Nhân viên Hành chính

Job Description

- Soạn thảo hợp đồng, công văn; tra cứu pháp lý và quản lý văn thư đi/đến, lưu trữ hồ sơ pháp lý của công ty.

- Chuẩn bị tài liệu họp và ghi chép biên bản họp (gồm các cuộc họp Dự án, HĐCĐ, HĐQT).

- Hỗ trợ chuẩn bị và cung cấp các hồ sơ, giấy tờ, thủ tục pháp lý cho những dự án đang triển khai.

- Duy trì và phát triển hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO (9001, 14001, 27001), cũng như các chứng chỉ liên quan và PCCC.

- Quản lý vận hành tòa nhà (mở - khóa cửa chính công ty hằng ngày, bảo trì thang máy, vấn đề vệ sinh, sửa chữa,...)

- Quản lý bảo vệ, lao công: theo dõi hợp đồng, theo dõi thanh toán chi phí hàng tháng, theo dõi hoạt động của bảo vệ, lao công.

- Quản lý xe: lịch book xe, epass, đăng kiểm

- Phục vụ công tác khen thưởng, hỗ trợ event của công ty (trang trí công ty, đặt mua cúp, chuẩn bị phong bì thưởng cho nhân viên thâm niên….)

- Mua sắm các nhu yếu phẩm sinh hoạt cho CBNV (cà phê, sữa đặc, đặt nước uống …)

- Hỗ trợ sắp xếp các cuộc họp, tiếp đón khách hàng (hoa, bánh kẹo phòng họp, quà tặng, book khách sạn, vé máy bay…)

- Hỗ trợ on-board nhân viên mới (phát hành và quản lý thẻ nhân viên, thẻ giữ xe nhân viên, văn phòng phẩm, thiết bị làm việc, đồng phục…)

- Đầu mối thực hiện công tác chuẩn bị cho các đoàn đi công tác trong và ngoài nước: đăng ký visa, (kết hợp với bộ phận thu mua) đặt phòng khách sạn, vé máy bay, thuê xe…

Job Requirement

- Kỹ năng tin học văn phòng

- Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách

- Kỹ năng dự đoán và quản lý rủi ro

- Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống tốt

- Kỹ năng xây dựng kịch bản

- Có khả năng tra cứu pháp lý

- Có khả năng viết lách một cách mạch lạc, chỉnh chu 

- Giao tiếp tiếng anh cơ bản