụ chính của thư ký là sắp xếp lịch trình làm việc cho tổng giám đốc. Hơn nữa, thư ký không chỉ cần phải có kỹ năng quản lý thời gian tốt mà còn phải biết cách sắp xếp lịch trình, ghi nhớ các cuộc hẹn và cuộc họp. 

Do đó một thư ký chuyên nghiệp phải có khả năng tổ chức, khả năng quản lý thời gian và khả năng sắp xếp công việc. Bên cạnh đó, khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên, tuân thủ lịch trình công việc sẽ giúp một người thư ký hoàn thành công việc một cách suôn sẻ.

5. Tác động của trí tuệ nhân tạo đối với ngành thư ký

Tác động của trí tuệ nhân tạo với ngành thư ký

Trong kỷ nguyên cách mạng công nghiệp 4.0, trí tuệ nhân tạo AI đã không còn là điều lạ lẫm đối với chúng ta. Nó đang trở thành một xu thế tất yếu trong nhiều lĩnh vực đời sống và cũng có những ảnh hưởng to lớn đến sự thay đổi xu hướng thị trường lao động. Vậy đối với ngành thư ký thì sao? Chúng ta cùng tìm hiểu một vài tác động của AI đối với ngành thư ký như sau:

• Tự động hóa các tác vụ: AI có thể giúp tự động hóa các tác vụ thường xuyên và lặp lại, chẳng hạn như lên lịch, trả lời email, xử lý tài liệu và quản lý cơ sở dữ liệu.
• Tăng tốc độ xử lý thông tin: Với khả năng xử lý dữ liệu nhanh và chính xác, AI có thể giúp tăng tốc độ xử lý thông tin trong ngành thư ký.
• Cải thiện tính chính xác: AI có thể giúp cải thiện tính chính xác trong các tác vụ thư ký như phân loại tài liệu và lên lịch hẹn.
• Phân tích dữ liệu: AI có thể giúp phân tích dữ liệu để đưa ra các dự đoán về các xu hướng và quản lý thông tin hiệu quả hơn.
• Giảm tải công việc: Nhờ vào các tác vụ được tự động hóa, AI có thể giúp giảm tải công việc cho nhân viên thư ký, cho phép họ tập trung vào các tác vụ khác phức tạp hơn.

Tuy nhiên, AI cũng có thể ảnh hưởng không tốt đến một số khía cạnh của ngành thư ký, chẳng hạn như giảm số lượng nhân viên cần thiết hoặc thay đổi các kỹ năng cần thiết để làm việc trong ngành. Do đó, để tận dụng tối đa ưu điểm của AI và đồng thời giảm thiểu những rủi ro, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng việc triển khai công nghệ này.

Xem thêm: Trí tuệ nhân tạo: Lịch sử phát triển và tiềm năng tương lai

6. Giải pháp cho việc áp dụng AI vào ngành thư ký

Trí tuệ nhân tạo vừa có mặt lợi cũng vừa có mặt hại đối với ngành thư ký. Do đó, nếu như doanh nghiệp không biết cách áp dụng AI hợp lý thì sẽ gây ra những rủi ro không đáng có. Ngược lại, AI sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn nếu chúng ta biết cách áp dụng chúng nó vào công việc. Để ứng dụng AI vào ngành thư ký nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất, cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

Xác định rõ mục tiêu sử dụng AI

Trước khi triển khai AI, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của việc sử dụng công nghệ này. Điều này giúp đảm bảo rằng các ứng dụng AI được tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất trong ngành thư ký và mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

Xác định rõ mục tiêu sử dụng AI

Lựa chọn công nghệ AI phù hợp

Trí tuệ nhân tạo AI là công nghệ phức tạp và vô cùng đa dạng. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ AI phù hợp nhất với mục tiêu sử dụng và các yêu cầu của ngành thư ký.

