Trưởng phòng hành chính

Job Description

1.1. Quản lý phòng Hành Chính

- Lập kế hoạch, đề xuất KPI, điều hành, kiểm soát hoạt động phòng ban, nhân viên.

- Thông tin kịp thời trong quá trình hoạt động của phòng ban. Phối hợp các phòng ban khác trong công ty để thực hiện chức trách.

1.2. Quản lý – điều hành công tác hành chính của công ty

- Quản lý tỷ lệ lấp đầy văn phòng. Quản lý tài sản.

- Quản lý cơ sở vật chất và tài sản của công ty: xác định nhu cầu, mua sắm, cấp phát, kiểm tra định kỳ hệ thống cơ sở vật chất, tài sản của công ty.

- Duy trì điều kiện môi trường làm việc tốt cho khối văn phòng.

- Quản lý công tác hành chính văn phòng: quản lý giấy tờ, sổ sách, cấp phát VPP, kiểm soát thanh toán liên quan tới Hành chính.

- Điều phối công tác phục vụ (vệ sinh, lễ tân, phương tiện đi lại, chăm sóc cây, trà nước, tiếp khách, lịch làm việc chung của công ty).

- Điều phối công tác hậu cần phục vụ các hoạt động đào tạo, sự kiện của công ty.

- Quản lý công văn, tài liệu, con dấu và quản lý việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

- Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy và quy chế hoạt động của công ty.

- Giám sát việc đảm bảo vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.

- Đào tạo và hướng dẫn các chính sách, quy định cho toàn thể nhân viên.

- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp cho công ty.

- Thực hiện các công việc đột xuất khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

Job Requirement

-       Trình độ học vấn:Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Hành chính, Quản trị Kinh doanh, Nhân sự, hoặc các ngành liên quan.

-       Kinh nghiệm: Có từ 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, trong đó ít nhất 5 năm ở vị trí quản lý.

-      Kỹ năng chuyên môn:

•  Am hiểu về quy trình hành chính văn phòng, quản lý hồ sơ, tài liệu, và công tác hậu cần.
• Thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
• Có kỹ năng quản lý tài sản, trang thiết bị trong doanh nghiệp.

-     Ưu tiên ứng viên mạnh về mạnh về lĩnh vực Thương mại điện tử, Bán lẻ, Thương mại....

-     Tin học: Thành thạo tin học văn phòng, các phần mềm, ứng dụng liên quan đến chuyên môn;

•   Có khả năng lập kế hoạch, xây dựng chiến lược, triển khai công việc;
•   Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình;
•   Kỹ năng phân tích, tư duy logic;

-      Yêu cầu về phẩm chất cá nhân:

•   Nhiệt tình, chịu khó, tích cực trong các hoạt động gắn kết và có trách nhiệm trong công việc;
•   Có tác phong làm việc năng động, chuyên nghiệp;
•   Quan tâm đến con người và hướng đến kết quả;
•   Có định hướng làm việc lâu dài, gắn bó với công ty.

-      Yêu cầu về thái độ, hành vi, sức khỏe, giới tính:

•  Giới tính: Nam/Nữ;
• Độ tuổi: 30 - 45 tuổi;
• Sức khỏe tốt. Chịu được áp lực cao trong công việc.