Trưởng phòng Hành chính

Job Description

1. Xây dựng và tối ưu hoá quy trình hành chính:**

- Xây dựng, cập nhật và cải tiến quy trình, quy định hành chính phù hợp với quy mô và sự phát triển.

2. Quản lý đội ngũ nhân viên hành chính

- Tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên hành chính tại HO

- Phân công công việc, giám sát hiệu suất và đảm bảo đội ngũ hành chính thực hiện đúng vai trò và nhiệm vụ.

3. Quản lý văn thư lưu trữ hệ thống

- Quản lý hình thức văn bản, hoạt động phát hành và lưu trữ tài liệu

- Quản lý con dấu, hoạt động cấp số văn bản, tài liệu

4. Hỗ trợ hoạt động pháp lý và tuân thủ:

- Đảm bảo các chi nhánh có đầy đủ giấy VSATTP và các giấy tờ pháp lý khác

- Phối hợp với bộ phận pháp chế để giải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng, giấy phép kinh doanh và các thủ tục pháp lý khác.

5. Quản lý các hoạt động hậu cần, điều kiện làm việc của HO và chi nhánh

- Phối hợp khối cung cứng để đảm bảo hoạt động mua sắm, chuẩn bị các vật dụng, thực phẩm cho pantry và các hoạt động hậu cần tại HO (hội thảo, họp, happy time, sự kiện…) và tại chi nhánh

- Đảm bảo pantry được vận hành trơn tru, hiệu quả chi phí, CBNV hài lòng khi sử dụng dịch vụ

- Kiểm soát chi phí hành chính và các hoạt động hậu cần khác.

- Đảm bảo hoạt động hành chính, hậu cần tại chi nhánh được triển khai theo đúng quy trình, quy định, hoạt động hiệu quả.

6. Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng, CCDC làm việc

- Phối hợp khối cung ứng để triển khai hoạt động mua sắm tài sản, thiết bị văn phòng đúng quy trình, định mức, tối ưu chi phí

- Quản lý Nhập – xuất – tồn và tình hình sử dụng thiết bị, tài sản văn phòng và Vật tư tiêu hao, VPP HO và các chi nhánh

- Theo dõi cấp phát đồng phục và cải tiến đồng phục, đảm bảo trải nghiệm khách hàng và nhân viên.

7. Các công việc khác được cấp trên phân công

Job Requirement

- Bằng cấp: Tốt nghiệp đại học các ngành liên quan (Quản trị kinh doanh, Hành chính, Luật, Nhân sự, v.v.).

- Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm vị trí tương đương, ưu tiên có kinh nghiệm trong ngành bán lẻ hoặc hệ thống chuỗi cửa hàng quy mô lớn.

- Có thể đi công tác theo yêu cầu công việc

- Kỹ năng:

   + Kỹ năng quản lý và tổ chức công việc tốt.

   + Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt,

   + Kỹ năng quản lý và phát triển đội ngũ.

   + Có khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực công việc.

   + Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint)

- Phẩm chất: Tận tâm, cam kết, làm việc hướng tới kết quả cuối cùng, học hỏi, trung thực, linh hoạt