[HHD] Nhân viên Hành chính

Job Description

1. Công tác Hành chính:

• Quản lý con dấu pháp nhân, thực hiện việc đóng dấu và đảm bảo công tác quản lý con dấu theo đúng quy định của Công ty; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
• Quản lý hồ sơ pháp lý của Công ty, cập nhật, trích lục, cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu và phải thông qua ý kiến của Trưởng Phòng.
• Tiếp nhận và chuyển thông tin (văn bản, fax, mail, …) đến các cá nhân, đơn vị có liên quan trong và ngoài Công Ty.
• Kiểm soát hệ thống tài liệu nội bộ của Công ty và tài liệu bên ngoài các đơn vị đang sử dụng tại Công ty. Sao y, photo các tài liệu cho BTGĐ theo yêu.
• Thực hiện thủ tục và thanh toán các dịch vụ của Công ty như : điện, nước, điện thoại, cước nhắn tin, dịch vụ lưu trú, tàu xe …
• Theo dõi, cập nhật đầy đủ tình hình quản lý, tăng giảm tài sản và thực hiện thủ tục điều chuyển tài sản, kiểm kê và báo cáo theo quy định.
• Định kỳ thực hiện kiểm tra lịch bảo trì, bảo dưỡng các máy móc thiết bị văn phòng, hệ thống điện, nước… để đảm bảo an toàn và duy trì hiệu quả sử dụng lâu dài.

2. Công tác khác:

• Phối hợp và hỗ trợ nhân viên Tạp vụ trong việc theo dõi và đề xuất trang bị dụng cụ vệ sinh/ tạp vụ.
• Phối hợp và hỗ trợ nhân viên Lái xe trong việc theo dõi và đề xuất thay thế/ sửa chữa phụ tùng xe oto.
• Hằng ngày đi kiểm tra và giám sát việc thực hiện nội qui, an toàn vệ sinh tại văn phòng.
• Chuẩn bị và thực hiện về mặt hình thức để phục vụ các cuộc hội thảo, hội nghị của Công ty.
• Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của Trưởng phòng.

Địa điểm & Thời gian làm việc

• Địa điểm làm việc:
• 102, khu phố Mỹ Hào, Phường Tân Phong, Quận 7, TP.HCM - Văn phòng Công ty TNHH Xăng dầu Hùng Hậu
• Thời gian: Thứ 2 - Thứ 6 (8:00 - 17:00), Sáng T7 (8:00 - 12:00)

Job Requirement

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành có liên quan.
• Anh văn giao tiếp cơ bản.
• Thành thạo Word, Excel, Powerpoint, Internet.
• Sử dụng được phần mềm chuyên môn để phục vụ công việc/ trích xuất báo cáo.
• Trên 2 năm ở vị trí tương đương.
• Am hiểu công tác hành chính văn phòng.
• Có khả năng quan sát và hiểu diễn biến của vấn đề, ứng phó khóe léo trong giao tiếp.
• Có tinh thần hợp tác và sẵng sang hỗ trợ đồng đội.
• Siêng năng, cẩn trọng trong công việc.
• Trung thực, bảo mật thông tin.
• Tinh thần gắn kết lâu dài.