Lựa chọn công nghệ AI phù hợp với nhu cầu

Xây dựng và huấn luyện mô hình AI

Để ứng dụng AI hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng và huấn luyện mô hình AI phù hợp. Mô hình này phải được đào tạo với dữ liệu đáng tin cậy để đảm bảo tính chính xác cao.

Xây dựng mô hình AI phù hợp với doanh nghiệp

Kết hợp con người và máy móc

AI không thể thay thế hoàn toàn con người trong ngành thư ký. Do đó, doanh nghiệp cần kết hợp con người và máy móc để đạt được hiệu quả cao nhất. Các nhân viên thư ký có thể sử dụng các công nghệ AI để tăng cường năng suất và tính chính xác của mình.

Kết hợp giữa AI và con người

Xem thêm: 4 kỹ năng đảm bảo không bị AI ''cướp'' việc làm

Đảm bảo bảo mật dữ liệu

Vì AI xử lý nhiều dữ liệu quan trọng, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các dữ liệu này được bảo mật và an toàn. Cần có các chính sách bảo mật dữ liệu rõ ràng và các biện pháp an ninh thông tin để đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ tốt nhất có thể.

Bảo đảm các yếu tố bảo mật

7. Thu nhập của thư ký tổng giám đốc

Mức lương của thư ký tổng giám đốc

Dựa trên 71 mẫu việc làm do trang tuyển dụng CareerViet tổng hợp, mức lương thư ký tổng giám đốc được phân chia như sau:

- Mức lương trung bình sẽ là 13.6 triệu đồng/tháng.
- Mức lương của thư ký dưới 1 năm kinh nghiệm trung bình là 10.9 triệu đồng/tháng.
- Mức lương thư ký từ 1 - 4 năm kinh nghiệm trung bình là 13.2 triệu đồng/tháng. 
- Với vị trí thư ký tổng giám đốc yêu cầu từ 5 - 9 năm kinh nghiệm thì mức lương trung bình tương ứng là 17.9 triệu đồng/tháng.

8. Triển vọng nghề nghiệp của thư ký tổng giám đốc

Thư ký là một công việc có nhiều triển vọng để phát triển và thăng tiến. Sau một vài năm làm việc, bạn có thể thăng tiến lên vị trí thư ký trưởng hoặc chuyển sang các vai trò chuyên môn hơn. Ví dụ như bộ phận hành chính nhân sự hay kinh doanh với vị trí trưởng phòng hoặc trưởng nhóm. Cơ hội phát triển là không có giới hạn, miễn là bạn tiếp tục học và cố gắng tích lũy thêm kiến ​​thức.

Xem thêm: Giám đốc điều hành (CEO) làm gì? Vai trò của CEO trong doanh nghiệp

9. Tìm việc làm thư ký tổng giám đốc ở đâu?

Quá trình ứng tuyển việc làm thư ký tổng giám đốc có thể không dễ cho các ứng viên vì vị trí này có vai trò quan trọng trong một công ty nên yêu cầu tuyển dụng tương đối khắt khe. Tuy nhiên, bạn không phải quá lo lắng vì hiện nay các trang tuyển dụng liên tục cập nhật rất nhiều thông tin. 

Trang web CareerViet.vn là trang thông tin tuyển dụng việc làm chuyên nghiệp với hàng nghìn tin tuyển dụng được cập nhật mỗi ngày. Bạn có thể dễ dàng tìm được công việc mơ ước của bản thân ngay khi truy cập vào CareerViet.vn. 

Như vậy, CareerViet đã cung cấp cho bạn mô tả công việc thư ký tổng giám đốc cũng như những kiến thức liên quan đến ngành nghề này. Hy vọng đây sẽ là cẩm nang hữu ích cho những ứng viên đã và đang có mong muốn ứng tuyển vị trí công việc này ở hiện tại và trong tương lai.

Top những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất;

tìm việc làm | Tìm việc làm Hà Nội | Tìm việc làm Bắc Giang | Tìm việc làm Bắc Ninh | Tìm việc làm Đà Nẵng